La guía completa de 2026 para optimizar la gestión de inventario y mejorar la rentabilidad.
La gestión de inventario es uno de los mayores desafíos para cualquier empresa que maneje productos físicos: minoristas, comercio electrónico, distribuidores, comerciantes, restauradores y fabricantes. Una mala gestión del inventario puede convertirse rápidamente en una pesadilla: falta de existencias que conlleva pérdidas de ventas, exceso de existencias que inmoviliza el flujo de caja, recuentos de inventario inexactos que distorsionan la contabilidad, productos caducados que terminan en la basura y robos indetectables. Según varios estudios del sector, una mala gestión del inventario puede representar hasta un 30 % de las pérdidas financieras para algunas empresas, un gasto considerable.
Afortunadamente, Dolibarr ERP & CRM incluye un módulo de gestión de inventario completo y potente que permite a cualquier empresa, independientemente de su tamaño, controlar su inventario de entrada y salida. Tanto si gestiona unas pocas docenas de productos como miles de SKU, tanto si tiene un único almacén como varias ubicaciones, y tanto si utiliza códigos de barras como entrada manual, Dolibarr se adapta a sus necesidades. Y lo mejor de todo es que esta función es totalmente gratuita, integrada de forma nativa en el software, sin cargos mensuales adicionales como ocurre con las soluciones propietarias.
En esta guía completa, exploraremos en profundidad cómo sacar el máximo provecho de la gestión de inventario en Dolibarr. Descubrirá los conceptos fundamentales que debe dominar, cómo activar y configurar el módulo de Inventario, cómo crear y organizar sus productos, cómo gestionar múltiples almacenes, cómo procesar el stock entrante y saliente, cómo realizar un recuento físico de inventario, cómo gestionar las valoraciones contables (Costo Promedio Ponderado, FIFO, LIFO), cómo usar códigos de barras, cómo automatizar el reabastecimiento y mucho más. Tanto si es nuevo en la gestión de inventario como si es un usuario experimentado que busca optimizar sus procesos, esta guía le proporcionará todas las claves para transformar su gestión de inventario en una verdadera ventaja competitiva.
Resumen del artículo
• ¿Por qué es esencial una gestión de inventario adecuada?
• Los conceptos fundamentales de la gestión de inventarios
• Activar y configurar el módulo de Acciones en Dolibarr.
• Crea y estructura tu catálogo de productos
• Gestión de múltiples almacenes y ubicaciones
• Registrar las entradas de inventario
• Gestión de salidas y ventas
• Realizar un inventario físico
• Métodos de valoración contable
• Utilice códigos de barras y trazabilidad.
• Automatizar el reabastecimiento
• Gestión de variantes y nomenclaturas
• Analice su inventario mediante informes.
• Complementos útiles
• Buenas prácticas y errores que se deben evitar
• Conclusión
1. ¿Por qué es esencial una buena gestión de inventario?
Antes de adentrarnos en los aspectos técnicos, dediquemos un momento a comprender la importancia de una buena gestión de inventario. Esta importancia va mucho más allá del simple recuento de mercancías.
El impacto directo en el flujo de caja
El inventario inmoviliza capital. Cada producto en el estante o en el almacén representa capital que no genera ingresos hasta que se vende. El exceso crónico de existencias puede afectar gravemente el flujo de caja de una empresa: capital inmovilizado, costos de almacenamiento y riesgos de obsolescencia o caducidad. Por el contrario, la falta de inventario provoca desabastecimiento, lo que resulta en pérdidas de ventas y frustración del cliente. Lograr el equilibrio óptimo requiere un seguimiento riguroso.
Experiencia del cliente
Tanto para el comercio electrónico como para las tiendas físicas, el inventario influye directamente en la satisfacción del cliente. Si un pedido ya se ha interrumpido, el cliente queda insatisfecho, tendrá que devolver el producto, recibirá una mala reseña y, probablemente, se perderá para siempre. Según varios estudios, el 65 % de los clientes que se encuentran con un pedido interrumpido recurren a la competencia, y el 70 % de ellos no volverá. Por lo tanto, disponer de stock es una ventaja competitiva crucial.
