Gestionar eficientemente los contactos empresariales es esencial para un crecimiento sostenible, mejorar los resultados comerciales y mantener relaciones sólidas con los clientes. A medida que una empresa crece, las hojas de cálculo y herramientas dispersas resultan ineficaces, lo que provoca pérdida de información, problemas de comunicación y oportunidades desaprovechadas. Dolibarr ERP/CRM, una solución de código abierto, proporciona un sistema potente e integrado para centralizar todos los datos de clientes y prospectos en un solo lugar.

Este artículo ofrece una guía completa y detallada para centralizar los contactos en Dolibarr: desde la configuración inicial, hasta las mejores prácticas en segmentación, automatización, protección de datos y análisis. Ya sea que estés comenzando con Dolibarr o quieras mejorar tu estrategia CRM, esta guía te acompaña paso a paso.

1. Por qué es crucial centralizar los contactos

Centralizar contactos va más allá de guardar nombres y correos. Se trata de construir una visión de 360 grados de cada interacción, decisión, compra y comunicación con los clientes o prospectos. Los beneficios:

• Mejor atención al cliente gracias al historial accesible

• Mayor rendimiento comercial con segmentación y seguimiento

• Colaboración eficaz entre equipos

• Campañas de marketing dirigidas

• Cumplimiento con el RGPD

• Ahorro de tiempo y datos más precisos

La estructura modular de Dolibarr permite gestionar todo en un sistema unificado.

2. Configuración de Dolibarr para la gestión de contactos

Activa estos módulos para centralizar contactos:

• Terceros (Empresas/Personas): para clientes, prospectos y proveedores

• Contactos/Direcciones: para vincular personas a los terceros

• Prospectos: para gestionar leads antes de su conversión

• Agenda: para registrar citas y comunicaciones

• Correo electrónico y notificaciones: para interactuar con los contactos

Accede a Inicio > Configuración > Módulos y habilita los necesarios.

3. Diferencia entre terceros y contactos en Dolibarr

Dolibarr estructura así:

• Tercero: representa una empresa o persona, con datos generales (nombre, tipo, NIF, condiciones de pago, etc.)

• Contacto/Dirección: personas asociadas al tercero (por ejemplo, Juan Pérez en ACME S.A.), con su propio rol y datos

Esto facilita la gestión tanto B2B como B2C.

4. Crear e importar contactos

Creación manual:

• Terceros > Nuevo

• Completa los datos

• Guarda, y añade contactos en la pestaña "Contactos"

Importación masiva:

• Herramientas > Importar

• Usa las plantillas y asigna bien los campos (nombre, email, teléfono, empresa)

Capacita al equipo para asegurar datos consistentes y evitar duplicados.

5. Clasificación y segmentación de contactos

La segmentación es clave para ventas y marketing. Dolibarr permite:

• Estado: cliente/prospecto/proveedor

• Tipo: empresa o persona

• Categoría: retail, mayorista, empresa

• Zona geográfica

• Etiquetas o campos personalizados

Configura en Configuración > Diccionarios o desde cada ficha de contacto.

6. Historial centralizado de interacciones

Dolibarr permite registrar:

• Llamadas, reuniones, correos, notas

• Documentos adjuntos por contacto o tercero

• Objetos vinculados como presupuestos, pedidos y facturas

Todo el equipo tendrá una visión clara del historial de cliente.

7. Uso de la agenda y notificaciones

• La agenda muestra eventos pasados y futuros

• Tareas asignables a contactos

• Recordatorios y avisos por correo

• Sincronización vía CalDAV con calendarios externos

La organización mejora notablemente.

8. Automatización y desencadenantes

Dolibarr permite:

• Correos automáticos al crear un contacto

• Acciones tras convertir un prospecto en cliente

• Actualizaciones automáticas de campos

Usa módulos externos o la API REST para más automatización.

9. Captura de leads integrada

Para nuevos prospectos:

• Utiliza formularios públicos de Dolibarr

• Conecta formularios externos (Typeform, Google Forms) vía API

• Crea automáticamente terceros y contactos

Así no se pierde ningún lead.

10. Seguridad de acceso y gestión de roles

Para proteger los datos:

• Asigna usuarios a grupos (ventas, soporte, finanzas)

• Limita acceso por zona, tipo de contacto o módulo

• Activa registros de actividad de usuario

Configura desde Configuración > Usuarios y Grupos.

11. RGPD y protección de datos

Cuando almacenes datos personales:

• Obtén consentimiento explícito para comunicaciones

• Guarda evidencia de consentimiento (con campos personalizados)

• Usa funciones de anonimización al eliminar contactos

• Define políticas de retención de datos

Dolibarr cuenta con herramientas para cumplir con la normativa.

12. Paneles e informes

Con datos centralizados puedes analizar:

• Prospectos por origen

• Tasa de conversión por comercial

• Tiempo medio de conversión

• Mapas de actividad de clientes

Utiliza los informes internos o BI vía API.

13. Sincronización con herramientas de comunicación

Dolibarr permite:

• Envío masivo de correos

• Archivado de comunicaciones

• Campañas con campos dinámicos

• Seguimiento de apertura y clics (con plugins)

Configura SMTP o integra Mailchimp, Sendinblue, etc.

14. Módulos recomendados para contactos

Algunos útiles:

• Emailing Pro: segmentación y envíos personalizados

• Boletines: suscripciones y campañas

• Gestión de leads: embudo visual

• LDAP/SSO: integración con directorios corporativos

Explora Dolistore o desarrolla tus propios complementos.

15. Buenas prácticas para centralizar contactos

• Auditorías periódicas de duplicados

• Entradas estandarizadas (listas desplegables, validaciones)

• Define quién puede editar o eliminar contactos

• Copias de seguridad frecuentes

• Formación sobre privacidad y uso del sistema

Conclusión

Dolibarr ofrece un CRM potente y flexible para centralizar información de clientes y prospectos. Su estructura modular, automatización e integraciones garantizan datos actualizados, accesibles y útiles.

Centralizar contactos con Dolibarr no solo mejora la eficiencia: sienta las bases para una gestión escalable, personalizada y legalmente responsable de las relaciones con tus clientes. Desde pequeñas empresas hasta organizaciones consolidadas, Dolibarr puede ser el núcleo de tu estrategia de contacto.