Eine effiziente Verwaltung der Lieferanten ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Ob KMU, Einzelhändler oder Hersteller – eine strukturierte Lieferantenverwaltung ermöglicht es, Einkäufe zu optimieren, Kosten zu senken und Geschäftsbeziehungen zu verbessern.

Mit Dolibarr ERP & CRM können Unternehmen alle lieferantenbezogenen Informationen zentralisieren, Aufgaben automatisieren und die Verwaltung von Bestellungen und Zahlungen verbessern.

In diesem Artikel erklären wir, wie Dolibarr das Lieferantenmanagement optimiert, von der Registrierung der Kontakte bis zur Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen, Bestellungen und Lagerbeständen.

1. Warum das Lieferantenmanagement optimieren?

Eine effiziente Lieferantenverwaltung bietet zahlreiche Vorteile:

✔ Bessere Nachverfolgung von Einkäufen: Schnellzugriff auf Angebote, Bestellungen und Rechnungen.
✔ Kostensenkung: Bessere Verhandlungen und Vergleich von Lieferanten.
✔ Zuverlässige Lieferkette: Bessere Planung von Beständen, um Engpässe zu vermeiden.
✔ Optimierte Zahlungsfristen: Vermeidung von Mahngebühren und Verbesserung des Cashflows.
✔ Zentralisierte Datenverwaltung: Vermeidung von Informationsverlusten und strukturierte Einkaufsprozesse.

Dolibarr automatisiert und vereinfacht diese Aufgaben mit seinen Modulen für Lieferantenmanagement, Einkauf und Lagerverwaltung.

2. Lieferanten in Dolibarr registrieren und organisieren

Der erste Schritt zu einer effizienten Lieferantenverwaltung besteht darin, Lieferanteninformationen korrekt zu erfassen und zu strukturieren.

2.1 Erstellung von Lieferantenprofilen

In Dolibarr hat jeder Lieferant eine detaillierte Karte, die über Drittparteien > Lieferanten zugänglich ist.

???? Erfasste Informationen:

• Name, Adresse, Telefon, E-Mail
• Steuerliche und rechtliche Informationen (USt-IdNr., Handelsregister-Nr. usw.)
• Zahlungsbedingungen und bevorzugte Zahlungsmethoden
• Liste der gelieferten Produkte/Dienstleistungen
• Bestell- und Zahlungshistorie

Vorteil: Alle Informationen sind zentral gespeichert und leicht abrufbar, wodurch aufwendige Suchen in E-Mails oder Dokumenten entfallen.

2.2 Kategorisierung und Segmentierung von Lieferanten

Dolibarr ermöglicht es, Lieferanten nach verschiedenen Kriterien zu klassifizieren:

• Spezifische Kategorien (z. B. Rohstofflieferanten, Dienstleister, Logistik).
• Bewertungssystem basierend auf Zuverlässigkeit (Lieferzeiten, Produktqualität).
• Individuelle Tags, um Lieferanten nach internen Kriterien zu gruppieren (z. B. lokale vs. internationale Lieferanten).

Diese Segmentierung erleichtert die Auswahl von Lieferanten während der Verhandlungen.

3. Angebotsverwaltung und Verhandlungsführung

Vor der Auftragsvergabe vergleichen Unternehmen oft mehrere Lieferantenangebote. Dolibarr ermöglicht:

• Direkte Speicherung von Lieferantenangeboten im System.
• Vergleich verschiedener Angebote, um die beste Option auszuwählen.
• Dokumentation von Verhandlungen, um Preisvereinbarungen und Konditionen festzuhalten.

Beispiel: Wenn ein Lieferant einen Rabatt für Großbestellungen gewährt, kann diese Information im System gespeichert werden, um zukünftige Bestellungen zu optimieren.

4. Bestellungen an Lieferanten mit Dolibarr aufgeben

Sobald ein Lieferant ausgewählt und das Angebot genehmigt wurde, ermöglicht Dolibarr die automatische Erstellung von Lieferantenbestellungen.