Fiabilidad contable
El valor del inventario se incluye en el balance anual de la empresa y repercute directamente en la renta imponible. Un inventario mal valorado distorsiona las cuentas, puede generar discrepancias significativas en el balance y expone a la empresa a riesgos en caso de auditoría fiscal. El método de valoración elegido (Costo Promedio Ponderado, FIFO, LIFO) debe aplicarse de forma rigurosa y consistente de un ejercicio fiscal a otro.
Detección de anomalías
Un buen sistema de gestión de inventario permite detectar rápidamente anomalías: robos, roturas no reportadas, errores de recepción, errores de entrada de datos y fechas de caducidad olvidadas. Sin un sistema de este tipo, estas pérdidas se acumulan silenciosamente y pueden representar varios porcentajes de los ingresos anuales. Reducir las pérdidas del 2 % al 0,5 % mediante un mejor seguimiento puede transformar por completo la rentabilidad de una empresa.
Optimización de procesos
Más allá del aspecto contable, una gestión de inventario meticulosa impulsa toda la cadena de suministro: compras, organización del almacén, preparación de pedidos y entregas. Cuanto más precisa y actualizada sea la información, más fluidos y eficientes serán los procesos operativos. Para las empresas de comercio electrónico exitosas, la gestión de inventario es fundamental para su rendimiento general.
???? DATO CLAVE: Para una empresa comercial, el inventario representa en promedio entre el 15 y el 25 % de los activos. Por lo tanto, una optimización del 10 % en la rotación de inventario libera entre un 1,5 y un 2,5 % de flujo de caja adicional, lo que puede ser considerable.
2. Los conceptos fundamentales de la gestión de inventarios
Para usar Dolibarr de forma eficaz, primero debes dominar algunos conceptos esenciales de gestión de inventario. Estos conceptos estructurarán todo tu enfoque.
existencias físicas y existencias teóricas
El inventario físico es lo que realmente hay en su almacén. El inventario teórico es lo que indica su software. Idealmente, ambos deberían coincidir exactamente. En la práctica, las discrepancias se producen debido a errores de introducción de datos, robos, roturas, etc. El objetivo de una buena gestión es minimizar esta discrepancia y medirla periódicamente mediante inventarios físicos.
existencias mínimas y existencias de seguridad
El nivel mínimo de existencias (o punto de reorden) es el umbral por debajo del cual se debe activar un pedido de reposición. El stock de seguridad es una reserva adicional para hacer frente a imprevistos (retrasos de los proveedores, aumentos inesperados de la demanda). Es fundamental definir claramente estos umbrales: si son demasiado bajos, se corre el riesgo de quedarse sin existencias; si son demasiado altos, se inmoviliza capital innecesariamente. Dolibarr permite configurar estos umbrales para cada producto.
Reposición de existencias
La reposición de existencias implica realizar un pedido al proveedor para reabastecer el inventario. La cantidad a pedir y el momento óptimo dependen de varios factores: los niveles de existencias actuales, los plazos de entrega del proveedor, la velocidad de venta del producto y las condiciones de precios (descuentos por volumen). Una planificación eficaz de la reposición previene tanto la falta de existencias como el exceso de inventario.
Rotación de existencias
La rotación de inventario mide la cantidad de veces que se repone completamente el inventario en un período determinado. Una rotación rápida (por ejemplo, 12 veces al año para productos alimenticios) es beneficiosa, ya que minimiza el capital inmovilizado. Una rotación lenta (por ejemplo, dos veces al año para productos de temporada) puede justificarse, pero requiere seguimiento. La tasa de rotación se calcula mediante la relación promedio entre ventas e inventario.
