La gestion efficace des fournisseurs est un élément clé de la réussite d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’une PME, d’un commerçant ou d’un industriel, avoir un suivi structuré des fournisseurs permet d’optimiser les achats, de réduire les coûts et d’améliorer la relation commerciale.

Avec Dolibarr ERP & CRM, il est possible de centraliser toutes les informations liées aux fournisseurs, d’automatiser certaines tâches et d’améliorer la gestion des commandes et paiements.

Dans cet article, nous allons voir comment Dolibarr permet d’optimiser la gestion des fournisseurs, depuis l’enregistrement des contacts jusqu’à la gestion des factures et paiements, en passant par les commandes et la gestion des stocks.

1. Pourquoi optimiser la gestion des fournisseurs ?

Une gestion efficace des fournisseurs offre plusieurs avantages :

✔ Amélioration du suivi des achats : accès rapide aux devis, commandes et factures.
✔ Réduction des coûts : en optimisant les négociations et en comparant les offres.
✔ Fiabilité des approvisionnements : meilleure anticipation des ruptures de stock.
✔ Gestion optimisée des délais de paiement : pour éviter les pénalités et améliorer la trésorerie.
✔ Centralisation des données : éviter la perte d’informations et structurer les processus d’achat.

Dolibarr permet d’automatiser et de simplifier ces tâches grâce à ses fonctionnalités de gestion des tiers, des achats et des stocks.

2. Enregistrer et organiser les fournisseurs dans Dolibarr

Le premier pas vers une bonne gestion des fournisseurs est l’enregistrement structuré des informations.

2.1 Création des fiches fournisseurs

Dans Dolibarr, chaque fournisseur dispose d’une fiche détaillée accessible via Tiers > Fournisseurs.

???? Informations enregistrées :

• Nom, adresse, téléphone, email
• Informations fiscales et légales (TVA, SIRET…)
• Modes de paiement et conditions de règlement
• Liste des produits/services fournis
• Historique des commandes et paiements

Avantage : Toutes les informations sont centralisées et accessibles en un clic, évitant ainsi les recherches chronophages dans des fichiers ou emails.

2.2 Classification et segmentation des fournisseurs

Dolibarr permet de classer les fournisseurs selon plusieurs critères :

• Catégories spécifiques (exemple : fournisseurs de matières premières, services, logistique).
• Notation en fonction de la qualité des services fournis (délais de livraison, conformité des produits).
• Étiquettes personnalisées pour regrouper des fournisseurs selon des critères internes (exemple : fournisseurs locaux, internationaux).

Cette segmentation facilite l’analyse et le choix des fournisseurs lors des négociations.

3. Gestion des devis et négociation des offres

Avant de valider un achat, il est souvent nécessaire de comparer plusieurs devis. Dolibarr permet :

• D’enregistrer les devis fournisseurs directement dans le système.
• D’effectuer des comparaisons entre différentes offres pour choisir la meilleure option.
• D’historiser les négociations en conservant les échanges et les conditions obtenues.

Exemple d’utilisation : Lorsqu’un fournisseur propose une réduction pour une commande en grande quantité, cette information peut être enregistrée pour référence future.

4. Passer des commandes fournisseurs dans Dolibarr

Une fois le fournisseur choisi et le devis validé, il est possible de générer une commande fournisseur directement dans Dolibarr.

4.1 Création et suivi des commandes

Depuis Achats > Commandes fournisseurs, Dolibarr permet de :

✔ Créer une commande en quelques clics en sélectionnant un fournisseur et les produits/services concernés.
✔ Suivre l’état des commandes (en attente, validée, en cours de livraison, clôturée).
✔ Gérer les quantités commandées et les délais de livraison.
✔ Générer un bon de commande PDF et l’envoyer directement au fournisseur.

4.2 Automatisation et notifications

• Rappel automatique des commandes non livrées après un certain délai.
• Alerte en cas de rupture de stock pour recommander automatiquement un produit.
• Validation automatique des commandes récurrentes.

Cela permet d’éviter les oublis et les retards de livraison, améliorant ainsi la gestion des achats.

5. Réception des marchandises et mise à jour des stocks

Lorsqu’un fournisseur livre une commande, Dolibarr permet de gérer la réception et de mettre à jour les stocks automatiquement.

???? Processus :
1️⃣ Vérification des produits livrés (quantité et qualité).
2️⃣ Validation de la réception dans Dolibarr.
3️⃣ Mise à jour automatique des stocks dans le module de gestion des stocks.
4️⃣ Lien direct avec la facture fournisseur.

???? Avantage : Si un produit est livré en retard ou en quantité incomplète, Dolibarr permet de signaler l’anomalie et d’effectuer un suivi des relances fournisseurs.

6. Gestion des factures fournisseurs et paiements

Dolibarr facilite la gestion des factures fournisseurs et le suivi des paiements pour assurer une trésorerie équilibrée.

6.1 Enregistrement et validation des factures

Les factures fournisseurs peuvent être :
✔ Générées automatiquement à partir des commandes validées.
✔ Saisies manuellement si elles sont reçues par email ou courrier.
✔ Associer aux commandes fournisseurs et aux paiements.

6.2 Suivi des paiements et échéances

???? Dolibarr permet de :

• Planifier les paiements selon les délais négociés.
• Éviter les retards en recevant des alertes sur les échéances à venir.
• Générer un état des paiements en cours et effectués.
• Exporter les données comptables pour une intégration avec les outils financiers.

???? Astuce : Un tableau de bord dédié permet d’avoir une vision en temps réel des paiements fournisseurs.

7. Analyse et reporting des achats fournisseurs

L’analyse des achats permet d’améliorer la rentabilité et d’optimiser les négociations avec les fournisseurs.

7.1 Indicateurs de performance

Dolibarr offre des rapports détaillés sur :
✔ Le montant total des achats par fournisseur sur une période donnée.
✔ Les délais de livraison moyens.
✔ Les écarts entre commandes et livraisons.
✔ Les fournisseurs les plus sollicités.

7.2 Optimisation des coûts d’achat

• Détection des fournisseurs les plus avantageux en fonction des prix et de la qualité.
• Analyse des habitudes d’achat pour rationaliser les commandes et éviter les surstocks.
• Mise en place d’accords-cadres pour bénéficier de tarifs préférentiels.

Conclusion

La gestion des fournisseurs est un levier stratégique pour améliorer la rentabilité et la fiabilité des approvisionnements. Avec Dolibarr, vous pouvez centraliser les informations, automatiser les commandes, optimiser les paiements et analyser les performances des fournisseurs.