Der vollständige Leitfaden 2026 zur Anpassung von Dolibarr an die spezifischen Bedürfnisse des Bau- und Tiefbausektors
Fachleute im Bauwesen stehen vor besonderen administrativen und organisatorischen Herausforderungen. Von der Erstellung komplexer Angebote mit mehreren Arbeitspaketen und der Verwaltung von Fortschrittsberichten bis hin zum Umgang mit reduzierten Mehrwertsteuersätzen, Einbehalten, obligatorischen Zertifizierungen, Baustellenüberwachung, Subunternehmer- und Lieferantenmanagement sowie den spezifischen Anforderungen öffentlicher und privater Aufträge – die Branche benötigt ein Management-Tool, das auf diese Besonderheiten zugeschnitten ist. Standardsoftware ist oft unzureichend, während herkömmliche, bauspezifische Lösungen mehrere hundert Euro pro Monat kosten können.
Glücklicherweise bietet Dolibarr ERP & CRM eine hervorragende Alternative: kostenlose Open-Source-Software, die sich individuell anpassen und speziell auf die Bedürfnisse der Baubranche konfigurieren lässt. Ob Maurer, Elektriker, Klempner, Maler, Zimmermann, Dachdecker, Landschaftsgärtner oder Generalunternehmer – Dolibarr kann Ihnen im Alltag bei der Verwaltung aller administrativen und kaufmännischen Aspekte Ihres Unternehmens helfen. Um jedoch alle Funktionen optimal zu nutzen, ist es wichtig, die Software richtig zu konfigurieren und die passenden Zusatzmodule zu installieren.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie detailliert, wie Sie Dolibarr an die spezifischen Bedürfnisse der Baubranche anpassen. Sie lernen die branchenspezifischen Besonderheiten kennen, die optimale Ersteinrichtung, die im Dolistore verfügbaren Module, die Verwaltung von Angeboten und Rechnungen, reduzierte Mehrwertsteuersätze, Einbehalte, Fortschrittsberichte, Subunternehmervergabe, Baustellenmanagement und vieles mehr. Ob Sie selbstständiger Handwerker, Inhaber eines Kleinunternehmens oder Verwaltungsleiter eines mittelständischen Bauunternehmens sind – dieser Leitfaden bietet Ihnen alle notwendigen Werkzeuge, um Dolibarr optimal für Ihr Unternehmen einzusetzen.
Artikelzusammenfassung
• Spezifische Aspekte der Bauindustrie, die zu berücksichtigen sind
• Warum sollten Sie sich für Dolibarr für Ihr Bauunternehmen entscheiden?
• Erste Einrichtung: die grundlegenden Dinge, die erledigt werden müssen
• Mehrwertsteuerverwaltung in der Bauindustrie (ermäßigte Steuersätze)
• Erstellen Sie Angebote, die in Lose und Unterlose gegliedert sind.
• Umgang mit Arbeitssituationen
• Das Einbehaltsgeld
• Baustellenverwaltung mit dem Projektmodul
• Lieferanten- und Materialmanagement
• Untervergabe und rechtliche Verpflichtungen
• Drittanbietermodule, die sich auf Bauwesen und öffentliche Arbeiten spezialisieren
• Obligatorische Zertifikate und Informationen
• Anpassen Ihrer PDF-Dokumentvorlagen
• Rentabilitätsverfolgung nach Baustelle
• Gute tägliche Gewohnheiten
• Abschluss
1. Spezifische Merkmale der Bauindustrie, die zu berücksichtigen sind
Vor der Konfiguration von Dolibarr ist es unerlässlich, die spezifischen Merkmale des Bausektors zu verstehen, die ihn von anderen Wirtschaftszweigen unterscheiden. Diese Besonderheiten bestimmen die Konfigurationsoptionen und die zu installierenden Module.
Die Komplexität von Bauangeboten
Ein Kostenvoranschlag für ein Bauprojekt unterscheidet sich grundlegend von einem Standardangebot. Er kann verschiedene Leistungspakete (Rohbau, Ausbau, Feinarbeiten), detaillierte Unterpakete, präzise technische Beschreibungen, Verweise auf Normen (DTU, NF, Eurocode), Verweise auf Architektenpläne und spezifische Ausführungsbedingungen umfassen. Ein Kostenvoranschlag für eine Komplettsanierung kann 20 bis 30 Seiten mit Hunderten von detaillierten Positionen umfassen. Die Software muss daher diese Komplexität bewältigen können und gleichzeitig für den Kunden leicht verständlich bleiben.
Abrechnung basierend auf dem Arbeitsfortschritt
Anders als in traditionellen Unternehmen, wo die Rechnungsstellung erst nach Leistungserbringung erfolgt, werden Bauarbeiten in der Regel in Raten abgerechnet: Der Baufortschritt wird in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich) in Rechnung gestellt. Die erste Rate wird bei 30 % Fertigstellung fällig, die zweite bei 60 %, die dritte bei 90 % und anschließend die Schlussrechnung. Dieses gestaffelte Abrechnungssystem ist für den Cashflow des Unternehmens und die Kundenzufriedenheit unerlässlich.