El inventario
El inventario es el recuento físico de todos los productos en existencias, que generalmente se realiza al menos una vez al año. Permite verificar la coherencia entre los niveles de existencias teóricos y físicos, identificar discrepancias y actualizar las cifras en el software. Además, el inventario anual es un requisito legal para el cierre de cuentas.
Métodos de valoración
La valoración de inventarios es necesaria para fines contables. Existen tres métodos principales: Coste Medio Ponderado (CMP), Primero en Entrar, Primero en Salir (FIFO) y Último en Entrar, Primero en Salir (LIFO, prohibido en Francia para fines contables pero utilizable en la gestión). Cada método tiene sus ventajas y desventajas, que detallaremos más adelante.
3. Activar y configurar el módulo de Acciones en Dolibarr.
Antes de utilizar la gestión de inventario, debe activar y configurar el módulo correspondiente en Dolibarr. Veamos los pasos esenciales.
Activar el módulo de Acciones
Inicie sesión con una cuenta de administrador. Vaya a Configuración > Módulos/Aplicaciones. Busque el módulo "Inventario" en la categoría Gestión de ventas y actívelo. Una vez activado, aparecerá un nuevo menú en la interfaz principal que le dará acceso a todas las funciones de gestión de inventario: almacenes, movimientos, inventarios y transferencias.
Activar módulos relacionados
Para aprovechar al máximo la gestión de inventario, varios módulos adicionales resultan útiles: Productos/Servicios (para el catálogo), Facturas de proveedores (para registrar la entrada de mercancías), Pedidos de clientes (para gestionar la salida de mercancías), Envíos (para realizar el seguimiento de las entregas) y Recepción (para realizar el seguimiento de la entrada de mercancías). Active estos módulos según las necesidades de su negocio.
Configurar los ajustes principales
Haz clic en el icono de engranaje a la derecha del módulo de Inventario para acceder a su configuración. Aquí puedes configurar: la depreciación automática del inventario al facturar (recomendado), el método de valoración (coste medio ponderado, FIFO), la gestión de ubicaciones (si tienes varias zonas en un almacén), el seguimiento de lotes y números de serie (para la trazabilidad) y las alertas de bajo stock.
Defina las unidades de medida
Ve a Configuración > Diccionarios > Unidades. Verifica que estén disponibles todas las unidades que usas en tu negocio: pieza, kg, litro, metro, m², m³, etc. Una configuración correcta de las unidades evita confusiones y facilita las conversiones. Para productos que se venden en varias unidades (por ejemplo, piezas y kg), puedes crear productos separados o configurar las conversiones.
Configurar cuentas contables
Para garantizar que la gestión de inventario se integre correctamente en el sistema contable, configure las cuentas asociadas. Las cuentas típicas son: 31 (materias primas), 32 (otros suministros), 35 (inventario de productos) y 37 (inventario de mercancías). Vaya a Configuración > Contabilidad > Cuentas predeterminadas para vincular estas cuentas a las transacciones de inventario.
Configurar los derechos de usuario
La gestión de inventario implica operaciones delicadas. Defina claramente quién puede hacer qué: quién puede ver los niveles de existencias, quién puede registrar las entradas de stock, quién puede procesar las salidas de stock y quién puede aprobar los recuentos de inventario. Vaya a Usuarios y grupos para configurar los permisos según las necesidades de su organización.
4. Crea y estructura tu catálogo de productos.
Una gestión eficaz del inventario depende de un catálogo de productos bien organizado. Este paso de estructuración es fundamental y determina todo lo que viene después.
Distinguir entre productos y servicios
En Dolibarr, se distingue entre productos (bienes físicos con inventario) y servicios (servicios sin inventario). Solo los productos están sujetos a gestión de inventario. Esta distinción es importante durante la configuración: asegúrese de seleccionar "Producto" y activar la gestión de inventario para los artículos que desea controlar. Los servicios no aparecerán en los informes de inventario.
