Dolibarr ERP & CRM est une suite logicielle open source puissante, largement utilisée par les freelances, les petites entreprises et même les PME pour gérer une large gamme de processus commerciaux. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, Dolibarr offre des outils solides pour créer et envoyer des devis professionnels et personnalisés. Ces devis peuvent être adaptés à l'image de votre entreprise et aux détails propres à chaque client, puis exportés au format PDF propre et professionnel.
Dans cet article, nous allons examiner en détail comment envoyer des devis personnalisés depuis Dolibarr, comment configurer et utiliser les modèles PDF, et comment adapter votre processus de devis pour qu'il soit efficace et percutant.
Comprendre le module Devis de Dolibarr
Dolibarr intègre un module de gestion des devis appelé "Propositions commerciales". Ce module permet aux utilisateurs de créer des devis en brouillon, de les associer à des tiers (clients), d'ajouter des produits ou services, d'appliquer des taxes et remises, et enfin de les valider et les convertir en PDF pour les envoyer.
Une fois le module activé via la section de configuration, vous accédez à un menu permettant de :
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Créer de nouvelles propositions
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Voir, modifier ou supprimer les propositions existantes
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Filtrer les devis par statut (Brouillon, Validé, Signé, Refusé)
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Générer des documents PDF
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Envoyer le PDF par email directement aux clients
Les devis dans Dolibarr sont intégrés à d'autres modules comme Produits, Services, Tiers et Facturation. Cette intégration permet un flux de travail fluide du devis jusqu'à l'encaissement.
Créer un devis personnalisé
Pour créer un devis personnalisé dans Dolibarr :
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Aller dans Commercial > Propositions
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Cliquer sur Nouvelle Proposition
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Sélectionner ou créer un tiers (client)
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Choisir les conditions par défaut (ex : durée de validité, date de livraison)
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Ajouter des lignes pour les produits ou services
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Appliquer remises, taxes ou surtaxes selon les besoins
Dolibarr permet de personnaliser plusieurs éléments de chaque devis. Par exemple :
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Ajouter des lignes de texte libre pour des messages personnalisés
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Inclure des conditions de livraison particulières
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Modifier la devise pour les clients internationaux
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Utiliser le support multilingue pour les opérations globales
Ces fonctionnalités aident à adapter le document aux attentes de chaque client, augmentant ainsi le professionnalisme et la clarté de vos offres.
Utilisation et personnalisation des modèles PDF
Les modèles PDF sont essentiels dans Dolibarr pour envoyer des documents au rendu professionnel. Lorsqu'un devis est validé, Dolibarr génère un PDF en se basant sur un modèle sélectionné. Les modèles par défaut (comme azur, crabe ou baleine) incluent un style de base avec l'identité visuelle de l'entreprise.
Pour personnaliser un modèle PDF :
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Aller dans Accueil > Configuration > Modules > Propositions
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Cliquer sur Configurer
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Choisir le modèle par défaut (ex : azur)
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Utiliser l'option Prévisualiser pour voir le rendu
Vous pouvez modifier les modèles existants ou en créer de nouveaux. Ils se trouvent dans le répertoire /dolibarr/htdocs/core/modules/propale/doc/. Ce sont des fichiers PHP qui contrôlent la structure et le style du rendu.
La personnalisation d'un modèle peut inclure :
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Ajouter votre logo ou vos couleurs
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Changer la police ou l'espacement
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Insérer des champs supplémentaires (référence client, numéro TVA...)
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Réorganiser les lignes d'articles (ex : par catégorie)
Si vous avez des notions de PHP et HTML/CSS de base, ces modifications sont simples. Par exemple, pour ajouter l'URL de votre site sous le nom de l'entreprise :
$pdf->MultiCell(100, 5, $outputlangs->convToOutputCharset($mysoc->website), 0, 'L', 0);à insérer dans la section appropriée du fichier.
Ajouter l'identité visuelle de votre entreprise
Un devis n'est pas juste un document juridique ou financier : c'est aussi un support de communication. Dolibarr permet une personnalisation complète pour refléter votre image de marque.
Allez dans Accueil > Configuration > Société/Organisation pour ajouter :
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Votre logo (affiché sur tous les PDF)
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Le nom, l'adresse et les informations légales de votre entreprise
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Les mentions légales ou notes de bas de page (obligatoires dans certains pays)
Ces données sont automatiquement intégrées dans vos devis et modèles. Une image cohérente et professionnelle renforce la confiance des clients.