Ermäßigte Mehrwertsteuersätze
Die Baubranche profitiert in mehreren Fällen von ermäßigten Mehrwertsteuersätzen: 10 % für Modernisierungs-, Umbau-, Renovierungs- und Instandhaltungsarbeiten an Wohngebäuden, die vor mehr als zwei Jahren fertiggestellt wurden, und 5,5 % für energetische Sanierungen. Die Anwendung dieser unterschiedlichen Steuersätze auf ein und dasselbe Projekt ist komplex und erfordert sorgfältige Planung, ganz zu schweigen von der Mehrwertsteuerbescheinigung, die der Auftraggeber vorlegen muss, um den ermäßigten Steuersatz in Anspruch nehmen zu können.
Das Einbehaltsgeld
Bei öffentlichen und bestimmten großen privaten Aufträgen behält der Auftraggeber einen Teil der Zahlung (in der Regel 5 %) als Vertragserfüllungsgarantie ein. Dieser Einbehalt wird freigegeben, sobald alle offenen Punkte geklärt sind, üblicherweise ein Jahr nach Auftragsannahme. Die Nachverfolgung dieser Einbehalte auf mehreren gleichzeitig laufenden Baustellen kann ohne die richtigen Werkzeuge schnell komplex werden.
Spezifische rechtliche Verpflichtungen
Die Bauindustrie zählt zu den am stärksten regulierten Branchen. Sie müssen den Nachweis Ihrer zehnjährigen Gewährleistung für die Tragwerkskonstruktion, Ihrer zweijährigen Gewährleistung, Ihrer Qualifikationen (Qualibat, RGE, Qualifelec, Qualit'EnR) erbringen, die Verpflichtungen gegenüber Subunternehmern (Gesetz von 1975) erfüllen, die URSSAF-Zertifikate Ihrer Subunternehmer verwalten und Baustellen der CARSAT zur Vorabmeldung melden. Alle diese Verpflichtungen müssen in Ihrem Management-Tool nachvollziehbar sein.
???? WICHTIGSTE ERKENNTNIS: Die Baubranche ist geprägt von komplexen Angeboten, gestaffelter Rechnungsstellung, mehrstufiger Mehrwertsteuer, Einbehalten und spezifischen rechtlichen Verpflichtungen. Ein geeignetes Tool ist unerlässlich.
2. Warum sollten Sie sich für Dolibarr für Ihr Bauunternehmen entscheiden?
Angesichts der vielen spezifischen Funktionen mag man sich fragen, warum man sich für eine universelle Software wie Dolibarr anstelle einer spezialisierten Bausoftware wie Batigest, EBP Bâtiment oder Codial Bâtiment entscheiden sollte. Hier sind die Argumente für Dolibarr.
Kosten: ein wichtiges Argument
Spezialisierte Bausoftware kostet in der Regel zwischen 30 und 150 Euro pro Monat für den vollen Funktionsumfang. Über zehn Jahre summiert sich das auf mehrere Tausend Euro. Dolibarr ist kostenlos für die Selbstinstallation und selbst als SaaS-Lösung kostengünstiger als branchenspezifische Lösungen. Für selbstständige Handwerker oder junge Unternehmen ist dieser finanzielle Vorteil oft entscheidend.
Anpassungsflexibilität
Dolibarr ist vollständig anpassbar. Sie können branchenspezifische Felder für die Bauindustrie hinzufügen (Projektnummer, Art der Arbeiten, relevantes Gewerk), individuelle Dokumentvorlagen erstellen und spezifische Arbeitsabläufe konfigurieren. Proprietäre Lösungen sind oft weniger flexibel oder verlangen exorbitante Preise für jede Anpassung.
Die Nachhaltigkeit Ihrer Lösung
Mit der Wahl weit verbreiteter Open-Source-Software schützen Sie sich vor dem Verschwinden oder der Übernahme des Softwareherstellers. Das Dolibarr-Projekt ist von keinem einzelnen Unternehmen abhängig und wird so lange bestehen, wie es Nutzer und Mitwirkende gibt. Das ist langfristige Sicherheit.
Ein Ökosystem aus spezialisierten Modulen
Im Dolistore (dem offiziellen Modulshop) sind zahlreiche Module speziell für die Bauindustrie erhältlich: Baufortschrittsmanagement, Gewährleistungserhalt, Angebotserstellung für mehrere Lose, Baustellenmanagement usw. Diese Module verwandeln Dolibarr in eine echte branchenspezifische Lösung und erhalten gleichzeitig die Flexibilität der Basis.
Skalierbarkeit
Ob Sie heute Einzelunternehmer sind und morgen mit mehreren Mitarbeitern und Subunternehmern expandieren möchten – Dolibarr passt sich Ihrem Wachstum an. Baulösungen sind oft für ein bestimmtes Volumen ausgelegt und werden ungeeignet (zu einfach oder zu teuer), wenn sich die Struktur weiterentwickelt.