Defina una codificación lógica
Adopte un sistema de codificación de productos coherente y bien diseñado. Existen varios enfoques: codificación numérica simple (00001, 00002, etc.), codificación estructurada por familia de productos (T-001 para camisetas, P-001 para pantalones), codificación basada en referencias de proveedores y codificación híbrida que combina varias piezas de información. Una buena codificación facilita la búsqueda, la clasificación y el análisis.
Proporcione toda la información pertinente.
Para cada producto, dedique tiempo a introducir toda la información: código y referencia, etiqueta clara y descriptiva, descripción detallada (útil para las páginas de productos en línea), unidad de medida, precio de compra (con y sin IVA), precio de venta, tipo de IVA, código de barras EAN/UPC, dimensiones y peso (para logística), imagen del producto y especificaciones técnicas. Cuanto más completa sea la información del producto, más eficiente será su uso diario.
Organizar en categorías
Crea una estructura de categorías para organizar tus productos: categorías principales (ropa, accesorios, electrónica, etc.), subcategorías (ropa > suéteres, camisetas, pantalones, etc.) y sub-subcategorías si es necesario. Para crear esta estructura, ve a Productos > Categorías. Un producto puede pertenecer a varias categorías simultáneamente. Esta organización facilita la búsqueda y permite un análisis más específico.
Vinculación de productos con proveedores
Cada producto puede asociarse a uno o más proveedores, cada uno con sus propios términos y condiciones específicos: referencia del proveedor (a veces diferente de la referencia interna), precio de compra sin IVA, condiciones de pago, plazo de entrega, cantidad mínima de pedido y descuentos aplicables. Esta información es fundamental para la reposición automática.
Importación masiva desde Excel
Si comienzas con un catálogo extenso, importarlo mediante un archivo Excel o CSV es mucho más rápido que introducirlo manualmente. Ve a Configuración > Herramientas > Importar. Prepara tu archivo con todas las columnas relevantes, asígnalas a los campos de Dolibarr e inicia la importación. En tan solo unos minutos, se crearán cientos o incluso miles de productos.
???? CONSEJO: Antes de importar varios productos a la vez, prueba primero con entre 5 y 10. Verifica que todo se haya importado correctamente antes de iniciar el proceso completo. Corregir una importación fallida con datos mal formateados puede llevar mucho tiempo.
5. Gestionar múltiples almacenes y ubicaciones.
Si su negocio abarca varias ubicaciones o si desea organizar minuciosamente su almacén, Dolibarr permite la gestión de múltiples sitios y ubicaciones.
Crear múltiples almacenes
Ve a Inventario > Almacenes > Nuevo almacén. Puedes crear tantos almacenes como necesites: un almacén principal, un almacén secundario, una tienda física, un remolque móvil, un punto de entrega para clientes, etc. Para cada almacén, introduce: nombre, dirección completa, responsable y descripción. Cada almacén tendrá su propio nivel de existencias por producto.
Establecer el almacén predeterminado
Para simplificar las operaciones rutinarias, defina un almacén predeterminado que se sugerirá automáticamente al ingresar datos. Vaya a Configuración > Inventario > Ajustes. El almacén predeterminado suele ser aquel donde se recibe la mayoría de sus productos y desde donde se envían la mayoría de sus pedidos. Siempre puede elegir uno diferente según sus necesidades.
Realizar transferencias entre almacenes
Para trasladar productos de un almacén a otro, utilice la función de Transferencia. Vaya a Inventario > Transferencias > Nueva Transferencia. Seleccione el almacén de origen, el de destino, los productos y las cantidades que se transferirán. La transferencia puede estar en curso (la mercancía está en tránsito) o confirmada (recepción confirmada). Esta trazabilidad es fundamental para garantizar que no se pierda nada.
Gestionar ubicaciones internas
Dentro de un almacén, puede optimizar aún más la gestión de ubicaciones: pasillo A, estante 3, estante 2, etc. Este control preciso resulta fundamental para grandes almacenes, donde la ubicación exacta de los productos ahorra mucho tiempo durante la preparación de pedidos. La gestión de ubicaciones puede requerir un módulo adicional, según su versión de Dolibarr.
