Die Wahl des richtigen CRM-Systems (Customer Relationship Management) ist eine strategische Entscheidung für jedes kleine oder mittlere Unternehmen (KMU). Es geht nicht nur um den Kauf einer Software, sondern um eine Investition in die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen mit potenziellen Kunden, bestehenden Kunden und Partnern kommuniziert. Unter den vielen verfügbaren Optionen zeichnen sich Dolibarr und HubSpot durch ihre Funktionen, ihre große Nutzerbasis und ihre sehr unterschiedlichen Ansätze aus. Aber welches System passt besser zu den Bedürfnissen eines KMU?

In diesem umfassenden Leitfaden vergleichen wir Dolibarr und HubSpot in verschiedenen Bereichen: Benutzerfreundlichkeit, Kosten, Funktionen, Anpassbarkeit, Skalierbarkeit und Support. Ziel ist es, KMUs bei der Auswahl zu helfen – basierend auf realen Szenarien und praktischen Anforderungen.

1. Philosophie der beiden Plattformen

Dolibarr ist eine Open-Source-ERP- und CRM-Lösung, modular, flexibel und für die Eigeninstallation konzipiert. Als Open-Source-Lösung können Unternehmen die Plattform an ihre spezifischen Anforderungen anpassen – ohne Abhängigkeit von externen Anbietern. Sie kombiniert CRM, ERP, Projektmanagement, Lager, Rechnungsstellung und HR in einer einzigen Suite.

HubSpot ist eine cloudbasierte SaaS-Plattform, die ursprünglich als Marketing-Tool entwickelt wurde und sich zu einem vollwertigen CRM weiterentwickelt hat. Sie überzeugt durch Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und ein intuitives Interface – ideal für Vertriebs- und Marketing-Teams. Im Gegensatz zu Dolibarr ist HubSpot proprietär und folgt einem Freemium-Modell.

Diese grundlegenden Unterschiede beeinflussen, wie sich die Systeme in die Geschäftsprozesse integrieren lassen.

2. Preisstruktur und Gesamtbetriebskosten

Hier zeigt sich einer der größten Unterschiede:

• Dolibarr: kostenlos herunterladbar und nutzbar, da Open Source. Kosten entstehen durch Hosting, Konfiguration, Anpassungen und ggf. externe Unterstützung. Für technisch versierte KMUs oder mit IT-Partner besonders günstig.

• HubSpot: bietet einen kostenlosen Einstieg, aber die Kosten steigen schnell. Das Basismodul ist gratis, erweiterte Marketing-, Vertriebs- oder Supportfunktionen erfordern jedoch teure Abos.

Beispiel: Ein Team von fünf Personen, das Marketing Hub Pro und Sales Hub Starter nutzt, zahlt über 1.000 €/Monat. Dolibarr mit Eigenhosting kostet unter 50 €/Monat.

Für kostenbewusste KMUs bietet Dolibarr klare Vorteile.

3. Vergleich der CRM-Funktionen

Fazit: Beide Systeme bieten starke CRM-Funktionalität. HubSpot punktet bei Benutzerfreundlichkeit, Dolibarr bei Flexibilität.

4. Anpassung und Flexibilität

Dolibarr bietet hier klare Vorteile:

• Dolibarr:

  • Quellcode vollständig anpassbar.

  • Hunderte Module via Dolistore.

  • Eigene Felder, PDF-Vorlagen, Workflows.

  • Offene API und Modulgenerator.

• HubSpot:

  • Felder & Pipelines anpassbar.

  • Anpassungen je nach Tarif eingeschränkt.

  • Komplexe Anpassungen kostenintensiv.

Mit technischem Know-how ist Dolibarr nahezu unbegrenzt anpassbar.

5. Integrationen und Ökosystem

• HubSpot:

  • Über 1.000 fertige Integrationen.

  • Verbindet sich einfach mit Google, Microsoft, Slack, Zoom, Shopify usw.

  • Sehr benutzerfreundlicher Marketplace.

• Dolibarr:

  • API verfügbar.

  • Weniger native Integrationen, aber viele Module.