Französische Konformität
Dolibarr ist ein französisches Projekt, und die französischsprachige Community ist sehr aktiv. Alle französischen Steuer-, Buchhaltungs- und Rechtsvorschriften werden berücksichtigt: Mehrwertsteuersätze, Meldepflichten, FEC (französische Buchhaltungsdatei), DSGVO-Konformität und die Verwaltung von umsatzsteuerbefreiten Selbstständigen. Diese Anpassung an den französischen Kontext ist für Bauhandwerker unerlässlich.
3. Ersteinrichtung: Die grundlegenden Dinge, die erledigt werden müssen
Sobald Dolibarr installiert ist (als SaaS, selbst gehostet oder lokal), sind hier die wichtigsten Schritte zur Konfiguration speziell für die Bauindustrie.
Firmeninformationen bereitstellen
Gehen Sie zu Einstellungen > Firma/Organisation. Neben den Standardinformationen (Name, Adresse, SIRET-Nummer, APE-Code) geben Sie bitte die branchenspezifischen Daten für die Bauwirtschaft ein: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Stammkapital, Rechtsform, Angaben zu den beruflichen Qualifikationen (Qualibat, RGE usw.) und Angaben zur zehnjährigen Gewährleistungsversicherung (Name des Versicherers, Vertragsnummer). Diese Informationen werden automatisch in all Ihren Geschäftsdokumenten angezeigt.
Aktivieren Sie die wichtigsten Module
Gehen Sie zu Konfiguration > Module, um die für die Bauindustrie notwendigen Module zu aktivieren. Die wichtigsten sind: Drittanbieter (Kunden- und Lieferantenmanagement), Verkaufsangebote (Kostenvoranschläge), Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen (sehr wichtig im Bauwesen für die Materialverwaltung), Banken und Bargeld, Produkte/Dienstleistungen, Projekte (zur Baustellenverwaltung), Inventar (falls Sie Ausrüstung oder Materialien verwalten), Spesenabrechnungen (für Fahrten zu Baustellen).
Konfigurieren Sie die Maßeinheiten
In der Baubranche werden viele spezifische Einheiten verwendet: m², m³, Laufmeter, Pauschalpreis, Tag, Schicht, Tonne usw. Unter Konfiguration > Wörterbücher > Einheiten können Sie prüfen, ob alle in Ihrer Branche verwendeten Einheiten verfügbar sind. Fügen Sie gegebenenfalls fehlende Einheiten hinzu. Eine korrekte Einheitenkonfiguration vermeidet Missverständnisse in Angeboten.
Die angemessenen Zahlungsbedingungen festlegen
Die Baubranche hat spezifische Zahlungsbedingungen: eine Anzahlung bei Auftragserteilung (in der Regel 30 %), Ratenzahlung, der Restbetrag nach Fertigstellung der Arbeiten und ein Einbehalt von 5 %, der nach einem Jahr freigegeben wird. Diese Bedingungen können Sie in Dolibarr unter Konfiguration > Wörterbücher > Zahlungsbedingungen konfigurieren. Sie können auch individuelle Bedingungen erstellen, die Ihren Geschäftspraktiken entsprechen.
Buchhaltungskonten konfigurieren
Wenn Sie Ihre Buchhaltung in Dolibarr verwalten, konfigurieren Sie die spezifischen BTP-Konten: 706 (Dienstleistungen), 707 (Warenverkäufe für Lieferungen), 605 (Materialeinkäufe), 611 (allgemeine Lohnbearbeitung), 44571 (erhobene Mehrwertsteuer), 44566 (abzugsfähige Mehrwertsteuer) mit Unterkonten, die den verschiedenen Steuersätzen (20 %, 10 %, 5,5 %) entsprechen.
4. Mehrwertsteuermanagement in der Bauindustrie (ermäßigte Steuersätze)
Die Verwaltung von Mehrwertsteuersätzen ist eine der größten Herausforderungen in der Baubranche. Sehen wir uns an, wie man das in Dolibarr meistert.
Die verschiedenen Tarife, die für die Bauindustrie gelten
In der Bauindustrie werden je nach Art der Arbeit unterschiedliche Mehrwertsteuersätze angewendet:
• Standardtarif von 20%: Arbeiten in Gewerberäumen, Neubauten, die jünger als 2 Jahre sind, größere Instandhaltungsarbeiten an neuen Gebäuden.
• Mittlerer Satz von 10 %: Verbesserungs-, Umbau-, Entwicklungs- und Instandhaltungsarbeiten an Wohnungen, die vor mehr als 2 Jahren fertiggestellt wurden.
• Ermäßigter Satz von 5,5 %: energetische Sanierungsarbeiten (Dämmung, Anlagen zur Nutzung erneuerbarer Energien, Installation von Ladestationen für Elektrofahrzeuge).