Restringir el acceso por almacén
Si distintos equipos gestionan distintos almacenes, puede restringir los derechos de acceso. Un vendedor en París podría no necesitar acceso al inventario del almacén de Marsella. Configure estas restricciones en los perfiles de usuario para evitar confusiones y cambios accidentales.
Casos especiales: ventas en consignación, existencias de clientes
Algunos modelos de negocio requieren configuraciones específicas. Para las ventas en consignación (donde dejas tu mercancía con un cliente que la vende en tu nombre), crea un almacén llamado "Cliente X de Ventas en Consignación" para cada cliente relevante. Para las piezas de repuesto que dejas con un cliente (en consignación o préstamo), crea un almacén dedicado. Este sistema de almacén virtual te permite rastrear con precisión la ubicación de tu mercancía.
6. Registrar las entradas de inventario.
Los recibos de existencias corresponden a la llegada de mercancías a sus instalaciones: compras a proveedores, devoluciones de clientes, producción, traspasos. Veamos cómo registrarlos correctamente.
Entrada mediante recibo
El método más riguroso consiste en utilizar el módulo de Recepción. Al recibir un pedido, se crea un albarán vinculado al pedido, se verifica físicamente la mercancía recibida (cantidades, estado), se registran las cantidades recibidas (que pueden diferir de las del pedido) y se confirma la recepción. El inventario se actualiza automáticamente. Este método garantiza la trazabilidad completa entre el pedido, la entrega y el inventario.
Entrada manual
Para movimientos de stock sencillos (un cliente devuelve un artículo, encuentras un producto olvidado, etc.), puedes registrarlos directamente. Ve a Stock > Movimientos > Nuevo movimiento. Especifica el producto, la cantidad, el almacén y el motivo (muy importante para la trazabilidad). El stock se actualiza inmediatamente.
Entrada procedente de una factura de proveedor
Si trabaja sin albarán, puede actualizar el stock directamente desde la factura del proveedor. Al introducir la factura, seleccione la opción «Incrementar stock al validar». Al validar la factura, el stock aumentará automáticamente según la cantidad facturada. Este método es más rápido, pero menos preciso, ya que no distingue entre pedido, recepción y facturación.
Introduzca el precio de compra
Para cada transacción, registre con precisión el precio unitario de compra. Esta información es crucial por dos razones: para calcular la valoración del inventario (costo promedio ponderado o FIFO) y para realizar un seguimiento de las variaciones del precio de compra a lo largo del tiempo. Sin estos datos, su contabilidad de inventario será imprecisa y perderá visibilidad sobre sus costos.
Introduzca los números de lote y de serie.
Para productos que requieren trazabilidad (alimentos, productos farmacéuticos, electrónica), registre el número de lote o de serie al ingresarlos. Dolibarr le permite realizar un seguimiento de esta información para cada transacción. En caso de una retirada del producto o servicio posventa, podrá identificar de inmediato a los clientes afectados. Active esta función en la configuración del módulo.
Gestión de discrepancias en la recepción
Es frecuente que las cantidades recibidas no coincidan con el pedido: falta de producto, roturas durante el transporte, error del proveedor. Documente siempre estas discrepancias: tome fotografías, anote cualquier problema en el albarán de entrega e informe inmediatamente al proveedor. En Dolibarr, introduzca la cantidad real recibida y conserve el formulario de pedido original para posibles reclamaciones.
7. Gestionar salidas y ventas
Las salidas de existencias corresponden a la salida de mercancías: ventas a clientes, roturas, robos detectados, uso interno y transferencias salientes. Una gestión rigurosa de estas salidas es fundamental para mantener niveles de existencias precisos.
Salida de facturación automática
El método más sencillo y utilizado es la deducción automática de existencias al facturar. Al validar la factura de un cliente, Dolibarr resta automáticamente las cantidades vendidas del inventario. Active esta función en la configuración del módulo. Esta es la opción recomendada para la mayoría de las empresas.
