Die Verwaltung von Immobilien kann ohne die richtigen Werkzeuge schnell unübersichtlich werden. Zwischen Mietverträgen, Mietern, Ausgaben, Wartung und Finanzberichten ist das Immobilienmanagement komplex und vielschichtig. Glücklicherweise bietet Dolibarr, eine Open-Source-ERP- und CRM-Software-Suite, ein leistungsstarkes Modul für die Immobilienverwaltung, das Ihre Prozesse erheblich vereinfachen und optimieren kann.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie das Property Management-Modul von Dolibarr effektiv nutzen, stellt die wichtigsten Funktionen vor und erklärt, wie es Ihre Immobilienverwaltung transformieren kann.
Was ist Dolibarr ERP/CRM
Dolibarr ist ein Open-Source-ERP- und CRM-System, das für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Durch den modularen Aufbau können Nutzer nur die benötigten Funktionen aktivieren, was Dolibarr anpassungsfähig und ressourcenschonend macht. Die Anwendung ist webbasiert und somit überall zugänglich. Da sie in PHP programmiert ist, lässt sie sich leicht auf den meisten Servern hosten.
Dolibarr deckt eine Vielzahl von Funktionen ab: Fakturierung, Buchhaltung, Projektmanagement, Personalwesen, Lagerverwaltung, CRM und mehr. Das Property Management-Modul ergänzt diese Funktionen um eine Lösung speziell für Immobilieneigentümer, Vermieter und Verwalter.
Start mit dem Property Management-Modul
Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass das Property Management-Modul in Dolibarr aktiviert ist. Navigieren Sie dazu im Administrationsbereich zur Modulliste und aktivieren Sie "Property Management".
Nach der Aktivierung integriert sich das Modul mit anderen wie Dritte, Rechnungen und Bankkonten. So lassen sich Immobilienprozesse nahtlos in die übrige Geschäftsverwaltung einfügen.
Einrichten Ihres Immobilienportfolios
Der erste Schritt ist das Anlegen jeder Immobilie im System. Für jedes Objekt können Sie folgende Informationen erfassen:
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Name und Typ der Immobilie (Wohn-, Gewerbe-, Industrieobjekt usw.)
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Adresse und Standortdaten
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Fläche und Aufteilung
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Eigentumsinformationen
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Kaufpreis und Erwerbsdatum
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Zugehörige Dokumente (Verträge, Urkunden etc.)
Dolibarr erlaubt es, Dateien direkt an die Objektkarteien anzuhängen – das spart Zeit, verbessert die Organisation und sorgt für rechtliche Sicherheit.
Verwaltung von Einheiten und Mietern
Bei Immobilien mit mehreren Einheiten (z. B. Wohnhäuser) können Sie jede Einheit einzeln anlegen. So ist eine detaillierte Verwaltung möglich, inklusive der Zuweisung individueller Mieter je Einheit.
Mieterinformationen umfassen:
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Kontaktdaten
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Mietbeginn und -ende
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Mietbeträge und Zahlungsmodalitäten
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Kautionsinformationen
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Benutzerdefinierte Mietverträge
Mieter lassen sich als Dritte im CRM-Modul verwalten, inklusive Historien, Kommunikation und Erinnerungen.
Verwaltung von Mietverträgen
Das Modul ermöglicht das Erstellen und Verfolgen von Mietverträgen, die Immobilien und Mietern zugeordnet sind. Vertragsdetails umfassen:
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Monatliche oder jährliche Miete
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Zahlungsrhythmen und Fälligkeiten
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Vertragsbedingungen
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Indexierungs- oder Anpassungsklauseln
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Verlängerungs- oder Kündigungskonditionen
Automatische Erinnerungen helfen bei der Verwaltung von Fristen und verhindern rechtliche Probleme.
Mieteinnahmen und Finanzübersicht
Ein großer Vorteil ist die Integration mit Buchhaltung und Fakturierung. Mieteinnahmen können automatisiert in Rechnung gestellt und Zahlungen verfolgt werden.
So funktioniert es:
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Zahlungsplan je Vertrag definieren.
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Wiederkehrende Rechnungen erstellen.
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Zahlungseingänge mit Bankkonten verknüpfen.
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Ausstehende Zahlungen überwachen und Mahnungen versenden.
Dashboards und Berichte geben Ihnen Überblick über Einnahmen, offene Forderungen und die finanzielle Performance.