Tarife in Dolibarr aktivieren
Gehen Sie zu Konfiguration > Wörterbücher > Mehrwertsteuersätze. Stellen Sie sicher, dass alle für die Baubranche geltenden Sätze aktiviert sind. Prüfen Sie für jeden Satz den zugehörigen Buchungscode. Falls Sätze fehlen, fügen Sie diese mit ihren genauen Werten (20,00, 10,00, 5,50) hinzu.
Mehrwertsteuer nach Produkt oder Dienstleistung definieren
Für jedes Produkt oder jede Dienstleistung, die Sie in Rechnung stellen, wenden Sie den jeweiligen Mehrwertsteuersatz an. Beispielsweise beträgt der Standardsatz für die Installation von Dämmstoffen 5,5 %, für Verputzarbeiten hingegen 10 %. Sie können diesen Satz bei Bedarf jederzeit im Einzelfall anpassen.
Mehrwertsteuerbescheinigung des Kunden
Um von den ermäßigten Mehrwertsteuersätzen von 10 % oder 5,5 % zu profitieren, müssen Privatkunden eine Mehrwertsteuerbescheinigung vorlegen, die bestätigt, dass die Arbeiten ein Objekt betreffen, das älter als zwei Jahre ist und für den ermäßigten Steuersatz in Frage kommt. Diese Bescheinigung ist obligatorisch und muss fünf Jahre lang aufbewahrt werden. In Dolibarr fügen Sie diese Bescheinigung bitte immer dem entsprechenden Datensatz oder Projekt bei.
???? WARNUNG: Ohne eine vom Kunden unterzeichnete Umsatzsteuerbescheinigung können die ermäßigten Steuersätze nicht angewendet werden. Im Falle einer Steuerprüfung erfolgt die Korrektur auf Basis der Differenz zum Standardsteuersatz von 20 % zuzüglich Strafgebühren.
Verwaltung eines Angebots mit mehreren Tarifen
Bei komplexen Projekten können mehrere Mehrwertsteuersätze gleichzeitig gelten: 5,5 % auf Dämmung, 10 % auf sonstige Ausbauarbeiten und 20 % auf die Lieferung von Großgeräten. Dolibarr berücksichtigt diese Vielfalt, indem der jeweilige Steuersatz einzeln angewendet wird. Die Mehrwertsteuerübersicht am Ende des Angebots oder der Rechnung weist die Beträge für jeden Steuersatz detailliert aus.
5. Angebote in Lose und Unterlose gliedern
Bauangebote werden üblicherweise in mehrere Lose und Unterlose unterteilt, um die Übersichtlichkeit für Bauherr und Architekt zu verbessern. Sehen wir uns an, wie diese Struktur in Dolibarr nachgebildet werden kann.
Der typische Aufbau eines Bauangebots
Ein Kostenvoranschlag für Bauprojekte folgt typischerweise dieser hierarchischen Struktur: Los 1: Rohbau – Unterlos 1.1: Erdarbeiten (detaillierte Positionen), Unterlos 1.2: Fundamente (detaillierte Positionen), Unterlos 1.3: Mauerwerk (detaillierte Positionen). Los 2: Dachstuhl und Dacheindeckung. Los 3: Außenschreinerarbeiten. Los 4: Sanitärinstallationen. Los 5: Elektroinstallationen. Los 6: Verputzen und Dämmen. Los 7: Fliesenlegen. Los 8: Malerarbeiten und Bodenbeläge. Jedes Los kann separat summiert werden.
Verwenden Sie Überschriften
In Dolibarr können Sie spezielle Zeilen als Abschnittsüberschriften einfügen. Diese Zeilen enthalten keine Preise und strukturieren das Angebot optisch. Um eine Überschrift hinzuzufügen, erstellen Sie eine Freitextzeile mit der Beschreibung (z. B. „LOKAL 1 – ROHBAU“) und lassen Sie Menge und Preis auf Null. Anschließend können Sie die Zeile fett formatieren.
Das BTP-Lots-Modul
Darüber hinaus bietet Dolistore ein spezielles Modul zur nativen Verwaltung von Losen und Unterlosen in Bauangeboten. Dieses Modul fügt wertvolle Funktionen hinzu: automatische Losnummerierung, Zwischensummen pro Los und Losstatistiken. Es vereinfacht die Erstellung komplexer Angebote und deren Präsentation beim Kunden erheblich.
Wiederverwendung von Stapelvorlagen
Wenn Sie regelmäßig ähnliche Arbeiten ausführen (z. B. Badsanierung, Dachbodendämmung, Fassadenrestaurierung), erstellen Sie vorgefertigte Angebotsvorlagen mit allen zugehörigen Positionen und Angeboten. Für ein neues, ähnliches Projekt duplizieren Sie einfach die Vorlage, passen die Mengen und Preise an, und Ihr Angebot ist in wenigen Minuten statt Stunden fertig.