Salida por expedición
Para un seguimiento más detallado, utilice el módulo de Envíos. El proceso es el siguiente: se valida el pedido del cliente, se genera un albarán, se recogen los productos del almacén, se valida el envío (descontando el stock) y se emite la factura. Esta separación entre pedido, envío y facturación resulta útil para organizaciones con una verdadera cadena de suministro.
Salida manual
Para artículos que no se venden (roturas, robos, uso interno, muestras gratuitas), registre una transacción manual. Vaya a Inventario > Transacciones > Nueva emisión. Especifique el producto, la cantidad y el motivo detallado ("Rotura: la caja se cayó durante la manipulación", "Muestra gratuita para fines de venta"). Esta trazabilidad es fundamental para analizar las pérdidas.
Gestión de devoluciones de clientes
Cuando un cliente devuelve un producto, cree una nota de crédito en Dolibarr. Según su configuración, el stock puede o no reponerse automáticamente. Para productos que se vuelven a poner a la venta, sí; para productos dañados, no (en su lugar, cree una entrada de "daño"). Adapte el proceso según su política de ventas y la naturaleza de los productos.
Ventas en tiendas físicas
Si tienes una tienda física, el módulo de punto de venta (TakePOS) de Dolibarr te resultará muy útil. Permite registrar ventas rápidamente con decremento automático de inventario, gestionar métodos de pago y generar recibos. El inventario de la tienda se actualiza en tiempo real, evitando roturas de stock inesperadas.
Sincronizar con un sitio de comercio electrónico
Para una tienda online, la sincronización del inventario con Dolibarr es fundamental. Los módulos permiten conectar Dolibarr con PrestaShop, WooCommerce, Shopify y Magento. Cuando se realiza una venta en la web, el inventario de Dolibarr se actualiza. Al actualizar el inventario en Dolibarr, la web se sincroniza. Esta automatización previene el fraude y la sobreventa.
⚠️ ADVERTENCIA: Si tiene varios canales de venta activos (tienda física, comercio electrónico, marketplace), la sincronización de inventario en tiempo real es fundamental. Sin ella, corre el riesgo de vender el mismo producto dos veces, lo que generaría insatisfacción en el cliente y costes adicionales.
8. Realizar un inventario físico.
A pesar de todas las precauciones, siempre surgen discrepancias entre los niveles de existencias teóricos y físicos. El inventario es la operación que permite corregir estas discrepancias.
¿Por qué hacer un inventario?
Existen varias razones que justifican realizar inventarios: obligación legal (al menos una vez al año para el cierre de cuentas), fiabilidad de los datos (corrección de discrepancias), detección de pérdidas (robo, roturas no declaradas), valoración contable de existencias para el balance, auditoría interna y análisis de procesos. Sin inventarios periódicos, las cifras de existencias se vuelven cada vez menos fiables con el tiempo.
La frecuencia de los inventarios
Existen varios enfoques posibles según su negocio. Un inventario anual completo es el requisito mínimo, generalmente realizado al final del ejercicio fiscal. Los recuentos cíclicos implican inventariar periódicamente una parte del stock (por ejemplo, un tercio cada trimestre o por categoría de producto). El inventario permanente, en tiempo real, le permite conocer el estado del stock en cualquier momento; esto es ideal, pero requiere mucha disciplina.
Crea un inventario en Dolibarr
Ve a Existencias > Inventarios > Nuevo inventario. Selecciona el almacén y la fecha correspondientes. Puedes optar por inventariar todos los productos o una categoría específica. Dolibarr genera una hoja de inventario con las cantidades teóricas. Puedes imprimirla para realizar el recuento físico.
Realizar el recuento físico
In situ, realice un recuento físico de cada producto. Lo ideal es que participen varias personas para evitar errores: una para contar y otra para registrar. Para productos de gran volumen, puede ser suficiente realizar recuentos por muestreo. Registre las cantidades en la hoja de inventario o directamente en una aplicación móvil compatible con Dolibarr.
