Dolibarr ERP & CRM es una potente suite de software de código abierto, ampliamente utilizada por autónomos, pequeñas empresas e incluso medianas empresas para gestionar una amplia gama de procesos empresariales. Entre sus múltiples funciones, Dolibarr permite crear y enviar presupuestos profesionales y personalizados. Estos presupuestos pueden adaptarse a la identidad de tu empresa y a los detalles específicos de cada cliente, y exportarse como documentos PDF limpios y profesionales.

En este artículo, te mostraremos en detalle cómo enviar presupuestos personalizados con Dolibarr, cómo usar y personalizar plantillas PDF, y cómo optimizar tu proceso de presupuestación para que sea eficiente e impactante.

Entender el módulo de presupuestos en Dolibarr

Dolibarr incluye un módulo integrado para la gestión de presupuestos, denominado "Propuestas comerciales". Este módulo permite a los usuarios crear borradores de presupuestos, asociarlos a clientes (terceros), añadir productos o servicios, aplicar impuestos y descuentos, y finalmente validarlos y convertirlos en PDF para su envío.

Una vez que actives el módulo desde el área de configuración, tendrás acceso a un menú donde podrás:

• Crear nuevas propuestas

• Ver, editar o eliminar propuestas existentes

• Filtrar presupuestos por estado (Borrador, Validado, Firmado, Rechazado)

• Generar documentos PDF

• Enviar los PDF directamente por correo electrónico a los clientes

Los presupuestos en Dolibarr están integrados con otros módulos como Productos, Servicios, Terceros y Facturación. Esto permite un flujo de trabajo sin interrupciones desde el presupuesto hasta el cobro.

Crear un presupuesto personalizado

Para crear un presupuesto personalizado en Dolibarr:

1. Ve a Comercial > Propuestas

2. Haz clic en Nueva Propuesta

3. Selecciona o crea un tercero (cliente)

4. Define las condiciones por defecto (por ejemplo, período de validez, fecha de entrega)

5. Añade líneas de productos o servicios

6. Aplica descuentos, impuestos o recargos si es necesario

Dolibarr permite personalizar varios elementos dentro de cada presupuesto. Por ejemplo:

• Añadir líneas de texto libre para mensajes personalizados

• Incluir condiciones de entrega específicas

• Cambiar la moneda para clientes internacionales

• Usar soporte multilingüe para operaciones globales

Estas funciones te permiten adaptar cada presupuesto a las expectativas del cliente, aumentando la profesionalidad y claridad de tus ofertas.

Uso y personalización de plantillas PDF

Las plantillas PDF son una característica clave en Dolibarr para generar documentos con apariencia profesional. Una vez validado un presupuesto, Dolibarr genera un PDF basado en la plantilla seleccionada. Las plantillas por defecto (como azur, crabe o baleine) incluyen un diseño básico con la identidad corporativa.

Para personalizar una plantilla PDF:

1. Ve a Inicio > Configuración > Módulos > Propuestas

2. Haz clic en Configurar

3. Elige la plantilla por defecto (por ejemplo, azur)

4. Usa la opción Vista previa para ver el diseño

Puedes editar las plantillas existentes o crear nuevas. Se encuentran en el directorio /dolibarr/htdocs/core/modules/propale/doc/ y son archivos PHP que controlan la estructura y estilo del PDF.

Las personalizaciones comunes incluyen:

• Añadir tu logotipo o colores corporativos

• Cambiar tipografías o espaciado

• Insertar campos adicionales (como referencia del cliente o NIF)

• Reorganizar las líneas de productos (por ejemplo, por categoría)

Si tienes conocimientos básicos de PHP y HTML/CSS, estas modificaciones son bastante accesibles. Por ejemplo, para añadir la URL de tu sitio web bajo el nombre de la empresa, inserta esto:

$pdf->MultiCell(100, 5, $outputlangs->convToOutputCharset($mysoc->website), 0, 'L', 0);

en la sección correspondiente del archivo.

Añadir identidad visual de la empresa

Un presupuesto no es solo un documento legal o financiero, también es un medio de comunicación. Dolibarr permite una personalización total para reflejar la imagen de tu empresa.