Technische Beschreibungen hinzufügen
Fügen Sie für jeden Positionsartikel eine detaillierte technische Beschreibung hinzu: relevante Normen (DTU, NF), technische Spezifikationen, Marke oder Eigenschaften der verwendeten Materialien sowie Ausführungsbedingungen. Dieser Detaillierungsgrad schützt den Handwerker im Streitfall und gibt dem Kunden die Gewissheit, dass die Leistung qualitativ hochwertig erbracht wurde. Mit Dolibarr können Sie jedem Positionsartikel eine ausführlichere Beschreibung hinzufügen.
6. Umgang mit Arbeitssituationen
Die Abrechnung nach Projektstatus ist eine der größten Besonderheiten der Baubranche. Hier erfahren Sie, wie Sie dies in Dolibarr effektiv verwalten.
Was ist eine Baustelle?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die auf Basis des tatsächlichen Projektfortschritts, in der Regel monatlich, ausgestellt wird. Anstatt bis zum Projektabschluss mit der Rechnungsstellung des Gesamtbetrags zu warten, werden die geleisteten Arbeiten regelmäßig in Rechnung gestellt. Dies trägt zu einem gesunden Cashflow während des gesamten Projekts bei. Bei einem 6-monatigen Projekt können Sie beispielsweise 6 monatliche Abschlagsrechnungen sowie die Schlussrechnung ausstellen.
Der kumulative Mechanismus
Ein Projektfortschrittsbericht funktioniert kumulativ: Jeder Bericht gibt den prozentualen Projektfortschritt seit Beginn an. Beispiel: Bericht 1: 25 % Fertigstellung = 25.000 €. Bericht 2: 50 % Fertigstellung = 50.000 € (davon wurden 25.000 € bereits in Bericht 1 in Rechnung gestellt, also sind noch 25.000 € fällig). Bericht 3: 80 % Fertigstellung = 80.000 € (davon wurden 50.000 € bereits in Rechnung gestellt, also sind noch 30.000 € fällig). Dieses System verhindert Doppelabrechnungen und gewährleistet Konsistenz.
Das Situationsmodul in Dolibarr
Mehrere Module der Dolistore-Plattform ermöglichen die integrierte Verwaltung des Projektfortschritts. Diese Module bieten folgende Funktionen: Erstellung von Abschlagsrechnungen auf Basis des Angebots, automatische Berechnung von Gesamt- und Differenzbeträgen, Verwaltung der Schlussrechnung nach Projektabschluss sowie Generierung von Dokumenten gemäß den Baustandards. Eine äußerst lohnende Investition für Handwerker, die regelmäßig langfristige Projekte realisieren.
Manuelle Methode ohne Modul
Wenn Sie nicht in ein spezielles Modul investieren möchten, können Sie Projekte in der Standardversion von Dolibarr manuell verwalten. Erstellen Sie die Ausgangsrechnung mit allen Positionen des Angebots und deren Fertigstellungsgrad. Passen Sie diesen Prozentsatz für jedes Projekt individuell an. Diese Methode ist zwar aufwendiger, eignet sich aber gut für kleine Unternehmen mit wenigen parallel laufenden Projekten.
Der endgültige allgemeine Rechnungsabschluss (DGD)
Die Schlussabrechnung (Final Statement of Work, DGD) ist das Dokument, das den Vertrag abschließt. Sie fasst alle Fortschrittsberichte zusammen, berücksichtigt etwaige Zusatzarbeiten und Vertragsstrafen und legt den endgültigen Rechnungsbetrag fest. In Dolibarr erstellen Sie die DGD, indem Sie alle vorherigen Fortschrittsberichte zusammenführen und die Anpassungen hinzufügen. Dieses rechtsverbindliche Dokument muss sorgfältig archiviert werden.
7. Einbehaltsgeld
Die Beibehaltung der Gewährleistung ist ein weiteres Konzept, das speziell für die Bauindustrie gilt und in Dolibarr verwaltet werden muss.
Der Grundsatz der Beibehaltung der Garantie
Bei öffentlichen und bestimmten größeren privaten Bauaufträgen behält der Bauherr 5 % der Gesamtkosten als Vertragserfüllungsgarantie ein. Dieser Betrag ist nicht verloren: Er wird Ihnen ausgezahlt, sobald alle offenen Punkte geklärt sind, in der Regel ein Jahr nach Fertigstellung des Projekts. Die Einbehaltung deckt etwaige Mängel oder mangelhafte Ausführung ab, die während der einjährigen Garantiezeit auftreten können.
Alternativ dazu eine Bankgarantie
Anstatt die Garantie vom Cashflow des Auftragnehmers einbehalten zu lassen, kann dieser eine Bankgarantie in gleicher Höhe stellen. Der Auftraggeber gibt die Zahlung dann umgehend frei, und die Garantie schützt vor etwaigen Ansprüchen. Diese Option verbessert den Cashflow deutlich, ist jedoch mit Kosten verbunden (Bankgebühren, ca. 1 bis 3 % des garantierten Betrags pro Jahr).
