La gestión eficaz del tiempo es crucial para el éxito de las empresas, especialmente para compañías de servicios, consultoras, agencias y cualquier organización que facture por horas o necesite supervisar la productividad de sus equipos. Mientras muchas empresas invierten en sistemas complejos y costosos de seguimiento del tiempo, Dolibarr ERP/CRM ofrece una solución integrada, accesible y modular para la gestión del tiempo y las hojas de tiempo.
En esta guía completa aprenderá cómo gestionar el seguimiento del tiempo y las hojas de tiempo con Dolibarr, incluyendo configuración, funciones principales, ejemplos prácticos, limitaciones, integraciones y mejores prácticas.
Por Qué el Seguimiento del Tiempo es Importante
El seguimiento del tiempo y la gestión de hojas de tiempo aportan beneficios tangibles:
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Facturación Precisa: Asegurar que los clientes paguen correctamente por las horas trabajadas.
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Rentabilidad de Proyectos: Controlar el tiempo invertido frente al presupuestado.
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Productividad de los Empleados: Supervisar el desempeño y la distribución de tareas.
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Cumplimiento Legal y Normativo: Obligatorio en ciertos sectores.
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Cálculo de Costos Internos: Conocer el coste real de los proyectos.
Dolibarr satisface estas necesidades mediante diversos módulos y funcionalidades.
Resumen de Funciones de Seguimiento del Tiempo en Dolibarr
Dolibarr ofrece varios módulos y herramientas para el seguimiento del tiempo:
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Módulo de Proyectos: Gestión de tareas, seguimiento del tiempo y progreso de proyectos.
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Módulo de Tareas: Registro de tiempo trabajado en tareas.
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Módulo de Hojas de Tiempo (vía módulos adicionales): Entradas específicas y reportes.
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Agenda y Eventos: Registro de actividades relacionadas con el tiempo.
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Extensiones de Recursos Humanos: Planificación y análisis avanzados.
Configuración del Seguimiento del Tiempo en Dolibarr
Paso 1: Activar los Módulos Necesarios
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Ir a Inicio > Configuración > Módulos.
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Activar como mínimo:
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Proyectos
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Tareas
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Agenda
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Para funciones avanzadas, instalar un módulo de Hojas de Tiempo desde DoliStore.
Paso 2: Configurar Proyectos y Tareas
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Ir a Proyectos > Nuevo Proyecto.
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Crear un proyecto con:
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Título
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Descripción
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Horas presupuestadas (opcional)
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Usuarios responsables
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Luego crear Tareas:
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Asignarlas a usuarios.
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Definir el trabajo previsto.
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Establecer fechas de inicio y fin.
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Paso 3: Configurar la Agenda
La Agenda permite:
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Registrar reuniones.
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Controlar sesiones de trabajo.
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Vincular actividades a proyectos/tareas.
Paso 4: Gestionar Permisos de Usuarios
Asignar permisos adecuados:
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Ver/Ingresar sus propios tiempos.
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Ver/Editar tareas asignadas.
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Validar hojas de tiempo por parte de gerentes.
Cómo Registrar el Tiempo Diario en Dolibarr
Métodos posibles:
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Directamente en Tareas: Añadir "Trabajo Realizado".
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A través de la Agenda: Crear eventos de tiempo.
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Con una Interfaz de Hojas de Tiempo (módulo adicional).
Cada entrada incluye:
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Fecha
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Duración
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Descripción
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Enlace a proyecto/tarea
Hojas de Tiempo: Vista Semanal y Mensual
Con un módulo de Hojas de Tiempo:
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Hojas de Tiempo Semanales: Vista diaria tipo cuadrícula.
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Informes Mensuales: Resúmenes de actividades.
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Flujos de Aprobación: Envío y aprobación por parte de gerentes.
Beneficios:
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Mejor visión general.
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Procesos de validación optimizados.
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Preparación de nóminas más sencilla.
Gestión de Proyectos y Análisis del Tiempo
Relación entre seguimiento del tiempo y gestión de proyectos:
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Horas Planificadas vs Reales.
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Tasas de Avance de Tareas.
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Análisis de Costes (tarifas horarias).
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Diagramas de Gantt para visualizar el trabajo.
Informes y Análisis
Informes estándar:
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Tiempo invertido por proyecto.
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Tiempo invertido por usuario.
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Diferencia entre lo planificado y lo real.
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Tareas atrasadas.
Módulos de informes avanzados:
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Exportación CSV para Excel.
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Tableros visuales.
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Seguimiento de KPI (horas facturables vs no facturables).
Integraciones para un Seguimiento Mejorado
Dolibarr se integra con:
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App DoliDroid para registros móviles.
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APIs Personalizadas con herramientas externas como Toggl.
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Módulos de Nómina/RRHH para vincular hojas de tiempo y sueldos.
Casos Prácticos
Agencia de Consultoría
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Los consultores registran tiempos por proyecto de cliente.
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Los gerentes aprueban semanalmente.
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Facturación basada en hojas de tiempo.
Empresa de Desarrollo de Software
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Los desarrolladores registran tiempos por función.
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Planificación ágil integrada.
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Gráficos burndown basados en datos en tiempo real.
Empresa de Construcción
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Trabajadores registran horas en obra mediante dispositivos móviles.
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Exportación de hojas de tiempo para facturación y nómina.
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Seguimiento separado de horas indirectas.
Desafíos Comunes y Soluciones
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Adopción de Usuarios: Promover interfaces simples y uso móvil.
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Precisión de Datos: Validación de hojas de tiempo.
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Integraciones: Uso de APIs o middleware.
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Personalización: Módulos específicos disponibles en DoliStore.
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Limitaciones en Informes: Uso de herramientas BI externas.
Mejores Prácticas para el Seguimiento del Tiempo en Dolibarr
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Registrar diariamente.
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Estructurar proyectos y tareas claramente.
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Implementar flujos de aprobación.
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Utilizar plantillas para proyectos recurrentes.
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Capacitar a los usuarios.
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Enviar recordatorios automáticos.
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Analizar y ajustar periódicamente.
Limitaciones a Tener en Cuenta
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Soporte móvil nativo limitado.
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Sin cronómetro integrado.
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Interfaz básica.
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Políticas RH complejas requieren desarrollo personalizado.
No obstante, para muchas pymes, Dolibarr es más que suficiente.
Extensiones para Optimizar el Seguimiento del Tiempo
Módulos populares:
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Timesheet Management Pro.
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Project Time Reports.
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Módulos de ingreso móvil.
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Herramientas de integración de facturación.
Tendencias y Futuras Evoluciones
En desarrollo en la comunidad Dolibarr:
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Mejor soporte móvil.
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Funcionalidades de cronómetro.
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Asignación automática de tareas.
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IA para previsión de tiempos.
Conclusión
El seguimiento del tiempo y la gestión de hojas de tiempo son elementos clave para la eficiencia, rentabilidad y transparencia. Dolibarr ERP/CRM ofrece una solución económica, flexible y altamente personalizable.
Con una configuración adecuada, prácticas consistentes y módulos especializados, Dolibarr puede competir con herramientas especializadas mucho más costosas, ofreciendo además los beneficios de una plataforma ERP integrada.
En resumen: Utilizar Dolibarr para el seguimiento del tiempo y la gestión de hojas de tiempo permite a las empresas optimizar recursos, mejorar la precisión de la facturación y fortalecer la gestión de proyectos, todo en una única plataforma unificada.