Effektives Zeitmanagement ist entscheidend für den Erfolg von Unternehmen, insbesondere für Dienstleistungsunternehmen, Beratungsfirmen, Agenturen und alle Organisationen, die nach Stunden abrechnen oder die Produktivität ihrer Teams überwachen möchten. Während viele Unternehmen stark in komplexe und teure Zeiterfassungssysteme investieren, bietet Dolibarr ERP/CRM eine integrierte, zugängliche und modulare Lösung zur Zeiterfassung und Verwaltung von Stundenzetteln.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie wie Sie die Zeiterfassung und Stundenzettel mit Dolibarr verwalten, inklusive Konfiguration, Hauptfunktionen, Praxisbeispiele, Einschränkungen, Integrationen und bewährte Methoden zur optimalen Nutzung der Plattform.
Warum Zeiterfassung Wichtig ist
Die Zeiterfassung und Stundenzettelverwaltung bietet konkrete Vorteile:
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Genaue Abrechnung: Sicherstellen, dass Kunden korrekt für die geleisteten Stunden abgerechnet werden.
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Projektprofitabilität: Überwachung der investierten Zeit im Vergleich zur geplanten Zeit.
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Mitarbeiterproduktivität: Kontrolle der Leistung und Arbeitsverteilung.
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Gesetzliche Anforderungen und Compliance: In manchen Branchen verpflichtend.
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Interne Kostenkalkulation: Kenntnis der tatsächlichen Projektkosten.
Dolibarr erfüllt diese Anforderungen durch verschiedene Module und Kernfunktionen.
Überblick über die Zeiterfassungsfunktionen in Dolibarr
Dolibarr bietet verschiedene Module und Werkzeuge für die Zeiterfassung:
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Projektmodul: Aufgabenmanagement, Zeiterfassung und Projektfortschritt.
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Aufgabenmodul: Erfassung der auf Aufgaben verbrachten Zeit.
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Stundenzettelmodul (über Zusatzmodule): Spezielle Eingabemöglichkeiten und Berichte.
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Kalender und Ereignisse: Protokollierung zeitbezogener Aktivitäten.
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HR-Erweiterungen: Erweiterte Planung und Analyse.
Einrichtung der Zeiterfassung in Dolibarr
Schritt 1: Aktivieren der benötigten Module
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Gehe zu Home > Konfiguration > Module.
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Aktiviere mindestens:
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Projekte
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Aufgaben
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Kalender
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Für erweiterte Funktionen installieren Sie ein Stundenzettel-Modul aus dem DoliStore.
Schritt 2: Projekte und Aufgaben einrichten
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Gehe zu Projekte > Neues Projekt.
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Erstellen eines Projekts mit:
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Titel
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Beschreibung
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Geplante Stunden (optional)
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Verantwortliche Benutzer
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Erstellen Sie dann Aufgaben:
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Zuweisen an Benutzer.
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Geplanten Arbeitsaufwand definieren.
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Start- und Enddaten festlegen.
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Schritt 3: Kalender konfigurieren
Der Kalender ermöglicht:
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Protokollierung von Meetings.
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Verfolgung von Arbeitssitzungen.
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Verknüpfung von Aktivitäten mit Projekten/Aufgaben.
Schritt 4: Benutzerrechte verwalten
Geeignete Berechtigungen vergeben:
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Ansicht/Eingabe eigener Zeiten.
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Ansicht/Bearbeitung zugewiesener Aufgaben.
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Genehmigung von Stundenzetteln durch Manager.
Wie Sie Täglich Zeit in Dolibarr Erfassen
Mögliche Methoden:
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Direkt auf Aufgaben: "Erledigte Arbeit" hinzufügen.
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Über den Kalender: Erstellung zeitbezogener Ereignisse.
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Mit einer Stundenzettel-Oberfläche (Zusatzmodul).
Jeder Eintrag enthält:
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Datum
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Dauer
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Beschreibung
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Verknüpfung zu Projekt/Aufgabe
Stundenzettel: Wochen- und Monatsansicht
Mit einem Stundenzettelmodul:
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Wöchentliche Stundenzettel: Tagesübersicht in Tabellenform.
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Monatliche Berichte: Zusammenfassungen von Aktivitäten.