Abzüge in Dolibarr einzeichnen
Zur Nachverfolgung von Einbehaltszahlungen in Dolibarr stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können ergänzende Rechnungen erstellen, die den einbehaltenen Beträgen entsprechen und als „Auszahlung ausstehend“ gekennzeichnet sind. Alternativ können Sie benutzerdefinierte Felder in den Rechnungen verwenden, um den einbehaltenen Betrag und das voraussichtliche Auszahlungsdatum anzugeben. Das Modul „Bauprojekte“ bietet diese Funktionalität in der Regel standardmäßig.
Einjährige Nachbeobachtung der Veröffentlichungen
Am wichtigsten ist, nicht zu vergessen, die Freigabe ausstehender Beträge anzufordern. Erstellen Sie daher immer elf Monate nach Projektabschluss einen Termin in Ihrem Dolibarr-Kalender, um sich an die Kontaktaufnahme mit dem Kunden zu erinnern. Für Unternehmen mit zahlreichen Projekten können sich diese Liquiditätsprobleme auf Zehntausende Euro an unbezahlten Rechnungen summieren.
Berücksichtigung von Abzügen
Aus buchhalterischer Sicht bleibt der Einbehalt eine Forderung gegenüber Ihrem Kunden. Er verbleibt auf Konto 411 (Kunden), kann aber zur besseren Nachverfolgung auf ein Unterkonto (z. B. 411800 – Kunden – Einbehalt) übertragen werden. Diese Aufschlüsselung ermöglicht Ihnen einen klaren Überblick über Ihren tatsächlichen ausstehenden Saldo.
8. Baustellenverwaltung mit dem Modul „Projekte“
In der Baubranche ist jedes Projekt ein einzigartiges Vorhaben, das besondere Aufmerksamkeit erfordert. Das Projektmodul von Dolibarr ist dafür das ideale Werkzeug.
Aktivieren und konfigurieren Sie das Modul „Projekte“.
Gehen Sie zu Konfiguration > Module > Projekte und aktivieren Sie das Modul. Mit diesem Modul können Sie alle zugehörigen Elemente unter einer einzigen „Projekt“- (oder Standort-)Entität gruppieren: Angebote, Rechnungen, Zahlungen, Lieferantenbestellungen, Dokumente, Zeitpläne, Notizen, Aufgaben usw. Es entspricht einer vollständigen digitalen Standortdatei.
Erstellen Sie eine neue Baustelle
Für jedes neue Projekt erstellen Sie ein Projekt in Dolibarr. Geben Sie folgende Informationen ein: die Projektreferenz (z. B. RENO-2026-001 für die erste Renovierung im Jahr 2026), die Beschreibung (einschließlich Name des Auftraggebers und Projektadresse), den Auftraggeber, das Startdatum, das geplante Enddatum, das Budget und den Status (in Bearbeitung, pausiert, abgeschlossen). Sie können auch einen Projektmanager zuweisen.
Bringen Sie alle Dokumente an der Baustelle an.
Sobald das Projekt angelegt ist, sollten alle Elemente systematisch damit verknüpft werden: das ursprüngliche Angebot, alle Änderungen, alle Fortschrittsberichte, Bestellungen an Lieferanten, Materialrechnungen und Reisekostenabrechnungen. Durch diese zentrale Verwaltung finden Sie alle Projektelemente sofort, ohne an verschiedenen Stellen suchen zu müssen.
Folgen Sie den Aufgaben auf der Baustelle.
Das Modul „Projekte“ ermöglicht die Erstellung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Baustelle: Abriss, Rohbauarbeiten, Ausbauarbeiten usw. Für jede Aufgabe lassen sich eine geschätzte Dauer, ein Verantwortlicher und ein Fortschrittstracker festlegen. Es handelt sich um ein einfaches Planungstool, das für kleinere Projekte ausreichend sein kann. Bei komplexen Projekten empfiehlt sich die Ergänzung durch ein spezialisiertes Planungstool wie MS Project oder GanttProject.
Dokumente und Fotos der Baustelle
Nutzen Sie das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Dolibarr, um alle Ihre Baustellendokumente zu speichern: Architektenpläne, Vorher-/Während-/Nachher-Fotos, Baustellenberichte und diverse Zertifikate. Fotos sind besonders wertvoll: Sie werden regelmäßig aufgenommen, dokumentieren den Baufortschritt und können im Streitfall als Beweismittel dienen.
9. Lieferanten- und Materialmanagement
In der Bauindustrie machen Materialeinkäufe oft 40 bis 60 % des Umsatzes aus. Daher ist ein sorgfältiges Lieferantenmanagement für die Rentabilität unerlässlich.