4.1 Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen

Über Einkauf > Lieferantenbestellungen ermöglicht Dolibarr:

✔ Einfache Erstellung von Bestellungen, indem ein Lieferant und die gewünschten Produkte/Dienstleistungen ausgewählt werden.
✔ Verfolgung des Bestellstatus (ausstehend, bestätigt, in Lieferung, abgeschlossen).
✔ Verwaltung bestellter Mengen und Lieferzeiten.
✔ Generierung eines PDF-Bestellformulars, das direkt an den Lieferanten gesendet werden kann.

4.2 Automatisierungen und Benachrichtigungen

• Automatische Erinnerungen für ausstehende Bestellungen nach einer bestimmten Zeit.
• Lagerbestandswarnungen, um automatische Nachbestellungen auszulösen.
• Automatische Validierung wiederkehrender Bestellungen.

Dies verhindert Versäumnisse und Lieferverzögerungen und verbessert das Beschaffungsmanagement.

5. Wareneingang und Bestandsaktualisierung

Sobald ein Lieferant eine Bestellung liefert, ermöglicht Dolibarr die Verwaltung des Wareneingangs und die automatische Bestandsaktualisierung.

???? Prozess:
1️⃣ Überprüfung der gelieferten Ware (Menge und Qualität).
2️⃣ Bestätigung des Wareneingangs in Dolibarr.
3️⃣ Automatische Lagerbestandsaktualisierung im Bestandsmodul.
4️⃣ Direkte Verknüpfung mit der Lieferantenrechnung.

???? Vorteil: Falls eine Lieferung unvollständig oder verspätet ist, ermöglicht Dolibarr die Erfassung von Abweichungen und die Nachverfolgung von Lieferanten.

6. Verwaltung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen

Dolibarr erleichtert die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und die Überwachung von Zahlungen, um die Liquidität sicherzustellen.

6.1 Erfassung und Validierung von Rechnungen

Lieferantenrechnungen können:
✔ Automatisch aus bestätigten Bestellungen generiert werden.
✔ Manuell erfasst werden, falls sie per E-Mail oder auf Papier eingehen.
✔ Mit Lieferantenbestellungen und Zahlungen verknüpft werden, um eine präzise Nachverfolgung zu gewährleisten.

6.2 Überwachung von Zahlungen und Fälligkeiten

???? Dolibarr ermöglicht:

• Planung von Zahlungen gemäß den vereinbarten Konditionen.
• Erinnerungen für bevorstehende Fälligkeiten, um Verzugszinsen zu vermeiden.
• Überwachung ausstehender und abgeschlossener Zahlungen.
• Export von Finanzdaten zur Integration in Buchhaltungssysteme.

???? Tipp: Ein spezielles Dashboard bietet eine Echtzeit-Übersicht über Lieferantenzahlungen.

7. Analyse und Berichterstattung zu Lieferantenkäufen

Die Analyse von Einkaufsdaten hilft Unternehmen, die Effizienz zu steigern und Lieferantenverhandlungen zu optimieren.

7.1 Wichtige Leistungsindikatoren

Dolibarr bietet detaillierte Berichte zu:
✔ Gesamtausgaben pro Lieferant über einen bestimmten Zeitraum.
✔ Durchschnittlichen Lieferzeiten.
✔ Abweichungen zwischen Bestellungen und Lieferungen.
✔ Den meistgenutzten Lieferanten.

7.2 Optimierung der Beschaffungskosten

• Ermittlung der kosteneffizientesten Lieferanten basierend auf Preis und Qualität.
• Analyse von Kaufmustern, um Bestellungen zu optimieren und Überbestände zu vermeiden.
• Verhandlung von langfristigen Verträgen, um bessere Konditionen zu sichern.

Fazit

Die Lieferantenverwaltung ist ein strategischer Faktor zur Verbesserung der Rentabilität und zur Sicherstellung einer zuverlässigen Lieferkette. Mit Dolibarr können Unternehmen Lieferantendaten zentralisieren, Bestellungen automatisieren, Zahlungen optimieren und die Lieferantenleistung analysieren.