Introduzca los resultados en Dolibarr.
De vuelta en Dolibarr, introduce las cantidades contadas físicamente. Para cada producto, el software calcula automáticamente la diferencia con respecto al stock teórico. Identifica cualquier discrepancia significativa e investiga si está justificada (errores de introducción de datos, robo, roturas no declaradas) o si es necesario un recuento. Una vez validado todo, confirma el inventario y se actualizarán los niveles de stock.
Analizar las discrepancias
El inventario es una mina de oro de información valiosa. Analice las discrepancias categoría por categoría: ¿dónde se producen las pérdidas? ¿Se concentran en determinados productos, almacenes o periodos de tiempo? Este análisis ayuda a identificar problemas (robo, roturas, errores de proceso) e implementar acciones correctivas.
Inventario con códigos de barras
El uso de escáneres de códigos de barras o aplicaciones móviles transforma radicalmente la gestión de inventario. Es más rápido, más fiable y menos tedioso. Varias soluciones se integran con Dolibarr para habilitar el inventario móvil. Esta es una inversión que vale la pena considerar si maneja una gran cantidad de referencias.
9. Métodos de valoración contable
La valoración de inventarios es fundamental para fines contables. La elección del método impacta directamente en la renta imponible y debe aplicarse de forma coherente.
El costo unitario promedio ponderado (WAUC)
El costo promedio ponderado (CPP) es el método más sencillo y utilizado. Consiste en calcular un precio promedio ponderado cada vez que se realiza una nueva compra. Por ejemplo, si tiene 100 unidades a 10 € y compra 50 unidades a 12 €, el CPP será (100 × 10 + 50 × 12) / 150 = 10,67 €. Todas las compras posteriores utilizarán este precio promedio hasta la siguiente compra. Ventajas: simplicidad, suavizado de las fluctuaciones de precios, cumplimiento tributario. Desventajas: no refleja con exactitud el flujo físico real de bienes y servicios.
FIFO (Primero en entrar, primero en salir)
El método FIFO valora el inventario saliente al precio de los productos que entraron primero. En la práctica, supone que los productos más antiguos se venden primero. Este método se ajusta a la práctica física real en la mayoría de los casos (especialmente para productos perecederos). Ventajas: refleja con precisión la realidad física, valora el inventario final a los precios más recientes (por lo tanto, es más preciso). Desventajas: es más complejo de gestionar manualmente, puede generar ganancias ficticias durante períodos de inflación.
LIFO (Último en entrar, primero en salir)
El método LIFO valora los gastos al precio de los productos recibidos más recientemente. Es lo opuesto al método FIFO. Este método está prohibido en la contabilidad francesa para los estados financieros anuales, pero puede utilizarse para la gestión interna o en ciertos países (especialmente en Estados Unidos). Tiende a subestimar los beneficios durante los periodos de inflación, lo que puede suponer una ventaja fiscal donde está permitido.
Elegir el método correcto
Para la mayoría de las pymes francesas, se recomienda el método del coste medio ponderado (CMP): sencillo, conforme a la normativa y suficientemente preciso. El método primero en entrar, primero en salir (FIFO) es aplicable a productos perecederos (alimentos, cosméticos) donde el volumen de negocios físico real se rige por este método. En Francia, debe evitarse el método primero en entrar, último en salir (LIFO) para la contabilidad oficial. Sea cual sea la opción elegida, debe aplicarse de forma coherente de un ejercicio fiscal a otro, salvo que el cambio esté justificado y documentado.
Configura el método en Dolibarr
En Configuración > Inventario > Ajustes, seleccione el método de valoración. Dolibarr aplicará automáticamente este método para calcular el valor de su inventario. Nota: cambiar el método durante el ejercicio fiscal puede generar inconsistencias. Confirme su elección inicial con su contable.
Valoración al precio de compra o al precio de mercado.
