Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) für Ihr Unternehmen zu erstellen, mag wie ein komplexes Projekt erscheinen, das Monate an Entwicklung und Tausende von Euro erfordert. Dank Open-Source-Plattformen wie Dolibarr ist es jedoch möglich, ein vollständiges und funktionales ERP maßgeschneidert für Ihr Unternehmen in nur einem Tag einzurichten. Dolibarr bietet eine modulare, benutzerfreundliche und skalierbare Lösung, die CRM, Fakturierung, Lagerverwaltung, Personalwesen und vieles mehr abdeckt.

In diesem ausführlichen Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Dolibarr in nur 24 Stunden ein betriebsbereites ERP-System einrichten. Egal, ob Sie ein Start-up, Freiberufler, kleines Unternehmen oder Verein sind – dieser Leitfaden hilft Ihnen, schnell ein zuverlässiges und professionelles System zu implementieren.

Was ist Dolibarr?

Dolibarr ERP & CRM ist eine Open-Source-Software-Suite für kleine und mittlere Unternehmen. Sie integriert verschiedene Module für:

• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

• Angebote und Bestellungen

• Fakturierung und Zahlungen

• Lager und Inventar

• Projekt- und Aufgabenmanagement

• Personalwesen

• Buchhaltung (einfach bis fortgeschritten)

• E-Commerce-Integration

Dolibarr kann lokal, auf einem Cloud-VPS oder über einen vorkonfigurierten SaaS-Anbieter installiert werden. Es ist leichtgewichtig, schnell und wird regelmäßig von einer aktiven Community aktualisiert.

Stunde 1: Die Umgebung vorbereiten

Wählen Sie Ihre Hosting-Variante:

Optionen:

• Lokale Installation mit XAMPP, WAMP oder MAMP (zum Testen)

• VPS/Cloud-Server (empfohlen für die Produktion)

• Shared Hosting mit Softaculous

• Dolibarr SaaS-Anbieter (z. B. DoliCloud)

Für die meisten Benutzer ist ein VPS mit Ubuntu 20.04+, Apache, MySQL und PHP 7.4+ ideal.

Checkliste:

• Apache, MySQL, PHP installieren

• MySQL-Datenbank und Benutzer anlegen

• Neueste Dolibarr-Version von https://www.dolibarr.org herunterladen

• Dateien in das Webverzeichnis extrahieren (z. B. /var/www/html/dolibarr)

• Installationsassistent im Browser starten (http://ihredomain.com/dolibarr/install)

Installationsassistent abschließen und Verzeichnis /install löschen.

Stunde 2: Unternehmensdaten einrichten

Nach dem Admin-Login gehen Sie zu Startseite > Einrichtung > Unternehmen/Organisation und tragen ein:

• Firmenname

• Logo

• Adresse

• Handelsregisternummer

• USt-ID (falls vorhanden)

• Zeitzone und Währung

Diese Informationen erscheinen automatisch auf Dokumenten (Rechnungen, Angebote, Bestellungen etc.).

Stunde 3: Wichtige Module aktivieren

Gehen Sie zu Einrichtung > Module, um Folgendes zu aktivieren:

Empfohlene Module:

• Dritte (Kunden und Lieferanten)

• Produkte/Dienstleistungen

• Angebote

• Bestellungen

• Rechnungen

• Bank/Kasse

• Projekte (wenn Sie Aufgaben verwalten)

• Lager

Konfigurieren Sie grundlegende Einstellungen wie Nummernkreise, Steuersätze und Zahlungsbedingungen.

Stunde 4: Benutzer und Rollen anlegen

Wenn Sie im Team arbeiten, gehen Sie zu Benutzer & Gruppen:

• Erstellen Sie für jeden Mitarbeiter ein Konto

• Bilden Sie Gruppen (Vertrieb, Buchhaltung, Verwaltung)

• Weisen Sie Berechtigungen pro Modul zu

Vermeiden Sie es, das Admin-Konto gemeinsam zu nutzen. Rollenbasierte Zugriffe sorgen für Sicherheit.

Stunde 5: Produkte und Dienstleistungen einpflegen

Unter Produkte/Dienstleistungen fügen Sie Ihre Angebote hinzu:

• Name

• Artikelnummer

• Beschreibung

• Preis (netto/brutto)

• Typ: Produkt oder Dienstleistung

• Lagerbestand (optional)

Bei physischen Produkten legen Sie Lagerorte und Mindestbestände fest.

Stunde 6: Kunden und Lieferanten anlegen

Im Modul Dritte erstellen Sie Ihre Kontakte:

• Eintrag pro Firma oder Person

• Status festlegen (Kunde, Lieferant oder beides)

• Zahlungsbedingungen eintragen

• Kontakte, Adressen, Telefonnummern, E-Mail angeben

Für bestehende Daten verwenden Sie den CSV-Import.

Stunden 7–8: Dokumentvorlagen anpassen

Dolibarr bietet PDF-Vorlagen für Geschäftsdokumente.