Lieferantenprofile erstellen
Gehen Sie zu „Drittanbieter“ > „Neuer Drittanbieter“ und legen Sie jeden Lieferanten an, mit dem Sie regelmäßig zusammenarbeiten: Baustoffhändler (Point.P, Brossette, Cedeo, Frans Bonhomme), Fachhändler, professionelle Baumärkte (Tout Faire Matériaux, Espace Aubade), Geräteverleiher (Loxam, Kiloutou). Geben Sie für jeden Lieferanten folgende Informationen ein: Geschäftsbedingungen (einschließlich etwaiger Rabatte), Zahlungsbedingungen, Ansprechpartner im Vertrieb und Kundennummer.
Lieferantenrechnungen erfassen
Erfassen Sie für jedes Projekt alle zugehörigen Einkaufsrechnungen im Modul „Lieferantenrechnungen“. Diese Dateneingabe ermöglicht Ihnen: die Materialkosten für jedes Projekt genau zu ermitteln, die tatsächliche (nicht theoretische) Gewinnspanne zu berechnen, die abzugsfähige Mehrwertsteuer zu verwalten und Steuererklärungen zu erstellen. Ordnen Sie jede Lieferantenrechnung dem entsprechenden Projekt zu, um eine genaue Nachverfolgung zu gewährleisten.
Auftragsverfolgung
Bevor Sie die Rechnung erfassen, können Sie Bestellungen erstellen und an den Lieferanten senden. Dieser Prozess strukturiert die Einkäufe und verhindert schlecht nachvollziehbare mündliche Bestellungen. Die Bestellung kann dann nach Erhalt in eine Rechnung umgewandelt werden. Diese Nachverfolgbarkeit ist im Falle von Bestellstreitigkeiten von unschätzbarem Wert.
Verwaltung von Materialbeständen
Wenn Sie regelmäßig benötigte Materialien (Schrauben, Dichtungen, Verbrauchsmaterialien usw.) auf Lager halten, aktivieren Sie das Modul „Lagerverwaltung“ in Dolibarr. Damit können Sie: Zugänge (Einkäufe) und Abgänge (Verbrauch vor Ort) erfassen, Lagerbestände in Echtzeit verfolgen, Warnmeldungen bei niedrigen Beständen einrichten und den Lagerbestand am Ende des Geschäftsjahres bewerten. Für Organisationen mit geringem Dauerlagerbestand ist diese Verwaltung möglicherweise nicht erforderlich.
Kostenanalyse durch den Lieferanten
Dolibarr bietet Einkaufsanalysen nach Lieferanten. Sie sehen, welchen Anteil Ihres Umsatzes jeder Lieferant ausmacht – ein hilfreiches Instrument für die Verhandlung von Geschäftsbedingungen. Wenn ein Lieferant mehr als 10 % Ihrer Einkäufe generiert, ist es ratsam, einen Rabatt auszuhandeln.
10. Untervergabe und rechtliche Verpflichtungen
Die Bauindustrie ist stark auf Subunternehmer angewiesen, die strengen gesetzlichen Bestimmungen unterliegen. Dolibarr kann Sie bei der Erfüllung dieser Verpflichtungen unterstützen.
Der rechtliche Rahmen für die Vergabe von Unteraufträgen
Das Gesetz von 1975 über die Vergabe von Unteraufträgen legt dem Hauptauftragnehmer verschiedene Pflichten auf. Er muss: den Unterauftragnehmer dem Bauherrn melden (bei öffentlichen Aufträgen), dessen Zahlungsbedingungen genehmigen lassen, dessen Qualifikationen und Versicherungen überprüfen und sicherstellen, dass dieser seinen Sozialversicherungs- (URSSAF) und Steuerpflichten nachkommt. Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann zu empfindlichen Strafen führen.
Verfolgung von Subunternehmern in Dolibarr
Legen Sie jeden Subunternehmer als Drittanbieter (Lieferanten) in Dolibarr mit der Kategorie „Subunternehmer“ an. Halten Sie für jeden Subunternehmer folgende Dokumente bereit: Kbis-Auszug oder Handelsregisterauszug, gültige zehnjährige Haftpflichtversicherung, URSSAF-Konformitätsbescheinigung (alle sechs Monate zu erneuern) und Nachweis der jeweiligen Qualifikationen.
URSSAF-Vigilanzzertifikat
Für jeden Unterauftragsvertrag über 5.000 € (ohne MwSt.) müssen Sie die URSSAF-Konformitätsbescheinigung Ihres Unterauftragnehmers einholen und aufbewahren. Diese Bescheinigung bestätigt, dass er seine Sozialversicherungsbeiträge fristgerecht entrichtet hat. Sie muss alle sechs Monate erneuert werden. Richten Sie in Dolibarr einen Kalendereintrag ein, der die Erneuerung vor Ablauf der Bescheinigung anfordert.
