La gestion efficace du temps est essentielle au succès des entreprises, en particulier pour les sociétés de services, les cabinets de conseil, les agences et toute organisation facturant à l'heure ou souhaitant surveiller la productivité de ses équipes. Alors que de nombreuses entreprises investissent massivement dans des systèmes de suivi du temps complexes et coûteux, Dolibarr ERP/CRM propose une solution intégrée, accessible et modulaire pour le suivi du temps et la gestion des feuilles de temps.
Dans ce guide complet, nous allons explorer comment suivre le temps et gérer les feuilles de temps avec Dolibarr, en abordant la configuration, les fonctionnalités principales, des exemples de flux de travail, les limites, les intégrations et les meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti de la plateforme.
Pourquoi le Suivi du Temps est Important
Le suivi du temps et la gestion des feuilles de temps apportent des avantages concrets :
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Facturation Précise : S'assurer que les clients sont facturés correctement pour les heures travaillées.
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Rentabilité des Projets : Suivre le temps investi par rapport au temps budgété.
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Productivité des Employés : Surveiller la performance et la charge de travail.
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Besoins Légaux et Conformité : Obligatoire dans certains secteurs.
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Calcul des Coûts Internes : Connaître les coûts réels liés aux projets internes.
Dolibarr répond à ces besoins à travers plusieurs modules et fonctionnalités clés.
Aperçu des Fonctionnalités de Suivi du Temps dans Dolibarr
Dolibarr propose plusieurs modules et outils pour le suivi du temps :
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Module Projets : Gestion des tâches, suivi du temps et progression des projets.
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Module Tâches : Enregistrement du temps passé par tâche.
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Module Feuilles de Temps (via des modules complémentaires) : Saisie dédiée et reporting.
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Agenda et Événements : Journalisation des activités liées au temps.
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Extensions Ressources Humaines : Suivi et analyse avancés pour la planification.
Configuration du Suivi du Temps dans Dolibarr
Étape 1 : Activer les Modules Nécessaires
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Aller dans Accueil > Configuration > Modules.
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Activer au minimum :
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Projets
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Tâches
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Agenda
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Pour des fonctionnalités avancées, installer un module Feuilles de Temps depuis DoliStore.
Étape 2 : Configurer Projets et Tâches
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Aller dans Projets > Nouveau Projet.
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Créer un projet avec :
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Titre
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Description
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Heures budgétées (optionnel)
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Utilisateurs responsables
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Créer ensuite des Tâches :
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Assigner aux utilisateurs.
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Définir la charge de travail prévue.
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Fixer dates de début et de fin.
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Chaque tâche pourra recevoir des enregistrements de temps.
Étape 3 : Configurer l'Agenda
L'Agenda permet de :
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Enregistrer les réunions.
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Suivre les sessions de travail.
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Lier les activités aux projets/tâches.
Étape 4 : Gérer les Permissions Utilisateurs
Attribuer les bons droits :
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Consultation/Saisie de ses propres temps.
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Consultation/Modification des tâches assignées.
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Validation des feuilles de temps par les managers.
Comment Saisir le Temps Quotidiennement dans Dolibarr
Méthodes possibles :
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Directement sur les Tâches : Ajouter "Travail Réalisé".
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Via l'Agenda : Créer des événements temporels.
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Avec une Interface de Feuilles de Temps (module additionnel).
Chaque saisie comprend :
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Date
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Durée
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Description
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Lien projet/tâche
Feuilles de Temps : Vue Hebdomadaire et Mensuelle
Avec un module Feuilles de Temps :
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Feuilles de temps hebdomadaires : Vue grille par jour.
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Rapports mensuels : Résumé des activités.
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Workflows de Validation : Soumission et approbation par les managers.
Avantages :
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Vue d'ensemble améliorée.
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Processus d'approbation optimisés.
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Préparation facilitée de la paie.
Gestion de Projets et Analyse du Temps
Liens entre suivi du temps et gestion de projets :
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Heures Planifiées vs Réalisées.
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Taux d'Avancement des Tâches.
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Analyse des Coûts (tarifs horaires).
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Diagrammes de Gantt pour visualiser le travail.
Reporting et Analyse
Rapports standards :
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Temps passé par projet.
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Temps passé par utilisateur.
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Écart entre prévisionnel et réalisé.
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Tâches en retard.
Modules de reporting avancés :
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Export CSV pour Excel.
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Tableaux de bord visuels.
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Suivi KPI (heures facturables vs non facturables).
Intégrations pour un Suivi du Temps Amélioré
Dolibarr s'intègre à :
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DoliDroid App pour saisie mobile.
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APIs Personnalisées avec outils externes comme Toggl.
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Modules Paie/RH pour lier feuilles de temps et salaires.
Cas Concrets
Agence de Conseil
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Consultants saisissent temps par projet client.
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Managers valident hebdomadairement.
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Facturation basée sur les feuilles de temps.
Société de Développement Logiciel
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Développeurs suivent le temps par fonctionnalité.
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Planification agile intégrée dans Dolibarr.
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Burn-down charts basés sur le temps réel.
Entreprise de Construction
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Ouvriers enregistrent leurs heures de chantier via mobile.
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Feuilles exportées pour facturation et paie.
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Heures indirectes suivies séparément.
Défis Courants et Solutions
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Adoption Utilisateur : Simplifier l'interface et encourager l'utilisation mobile.
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Précision des Données : Valider les feuilles de temps.
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Intégration : Utiliser APIs/middleware.
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Besoins de Personnalisation : Modules spécifiques sur DoliStore.
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Reporting Limité : Outils BI externes.
Bonnes Pratiques pour le Suivi du Temps dans Dolibarr
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Enregistrer quotidiennement.
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Structurer clairement projets et tâches.
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Mettre en place un workflow de validation.
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Utiliser des modèles pour projets récurrents.
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Former les utilisateurs.
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Envoyer des rappels automatiques.
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Analyser et ajuster régulièrement.
Limitations à Connaître
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Support mobile natif limité.
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Pas de chronomètre intégré.
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Interface basique.
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Politiques RH complexes (requièrent développement sur mesure).
Cependant, pour de nombreuses PME, Dolibarr est largement suffisant.
Extensions pour Optimiser le Suivi du Temps
Modules populaires :
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Timesheet Management Pro.
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Project Time Reports.
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Modules de saisie mobile.
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Outils d'intégration à la facturation.
Tendances et Évolutions Futures
Développements en cours dans la communauté Dolibarr :
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Meilleur support mobile.
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Fonctionnalités de chronomètre.
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Attribution automatique de tâches.
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IA pour prévisions de temps.
Conclusion
Le suivi du temps et la gestion des feuilles de temps sont essentiels pour l'efficacité, la rentabilité et la transparence. Dolibarr ERP/CRM propose une solution économique, flexible et hautement personnalisable.
Avec la bonne configuration, des pratiques cohérentes et des modules spécialisés, Dolibarr peut rivaliser avec des outils de suivi du temps beaucoup plus chers, tout en offrant l'avantage d'une plateforme ERP intégrée.
En conclusion, utiliser Dolibarr pour le suivi du temps et les feuilles de temps permet aux entreprises d'optimiser leurs ressources, d'améliorer la précision de la facturation et de renforcer la gestion de projet — le tout au sein d'une seule plateforme unifiée.