El principio de prudencia contable establece que el inventario debe valorarse al menor entre el precio de compra y el precio de mercado (valor probable de reventa). Si su inventario ha disminuido significativamente su valor de mercado (debido a la obsolescencia o a que ha pasado de moda), debe constituir una provisión para depreciación. Esta depreciación afecta su estado de resultados y debe ser revisada con su contador.
10. Utilizar códigos de barras y trazabilidad.
Los códigos de barras y la trazabilidad precisa están transformando radicalmente la gestión de inventarios, lo que permite mayor rapidez, fiabilidad y cumplimiento normativo.
Tipos de códigos de barras
Existen varios estándares: EAN-13 (el más común en Europa, de 13 dígitos), UPC-A (equivalente estadounidense, de 12 dígitos), Código 128 (códigos de barras internos para logística) y códigos QR (códigos 2D que pueden almacenar más información). Para productos vendidos al público en general, los códigos EAN-13 se suelen obtener a través de GS1 France previo pago. Los códigos internos se pueden generar gratuitamente.
Configurar códigos de barras en Dolibarr
Active el módulo de códigos de barras en Configuración > Módulos. En cada registro de producto, introduzca el código de barras correspondiente (EAN, UPC o código interno). Dolibarr también puede generar automáticamente códigos de barras para sus productos internos si no dispone de un sistema de codificación.
Equipa a tu equipo con escáneres.
Existen diversas opciones de hardware: escáneres USB con cable (económicos, de 30 a 80 €), escáneres Bluetooth inalámbricos (de 80 a 200 €, muy prácticos en almacenes), terminales portátiles con pantalla (de 200 a 500 €, ideales para inventario móvil) y smartphones con aplicaciones específicas (económicos, pero menos potentes). Elija según su volumen de uso y el entorno.
Escáner para entradas
Al recibir un pedido, escanee cada producto para confirmar su recepción. El escaneo evita errores de introducción manual de datos (referencia incorrecta, cantidad incorrecta). Para grandes cantidades de productos idénticos, algunos escáneres incrementan automáticamente el contador con cada escaneo, lo que agiliza el proceso.
Escáner para la venta
En las tiendas físicas, el escaneo de códigos de barras en la caja se ha convertido en una práctica habitual. Es rápido, fiable y tranquilizador para el cliente. En el comercio electrónico, el escaneo se puede utilizar en la preparación de pedidos: cada producto seleccionado se escanea para verificar que coincide con el pedido, eliminando así los errores de envío.
Trazabilidad por lote y número de serie
Para productos sensibles (alimentos, productos farmacéuticos, electrónica), la trazabilidad por lote o número de serie es fundamental. Dolibarr permite rastrear cada movimiento con estos identificadores: lote X que ingresa al proveedor Y, parte del lote X que sale del cliente Z. En caso de una retirada de producto, se puede identificar de inmediato quién recibió qué.
11. Automatizar el reabastecimiento
La automatización del reabastecimiento elimina la falta de existencias y evita el exceso de inventario. Así es como Dolibarr puede ayudarle.
Definir niveles mínimos de existencias
Para cada producto, defina un nivel mínimo de existencias en los detalles del producto. Este umbral es el nivel por debajo del cual se debe activar la reposición. El cálculo del nivel mínimo de existencias depende de varios factores: la velocidad de venta del producto, el tiempo de entrega del proveedor y el margen de seguridad. Un producto que vende 10 unidades al día con un plazo de entrega de 5 días requiere un nivel mínimo de existencias de al menos 50 unidades (idealmente 70 con un margen de seguridad).
alertas de bajo stock
Dolibarr puede enviar alertas cuando el stock de un producto cae por debajo del mínimo. Configure estas alertas en Ajustes > Notificaciones. Puede recibir un correo electrónico automático con la lista de todos los productos con alertas, con una frecuencia definida (diaria, por ejemplo). Esta automatización le evita olvidar comprobar los niveles de stock.