Verwaltung von Unterauftragsrechnungen
Rechnungen von Unterauftragnehmern werden wie reguläre Lieferantenrechnungen erfasst, jedoch dem jeweiligen Projekt (Baustelle) zugeordnet. Prüfen Sie stets die Übereinstimmung mit dem unterzeichneten Unterauftragnehmervertrag: Betrag, Leistungen und Zahlungsbedingungen. Die Unterauftragsvergabe erfolgt auf dem Konto 611 (Allgemeine Unterauftragsvergabe).
Direkte Zahlung an den Subunternehmer
Bei öffentlichen Aufträgen profitieren benannte und zugelassene Subunternehmer von Direktzahlungen: Der Auftraggeber zahlt direkt an sie, ohne den Hauptauftragnehmer einzubeziehen. Dieses Verfahren schützt den Subunternehmer im Falle eines Zahlungsausfalls des Hauptauftragnehmers. Um Doppelzahlungen zu vermeiden, sollte in Dolibarr klar ersichtlich sein, welche Subunternehmer Direktzahlungen erhalten.
11. Drittanbietermodule, die auf Bauwesen und öffentliche Arbeiten spezialisiert sind
Dolistore bietet verschiedene Module speziell für die Bauindustrie an, die Dolibarr zu einer branchenspezifischen Lösung machen. Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Module.
Das Modul für Bauangebote und Rechnungen
Dieses Modul ist wahrscheinlich das wichtigste für Bauprofis. Es erweitert die Standardfunktionen um: Chargen- und Unterchargenverwaltung, detaillierte Einheitspreise für Arbeitsleistung und Material, automatische Berechnung der direkten Kosten, Berücksichtigung branchenspezifischer Mehrwertsteuersätze und branchenspezifische PDF-Vorlagen. Die Kosten für diesen einmaligen Kauf liegen voraussichtlich zwischen 50 € und 150 €.
Das Modul „Arbeitssituationen“
Unverzichtbar für langfristige Projekte. Es automatisiert die Erstellung von Abschlagsrechnungen, die kumulative Berechnung von Vorauszahlungen, die Verwaltung von Abnahmebescheinigungen und die Generierung von Dokumenten gemäß den Baunormen. Eine Investition zwischen 80 und 200 Euro, die sich schnell amortisiert.
Das Modul zur Beibehaltung der Garantie
Dieses Spezialmodul verwaltet automatisch Einbehalte: automatische Berechnung auf Rechnungen, Nachverfolgung der einbehaltenen Beträge pro Projekt, Benachrichtigungen bei Fälligkeit der Freigabe und Erstellung von Freigabeanträgen. Besonders nützlich für Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben. Kosten: 50 bis 100 Euro.
Das Modul „Preisbibliothek“
Mit diesem Modul verwalten Sie eine bauspezifische Preisbibliothek mit Standardpreislisten: Arbeitskosten nach Gewerk, Materialkosten mit ihren Varianten, Zubehör und Subunternehmerleistungen. Sie können schnell Angebote erstellen, indem Sie aus dieser vorstrukturierten Bibliothek auswählen. Kosten: 80 € bis 200 €.
Bauabrechnungsmodule
Ergänzend zu den integrierten Buchhaltungsfunktionen von Dolibarr bieten Module branchenspezifische Funktionalitäten für die Bauindustrie: Materialbestandsverfolgung, Kostenrechnung pro Projekt, Anlagenverwaltung (Maschinen, Fahrzeuge) und Rentabilitätsübersichten pro Projekt. Diese Module werden häufig als Pakete für 200 bis 400 Euro angeboten.
Personalmanagementmodule
Für Unternehmen mit Mitarbeitern auf Baustellen stehen Module zur Verfügung, die folgende Funktionen verwalten: Zeiterfassung pro Baustelle und Mitarbeiter, wöchentliche Stundenzettel, Überstundenberechnung, Verpflegungs- und Reisekostenabrechnung. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang.
???? TIPP: Lesen Sie vor dem Kauf eines Moduls die Bewertungen im Dolistore sorgfältig durch und fordern Sie eine Demo an. Prüfen Sie außerdem die Kompatibilität mit Ihrer Dolibarr-Version und den Support des Entwicklers.
12. Obligatorische Zertifikate und Informationen
Die Baubranche stellt zahlreiche Anforderungen an Geschäftsdokumente. Mit Dolibarr können Sie diese nach der korrekten Konfiguration automatisch verwalten.
Pflichtangaben für Angebote
Zusätzlich zu den Standardinformationen müssen Ihre Bauangebote Folgendes enthalten: Ihre SIRET-Nummer, Ihre innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ihren APE/NAF-Code (in der Regel 41-43 für den Bausektor), Ihre Rechtsform und Ihr Stammkapital für Unternehmen, Ihre beruflichen Qualifikationen mit Referenzen (Qualibat, RGE, Qualifelec usw.), Ihre zehnjährigen Versicherungsreferenzen (Versicherer und Vertragsnummer), Erwähnung der zweijährigen und der zehnjährigen Gewährleistung, den voraussichtlichen Fertigstellungstermin der Arbeiten sowie etwaige Vertragsstrafen bei Verzögerung.