Kosten- und Wartungsmanagement
Immobilien benötigen laufende Pflege. Das Modul erlaubt Ihnen, sämtliche Ausgaben zu dokumentieren und diesen bestimmten Objekten oder Einheiten zuzuweisen.
Für jede Wartung können Sie erfassen:
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Beschreibung
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Dienstleister
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Datum und Kosten
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Belege und Rechnungen
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Status (geplant, laufend, abgeschlossen)
Regelmäßige Wartungen (Heizung, Aufzüge, etc.) können mit Erinnerungen geplant werden – so geht nichts unter.
Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnung
In Mehrparteienhäusern müssen gemeinsame Kosten wie Strom oder Reinigung gerecht aufgeteilt werden. Dolibarr unterstützt eine flexible Kostenverteilung – pauschal oder basierend auf Fläche oder Personenanzahl.
Verwaltbar sind:
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Monatliche oder vierteljährliche Betriebskosten
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Vorschüsse und Abrechnungen
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Kostenanteile pro Mieter
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Transparente Berichte
Das sorgt für Fairness und reduziert Streitigkeiten.
Individuelle Berichte und KPIs
Immobilienverwalter benötigen aussagekräftige Kennzahlen. Dolibarr bietet Reports und KPI-Tracking, z. B.:
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Belegungsquote
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Durchschnittsmiete pro Einheit
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Einnahmen vs. Ausgaben je Immobilie
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Effizienz bei Zahlungseingängen
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Mieterfluktuation
Berichte sind exportierbar (PDF, Excel, CSV) oder planbar für automatische Zustellung.
Rechtssicherheit und Dokumentation
Rechtliche Vorschriften zu erfüllen ist essenziell. Mit Dolibarr können Sie:
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Erinnerungen für Zertifikate (z. B. Energieausweis) setzen
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Dokumente und Prüfberichte archivieren
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Bußgelder oder Streitfälle nachverfolgen
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Juristische Kommunikation dokumentieren
Alles ist zentral gespeichert und leicht abrufbar.
Modulübergreifende Integration
Ein Hauptvorteil von Dolibarr ist die modulare Integration. Das Property-Modul arbeitet mit:
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Banken: Zahlungsabgleiche
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Buchhaltung: Ausgaben, Abschreibungen, Steuern
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Projekte: Renovierungen, Umbauten
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CRM: Mietinteressenten und Kontakte
Ein zentrales System für Ihre gesamte Organisation.
Skalierbarkeit und Benutzerrollen
Ob 3 oder 300 Objekte – Dolibarr wächst mit. Benutzerrollen lassen sich differenziert vergeben:
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Verwalter: Vollzugriff auf Mieterdaten
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Buchhalter: nur Finanzdaten
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Techniker: nur Wartung und Aufgaben
Damit eignet sich Dolibarr für Einzelpersonen wie auch große Verwaltungen.
Mobiler Zugriff und Fernverwaltung
Als webbasierte Lösung ist Dolibarr von jedem Gerät aus nutzbar. Community-Apps bieten Zugriff auf Kontakte, Aufgaben und Dokumente unterwegs.
Ideal für mobile Einsätze: Mieterdaten vor Ort prüfen, Fotos hochladen oder Freigaben erteilen.
Datensicherheit und Backups
Datenschutz ist entscheidend:
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HTTPS-Verschlüsselung
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Benutzerverwaltung und Rechte
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Backup-Tools
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Änderungsprotokolle
Dolibarr kann lokal oder bei Cloud-Anbietern gehostet werden.
Individuelle Anpassung und Erweiterungen
Als Open-Source-Software ist Dolibarr vollständig anpassbar. Sie können Felder, Berichte oder Schnittstellen selbst erstellen oder anpassen.
Zudem gibt es einen wachsenden Marktplatz mit Erweiterungen:
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SMS-Erinnerungen
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Online-Portale für Mieter
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Zahlungsanbieter-Integration
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Erweiterte Analyse-Tools
Dolibarr ist damit zukunftssicher und flexibel.
Fazit: Immobilienverwaltung leicht gemacht
Mit dem Property Management-Modul von Dolibarr können Sie Ihre Immobilienverwaltung zentralisieren und digitalisieren. Von Verträgen und Zahlungen bis zu Wartung und Rechtsfragen deckt das System alle Aspekte ab.
Ob privater Vermieter, Agentur oder Investor – mit Dolibarr steigern Sie Effizienz, Transparenz und Kontrolle.
Nehmen Sie Ihre Immobilienverwaltung selbst in die Hand – mit Dolibarr wird sie einfacher denn je.