Ablauf:

• Einrichtung > Module > Rechnungen (oder Angebote) öffnen

• Vorlage auswählen (z. B. Crabe, Azur)

• Logo und Firmenangaben einfügen

• Kopf- und Fußzeilen, Hinweise anpassen

Erstellen Sie eine Testrechnung zur Vorschau.

Stunde 9: Zahlungsmethoden und Bankkonten einrichten

In Bank & Kasse:

• Bankkonten anlegen (Name, IBAN, BIC)

• Zahlungsarten definieren (Überweisung, PayPal, etc.)

• Zahlungsziele konfigurieren (z. B. 30 Tage netto)

Das erleichtert die Buchhaltung und Berichterstattung.

Stunde 10: Einen Verkaufsprozess testen

Führen Sie einen vollständigen Verkaufsablauf durch:

1. Kunden anlegen

2. Angebot erstellen

3. In Auftrag umwandeln

4. Rechnung generieren

5. Zahlung erfassen

Alle Schritte sind miteinander verknüpft.

Stunde 11: Projekte und Aufgaben (optional)

Wenn Sie Dienstleistungen anbieten:

• Projektmodul aktivieren

• Projekt anlegen

• Aufgaben, Deadlines, Zuständige definieren

• Verknüpfung mit Dokumenten, Rechnungen, Dateien

Verfolgen Sie Fortschritt, Zeitaufwand und Budget.

Stunden 12–13: Lagerverwaltung

Für physische Produkte:

• Lager-Modul aktivieren

• Lagerorte definieren

• Anfangsbestände eintragen

• Mindestmengen und Warnstufen setzen

• Interne Lagerbewegungen verfolgen

Lager wird bei Verkäufen automatisch angepasst.

Stunde 14: Automatisierungen & Benachrichtigungen

Dolibarr unterstützt:

• Wiederkehrende Rechnungen

• Zahlungserinnerungen per E-Mail

• Projekt- und Aufgabenbenachrichtigungen

Cronjobs auf dem Server konfigurieren für geplante Aktionen (Backup, Benachrichtigungen etc.).

Stunde 15: Daten importieren (optional)

In Werkzeuge > Import:

• Kunden

• Produkte

• Rechnungen

Nutzen Sie die CSV-Vorlagen und achten Sie auf die Feldzuordnung.

Stunde 16: Sicherheit erhöhen

Empfohlene Maßnahmen:

• Ordner /install löschen

• HTTPS aktivieren

• Tägliche Backups einrichten

• Starke Passwörter verwenden

• Admin-Rechte einschränken

Optional: Firewall, fail2ban, VPS-Backups einbinden.

Stunde 17: Erweiterungen erkunden (Dolistore)

Dolistore ist der offizielle Modul-Marktplatz. Beliebte Erweiterungen:

• Erweiterte Buchhaltung

• Gantt-Diagramme

• E-Mail-Marketing

• POS (Point of Sale)

• E-Commerce-Anbindung (z. B. Prestashop, WooCommerce)

Installation direkt im Admin-Panel.

Stunden 18–19: System komplett testen

Führen Sie einen End-to-End-Test durch:

• Lead → Kunde

• Produkt anlegen

• Angebot → Bestellung → Rechnung

• Zahlung buchen

• Lagerbestand prüfen

• Projekt und Aufgabe erstellen

So stellen Sie sicher, dass alles funktioniert.

Stunde 20: Backup & Überwachung

Backup-Strategie aufsetzen:

• Datenbank-Export per Cronjob

• Dateisicherungen

• Externe Speicherung (Dropbox, Google Drive usw.)

Tools wie UptimeRobot oder Netdata für Monitoring nutzen.

Stunden 21–22: Team schulen

Auch ein einfaches ERP braucht Schulung. Erstellen Sie Kurzleitfäden:

• Kunden hinzufügen

• Rechnung schreiben

• Zahlungen verfolgen

• Lager verwalten

Schulen Sie Schlüsselpersonen und etablieren Sie einen Supportprozess.

Stunde 23: Oberfläche anpassen

System finalisieren:

• Design/Theme auswählen

• Dashboard anpassen

• Menüstruktur überarbeiten

• Sprache und Währung je Nutzer setzen

Ihr System soll Ihre Unternehmensidentität widerspiegeln.

Stunde 24: Live gehen!

Ihr ERP mit Dolibarr ist nach nur einem Tag einsatzbereit.

Finale Checkliste:

• SSL aktiv

• Backups eingerichtet

• Team geschult

• Module getestet

• Mobile Zugriff funktioniert

Glückwunsch – Sie haben Zeit und Geld gespart und ein skalierbares Tool eingerichtet.

Fazit

Ein ERP an einem Tag einzurichten, ist keine Utopie mehr. Mit Dolibarr und guter Planung realisieren Sie ein professionelles, flexibles System – ganz ohne Programmierung.

Von Verkauf über Lager bis Buchhaltung: Dolibarr zentralisiert Ihre Geschäftsprozesse und gibt Ihnen den Fokus zurück – für das Wesentliche: Ihr Business.

Egal ob Sie gerade starten oder modernisieren – Dolibarr ist der schnellste Weg zu Ihrem ERP – heute.