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Genehmigungs-Workflows: Einreichen und Genehmigen durch Manager.
Vorteile:
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Bessere Übersicht.
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Optimierte Genehmigungsprozesse.
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Erleichterte Gehaltsabrechnung.
Projektmanagement und Zeitanalyse
Zusammenhang zwischen Zeiterfassung und Projektmanagement:
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Geplante vs. tatsächliche Stunden.
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Fortschrittsraten der Aufgaben.
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Kostenanalyse (Stundensätze).
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Gantt-Diagramme zur Visualisierung der Arbeit.
Berichte und Analysen
Standardberichte:
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Auf Projekte aufgewendete Zeit.
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Zeit pro Benutzer.
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Abweichung zwischen Plan und Realität.
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Überfällige Aufgaben.
Erweiterte Berichtsmodule:
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CSV-Export für Excel.
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Visuelle Dashboards.
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KPI-Überwachung (abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden).
Integrationen für Verbesserte Zeiterfassung
Dolibarr lässt sich integrieren mit:
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DoliDroid App für mobile Zeiterfassung.
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Individuelle APIs mit externen Tools wie Toggl.
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Lohn-/HR-Module zur Verbindung von Stundenzetteln und Gehaltsabrechnungen.
Praxisbeispiele
Beratungsagentur
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Berater erfassen Zeiten pro Kundenprojekt.
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Manager genehmigen wöchentlich.
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Abrechnung basiert auf Stundenzetteln.
Softwareentwicklungsunternehmen
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Entwickler erfassen Zeitaufwand pro Feature.
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Agile Planung integriert.
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Burn-Down-Charts basierend auf Echtzeitdaten.
Bauunternehmen
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Bauarbeiter erfassen Stunden mobil auf der Baustelle.
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Stundenzettel-Export für Rechnungsstellung und Löhne.
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Separate Erfassung von Gemeinkostenstunden.
Häufige Herausforderungen und Lösungen
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Nutzerakzeptanz: Einfache Oberfläche und mobile Nutzung fördern.
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Datenpräzision: Validierungsprozesse für Stundenzettel.
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Integration: Nutzung von APIs/Middleware.
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Anpassungsbedarf: Eigene Module aus DoliStore verwenden.
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Eingeschränktes Reporting: Einsatz externer BI-Tools.
Best Practices für die Zeiterfassung mit Dolibarr
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Tägliches Erfassen.
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Klar strukturierte Projekte und Aufgaben.
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Genehmigungs-Workflows implementieren.
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Vorlagen für wiederkehrende Projekte verwenden.
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Nutzer schulen.
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Automatische Erinnerungen senden.
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Regelmäßige Analyse und Anpassung.
Einschränkungen, die zu beachten sind
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Eingeschränkte native mobile Unterstützung.
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Kein integrierter Timer.
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Einfache Benutzeroberfläche.
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Komplexe HR-Richtlinien erfordern individuelle Entwicklungen.
Für viele KMU ist Dolibarr jedoch vollkommen ausreichend.
Erweiterungen zur Optimierung der Zeiterfassung
Beliebte Module:
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Timesheet Management Pro.
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Project Time Reports.
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Mobile Eingabemodule.
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Rechnungsintegrations-Tools.
Trends und Zukünftige Entwicklungen
In der Dolibarr-Community in Arbeit:
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Verbesserter mobiler Support.
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Integrierte Timer-Funktionen.
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Automatische Aufgabenverteilung.
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KI für Zeitprognosen.
Fazit
Zeiterfassung und Stundenzettelverwaltung sind entscheidend für Effizienz, Rentabilität und Transparenz. Dolibarr ERP/CRM bietet eine kostengünstige, flexible und hochgradig anpassbare Lösung.
Mit richtiger Konfiguration, konsistenten Praktiken und spezialisierten Modulen kann Dolibarr mit teureren spezialisierten Tools konkurrieren und bietet zusätzlich die Vorteile einer integrierten ERP-Plattform.
Zusammengefasst: Die Nutzung von Dolibarr zur Zeiterfassung und Stundenzettelverwaltung ermöglicht Unternehmen die Optimierung von Ressourcen, die Verbesserung der Abrechnungsgenauigkeit und die Stärkung des Projektmanagements — alles in einer einzigen, einheitlichen Plattform.