Envoyer un devis par email depuis Dolibarr
Une fois votre devis prêt et le PDF généré, Dolibarr permet de l'envoyer directement par email depuis l'interface.
Étapes :
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Ouvrir le devis validé
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Cliquer sur Envoyer par email
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Dolibarr ouvre un formulaire prérempli
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Le PDF est automatiquement joint
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Vous pouvez modifier le message avant envoi
Vous pouvez définir des modèles d'emails par défaut via Accueil > Configuration > Emails. Ces modèles peuvent inclure des variables dynamiques comme __THIRDPARTY_NAME__ ou __USER_SIGNATURE__ pour personnaliser chaque envoi.
Dolibarr conserve aussi un historique des emails envoyés, utile pour les relances et le suivi interne.
Automatiser les relances et rappels
Dolibarr propose un module pour envoyer des rappels automatiques, soit par email, soit par alerte interne. Très utile si un devis reste sans réponse après un certain délai.
Vous pouvez :
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Planifier des relances (ex : 3 jours après l'envoi)
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Créer des tâches dans le module Agenda
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Assigner des actions de relance à un membre de l'équipe
Pour aller plus loin, le module Workflow permet de créer des règles automatisées : par exemple changer le statut d'un devis automatiquement lorsqu'un client signe ou répond.
Gestion multilingue et multi-devises
Dolibarr est parfaitement adapté aux activités internationales grâce à ses capacités multilingues et multi-devises. Chaque client peut être associé à une langue et une devise préférées, et les devis s'adaptent automatiquement.
Pour activer ces options :
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Allez dans Configuration > Dictionnaires > Langues pour ajouter ou activer des langues
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Allez dans Configuration > Modules > Multi-Devises pour activer et configurer les monnaies
Lors de la création d'un client ou d'un devis, il suffit de choisir les paramètres appropriés. Vos devis seront ainsi plus accessibles et compréhensibles.
Sécurité et gestion des droits
Dolibarr intègre un système robuste de gestion des droits par rôles. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent créer, modifier ou supprimer des devis. Vous gérez cela via Accueil > Utilisateurs & Groupes > Permissions.
Idéal si vous souhaitez que :
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Les commerciaux accèdent uniquement à leurs propres devis
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Les managers puissent valider ou approuver
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Les administrateurs personnalisent les modèles
Une bonne configuration des droits garantit la sécurité des documents commerciaux.
Convertir les devis en commandes ou factures
Un des atouts majeurs de Dolibarr est son flux de travail modulaire. Lorsqu'un client accepte un devis, vous pouvez le convertir en commande ou en facture en un clic.
Ouvrez le devis validé et utilisez le bouton Créer commande ou Créer facture. Toutes les données (articles, prix, taxes) sont reprises automatiquement, ce qui évite les erreurs et fait gagner du temps.
Vous pouvez aussi suivre l'évolution d'un devis : Brouillon > Validé > Signé > Refusé, ce qui offre une vision claire de votre pipeline commercial.
Conseils pour optimiser les devis dans Dolibarr
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Créez des modèles réutilisables : différents styles de devis selon le client ou le secteur
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Utilisez des champs personnalisés : pour stocker des infos propres à chaque client (référence projet, service...)
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Intégration avec la signature électronique : via des outils comme DocuSign ou des modules externes
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Suivez vos performances : taux de transformation, délais de réponse
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Mettez vos modèles à jour régulièrement : image de marque, mentions légales, design
Conclusion
Envoyer des devis personnalisés depuis Dolibarr ne se résume pas à remplir des chiffres. C'est un processus complet, professionnel, alliant fonctionnalité, personnalisation et efficacité. En maîtrisant les modèles PDF, en adaptant vos emails, en automatisant les relances et en assurant une intégration fluide avec les commandes et factures, vous transformez votre gestion commerciale en véritable avantage stratégique.
Que vous soyez freelance avec 5 devis par mois ou entreprise avec des centaines, Dolibarr offre les outils pour travailler avec rigueur et impact. Avec un peu de personnalisation et de suivi régulier, vos devis feront toujours bonne impression.