Ve a Inicio > Configuración > Empresa/Organización para añadir:

• Tu logotipo (aparecerá en todos los PDFs)

• Nombre de la empresa, dirección y datos legales

• Notas legales o pie de página (obligatorias en algunos países)

Esta información se inserta automáticamente en tus presupuestos y plantillas, generando una imagen profesional y coherente.

Enviar presupuestos por correo desde Dolibarr

Una vez preparado el presupuesto y generado el PDF, Dolibarr permite enviarlo directamente por correo electrónico desde la interfaz.

Pasos:

1. Abre el presupuesto validado

2. Haz clic en Enviar por correo electrónico

3. Dolibarr abrirá un formulario de email prellenado

4. El PDF estará adjunto automáticamente

5. Puedes editar el mensaje antes de enviarlo

Puedes definir plantillas de correo por defecto en Inicio > Configuración > Correos electrónicos. Estas pueden contener marcadores dinámicos como __THIRDPARTY_NAME__ o __USER_SIGNATURE__ para personalizar cada envío.

Dolibarr también guarda un historial de los correos enviados, útil para seguimientos y control interno.

Automatizar recordatorios y seguimientos

Dolibarr incluye un módulo para enviar recordatorios automáticos, ya sea por email o notificación interna. Esto es útil si un presupuesto queda sin respuesta por mucho tiempo.

Puedes:

• Programar seguimientos (por ejemplo, 3 días después del envío)

• Crear tareas en el módulo Agenda

• Asignar acciones de seguimiento a miembros del equipo

Con el módulo Workflow, también puedes definir reglas automáticas, como cambiar el estado del presupuesto cuando un cliente lo firma o responde.

Soporte multilingüe y multidivisa

Dolibarr es ideal para negocios internacionales gracias a su soporte multilingüe y multidivisa. A cada cliente se le puede asignar un idioma y una moneda preferida, y los presupuestos se adaptarán automáticamente.

Para activar estas opciones:

• Ve a Configuración > Diccionarios > Idiomas para habilitar idiomas

• Ve a Configuración > Módulos > Multidivisa para configurar monedas

Al crear un cliente o presupuesto, simplemente selecciona los parámetros correspondientes. Así, tus documentos serán más accesibles y comprensibles.

Seguridad y control de accesos

Dolibarr ofrece un sistema robusto de gestión de permisos. Solo los usuarios autorizados pueden crear, modificar o eliminar presupuestos. Esto se configura en Inicio > Usuarios y Grupos > Permisos.

Esto es útil si quieres que:

• Los vendedores vean solo sus propios presupuestos

• Los gerentes validen o aprueben presupuestos

• Los administradores personalicen plantillas

Una buena configuración de permisos protege tus documentos comerciales confidenciales.

Convertir presupuestos en pedidos o facturas

Una gran ventaja de Dolibarr es su flujo de trabajo modular. Una vez que el cliente acepta el presupuesto, puedes convertirlo en pedido o factura con un solo clic.

Abre el presupuesto validado y haz clic en Crear pedido o Crear factura. Todos los datos (productos, precios, impuestos) se trasladan automáticamente, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

También puedes hacer seguimiento del estado del presupuesto: Borrador > Validado > Firmado > Rechazado. Esto te da una visión clara de tu pipeline de ventas.

Consejos para aprovechar al máximo los presupuestos en Dolibarr

• Crea plantillas reutilizables: distintos estilos según cliente o sector

• Usa campos personalizados: para datos específicos del proyecto o cliente

• Integra firmas electrónicas: con herramientas como DocuSign o módulos externos

• Analiza tu rendimiento: tasa de conversión, tiempo de respuesta, éxito por cliente

• Mantén tus plantillas actualizadas: branding, términos legales, diseño moderno

Conclusión

Enviar presupuestos personalizados con Dolibarr es más que rellenar números. Es un proceso completo y profesional que combina funcionalidad, personalización y eficiencia. Dominando las plantillas PDF, ajustando tus correos electrónicos, automatizando seguimientos y conectando todo con pedidos y facturas, transformarás tu proceso de presupuestos en una ventaja competitiva.

Tanto si eres un autónomo con unos pocos presupuestos al mes como una empresa que gestiona cientos, Dolibarr te ofrece las herramientas necesarias para trabajar con precisión e impacto. Con algo de personalización y mantenimiento, tus presupuestos siempre causarán una excelente impresión.