  • Verbindung zu Mailchimp, WooCommerce, PayPal u.v.m. möglich.

HubSpot überzeugt mit Plug-and-Play. Dolibarr ist stark für individuelle Lösungen.

6. Marketing- & Vertriebsautomatisierung

Hier liegt HubSpots Kernkompetenz:

• HubSpot:

  • Automatisierte E-Mails, Lead Scoring, A/B-Tests.

  • Landing Pages, Formulare, SEO, Social Media.

  • Automationen über Workflows und Sequenzen.

• Dolibarr:

  • Basis-Mailing, Newsletter-Module.

  • Keine nativen Landing Pages.

  • Automatisierung über Workflows oder externe Tools möglich.

Für digitales Marketing ist HubSpot besser. Dolibarr überzeugt bei operativer CRM-Nutzung.

7. Dateneigentum und Datenschutz

Besonders wichtig für EU-KMUs:

• Dolibarr:

  • Daten auf eigenen Servern.

  • Volle Kontrolle über Zugriffe und Backups.

  • Kein Datentransfer ohne Ihre Zustimmung.

• HubSpot:

  • Cloudspeicherung (USA/EU).

  • Eigene Datenschutzrichtlinien.

Für Datenschutz und Compliance spricht vieles für Dolibarr.

8. Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve

• HubSpot:

  • Sehr modernes Interface.

  • Umfangreiche Hilfe & Support.

  • Für Nicht-Techniker geeignet.

• Dolibarr:

  • Einfach, aber optisch weniger modern.

  • Gute Doku, aktive Community.

  • Eignet sich bei technischer Unterstützung.

HubSpot für Vertrieb/Marketing-Teams, Dolibarr für strukturierte, tech-affine Teams.

9. Support und Community

• Dolibarr:

  • Hilfe via Forum & Community.

  • Drittanbieter-Support möglich.

  • Regelmäßige Updates.

• HubSpot:

  • 24/7-Support je nach Tarif.

  • Ressourcen-Center, Academy.

HubSpot bietet Premiumsupport. Dolibarr punktet mit Flexibilität.

10. Skalierbarkeit für wachsende KMUs

• Dolibarr:

  • Skaliert selbstständig.

  • Keine Nutzergebühren.

  • Module je nach Bedarf ergänzbar.

• HubSpot:

  • Skaliert über Tarifmodelle.

  • Kosten steigen mit Nutzern und Funktionen.

Dolibarr bietet planbare Skalierung ohne Lizenzstress.

11. Typische Einsatzszenarien

• Dolibarr wird genutzt von:

  • Freelancern und Mikrounternehmen.

  • KMUs, die ein Komplettsystem (ERP/CRM) suchen.

  • EU-Firmen mit hohem Datenschutzanspruch.

• HubSpot ist beliebt bei:

  • Marketingagenturen.

  • SaaS-Startups.

  • Teams mit Fokus auf Leadgenerierung und Automatisierung.

Die Wahl hängt vom Geschäftsmodell ab.

12. Entscheidungshilfe: Was passt besser?

Wähle Dolibarr, wenn:

• Technisches Know-how vorhanden ist.

• Datenschutz & Kontrolle oberste Priorität haben.

• Ein ERP/CRM-System aus einer Hand benötigt wird.

• Das Budget begrenzt ist.

Wähle HubSpot, wenn:

• Du ein sofort einsetzbares System suchst.

• Marketingautomatisierung wichtig ist.

• Du SaaS bevorzugst und Support brauchst.

• Ein höheres Budget verfügbar ist.

Fazit

Dolibarr und HubSpot sind starke CRM-Lösungen – aber für unterschiedliche Zielgruppen. Für selbstständige, kostenbewusste und datenschutzorientierte KMUs ist Dolibarr ideal. HubSpot glänzt mit Nutzerfreundlichkeit und Marketingpower – perfekt für wachstumsorientierte Teams.

Am Ende entscheidet dein Geschäftsmodell: Willst du Kontrolle und Flexibilität – nimm Dolibarr. Willst du Komfort und Automatisierung – dann HubSpot.