Dolibarr ERP & CRM ist eine Open-Source-Business-Management-Suite, die die Abläufe für kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler und gemeinnützige Organisationen vereinfacht. Dank seiner modularen Struktur, benutzerfreundlichen Oberfläche und einer breiten Palette von Funktionen – von der Rechnungsstellung bis zum Personalmanagement – ist Dolibarr eine leistungsstarke und dennoch zugängliche ERP-Lösung.

Diese umfassende Schnellstart-Anleitung richtet sich an Benutzer, die Dolibarr zum ersten Mal verwenden. Mit den folgenden Schritten und Tipps richtest du deine Dolibarr-Instanz auf einer soliden Grundlage ein, die den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird.

Schritt 1: Was ist Dolibarr?

Bevor du mit der Einrichtung beginnst, solltest du verstehen, was Dolibarr bietet. Im Gegensatz zu monolithischen ERP-Systemen arbeitet Dolibarr modular. Du aktivierst nur die Funktionen, die du wirklich brauchst – das hält die Oberfläche schlank und die Leistung hoch.

Hauptfunktionen:

• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

• Rechnungsstellung und Zahlungsmanagement

• Angebote und Bestellungen

• Lagerverwaltung

• Projekte und Aufgaben

• Buchhaltung

• Personalverwaltung

• Unterstützung von Erweiterungen über Dolistore

Dolibarr kann lokal, auf Shared Hosting, via Docker oder in der Cloud betrieben werden. Es wächst mit deinem Unternehmen.

Schritt 2: Erste Anmeldung und Grundeinstellungen

Nach der Installation und dem Löschen des Ordners /install/ (aus Sicherheitsgründen), meldest du dich mit den während der Einrichtung vergebenen Admin-Zugangsdaten an.

Du wirst zum Haupt-Dashboard weitergeleitet, wo du das System auf deine Firma anpassen kannst.

Erste Maßnahmen:

• Sprache und Zeitzone einstellen

• Gehe zu Startseite > Einrichtung > Unternehmen/Organisation, um Name, Adresse, Logo und rechtliche Angaben deiner Firma einzutragen

• Geschäftsjahr und Währung konfigurieren

Diese Grundeinstellungen werden in allen Dokumenten und Prozessen verwendet.

Schritt 3: Wichtige Module aktivieren

Dolibarr aktiviert zu Beginn nur die notwendigsten Funktionen. Gehe zu Startseite > Einrichtung > Module/Anwendungen und aktiviere nur das, was du wirklich brauchst.

Empfehlenswerte Module für Einsteiger:

• Dritte (Kunden und Lieferanten)

• Produkte/Dienstleistungen

• Rechnungen

• Angebote

• Bestellungen

• Bank/Kasse

Jedes Modul verfügt über eigene Einstellungen, die du nach der Aktivierung anpassen kannst.

Schritt 4: Benutzer hinzufügen und Rollen vergeben

Wenn du Dolibarr allein nutzt, kannst du diesen Schritt überspringen. Für Teams gehe zu Benutzer & Gruppen > Neuer Benutzer.

Beispiele für Rollen:

• Vertrieb

• Buchhaltung

• Projektleitung

• Administrator

Weise jedem Benutzer spezifische Rechte zu, um den Zugriff auf das Nötigste zu beschränken.

Schritt 5: Produkt- und Dienstleistungskatalog anlegen

Unter Produkte/Dienstleistungen legst du die Artikel an, die du anbietest. Dolibarr unterstützt physische Produkte, Dienstleistungen nach Stunden oder Abonnements.

Eingabefelder:

• Name und Referenz

• Beschreibung

• Preis (mit oder ohne MwSt.)

• Typ (Produkt oder Dienstleistung)

• Lagerbestand (falls relevant)

Du kannst auch Lieferanten zuordnen, Lager verwalten, Barcodes definieren und benutzerdefinierte Attribute anlegen.

Schritt 6: Kunden und Lieferanten anlegen

Gehe zu Dritte > Neuer Dritter, um Kunden, Lieferanten oder Partner anzulegen.

Nützliche Felder:

• Firmen- oder Personenname

• Ansprechpartner

• Rechnungs- und Lieferadressen

• Steuer-/USt-Nummer

• Zahlungsbedingungen und -methoden

Gut gepflegte Daten vereinfachen Angebote, Rechnungen und CRM-Aktivitäten.

Schritt 7: Dokumente erstellen und versenden

Sobald die Daten hinterlegt sind, kannst du folgende Dokumente generieren:

• Angebote

• Bestellungen

• Rechnungen

Dokumente lassen sich als PDF herunterladen, per E-Mail senden oder drucken. Um Vorlagen anzupassen, gehe zu Einrichtung > Module > Rechnungen/Angebote und wähle ein Layout.

Stelle sicher, dass die SMTP-Konfiguration unter Einrichtung > E-Mail korrekt ist, um E-Mails zu versenden.

Schritt 8: Zahlungen und Bankkonten einrichten

Unter Bank & Kasse kannst du die Bankkonten deiner Firma hinzufügen. Du kannst:

• Zahlungen (vollständig oder teilweise) erfassen

• Kontoauszüge abgleichen

• Kontoberichte erstellen

Lege auch akzeptierte Zahlungsmethoden wie Überweisung, Kreditkarte oder PayPal fest.

Schritt 9: Projekte und Aufgaben verwalten

Wenn du projektorientiert arbeitest, aktiviere das Modul Projekte. Du kannst:

• Projekte erstellen und Verantwortliche zuweisen

• Aufgaben mit Fristen anlegen

• Dokumente oder Kunden verknüpfen

• Fortschritt und Budgets überwachen

Zeitverfolgung und Ressourcenmanagement sind enthalten – ideal für Agenturen und Dienstleister.

Schritt 10: Lager und Inventar verwalten

Für produktorientierte Unternehmen ist das Lager-Modul entscheidend. Es ermöglicht:

• Lagerbestände verfolgen

• Lagerorte verwalten

• Mindestmengen und Warnungen definieren

• Umlagerungen und Bestandskorrekturen durchführen

Bewegungen werden bei Verkäufen und Einkäufen automatisch verbucht.

Schritt 11: System individuell anpassen

Dolibarr ist sehr anpassbar. Unter Einrichtung > Weitere Einstellungen kannst du:

• Nummerierung von Dokumenten festlegen

• Standardwerte definieren

• Farben und Themes einstellen

Zusätzliche Module aus dem Dolistore erweitern die Funktionen, z. B. für Abo-Rechnungen, individuelle Berichte oder Online-Shops.

Schritt 12: Automatisierung und Planung

Dolibarr unterstützt automatisierte Abläufe. Du kannst:

• Regelmäßige Backups einrichten

• Wiederkehrende Rechnungen oder Aufgaben planen

• Mahnungen bei offenen Rechnungen automatisieren

Cronjobs werden serverseitig oder im Hostingpanel eingerichtet.

Schritt 13: Daten importieren/exportieren

Zum Umstieg aus einem anderen System oder für bestehende Daten nutze Werkzeuge > Import/Export. Dolibarr unterstützt:

• CSV-Import für Kunden, Produkte, Rechnungen ...

• Eigene Export-Vorlagen

• API-Integration mit Drittsystemen

Achte beim Import auf die korrekten Spaltenüberschriften.

Schritt 14: Sicherheitspraktiken

Datenschutz ist zentral. Neben Benutzerrechten empfiehlt es sich:

• HTTPS zu verwenden

• Ordner /install/ nach der Einrichtung zu löschen

• Regelmäßige Daten-Backups durchzuführen

• Admin-Zugänge zu beschränken

• Starke Passwörter und ggf. 2FA zu verwenden

Dolibarr kann mit Firewalls und Intrusion-Detection-Systemen kombiniert werden.

Schritt 15: Hilfe und Schulungsressourcen

Dolibarr hat eine aktive weltweite Community. Bei Fragen bist du nicht allein.

Nützliche Quellen:

• Offizielles Dolibarr-Wiki

• Community-Foren

• YouTube-Tutorials

• Blogs und externe Leitfäden

• Support und Schulung durch Partner

Speichere diese Ressourcen und erstelle ggf. interne Dokumentationen.

Fazit: Von der Einrichtung zum Einsatz

Deine erste Sitzung mit Dolibarr bildet das Fundament für eine effizientere Verwaltung. Mit etwas Vorbereitung erhältst du Werkzeuge, die dir Zeit sparen und Prozesse verbessern.

Ob Verkauf, Einkauf oder Beratung – Dolibarr wächst mit dir. Es ist erweiterbar durch Module, Integrationen und mobile Nutzung.

Der Schlüssel ist ein einfacher Start: Aktiviere nur das Nötigste, halte deine Daten sauber und erweitere das System schrittweise.

Willkommen bei einer intelligenteren Art, dein Unternehmen zu führen – mit Dolibarr.