Créer un système ERP (Enterprise Resource Planning) pour votre entreprise peut sembler être un projet complexe nécessitant des mois de développement et des milliers d'euros. Mais grâce aux plateformes open source comme Dolibarr, il est possible de mettre en place un ERP entièrement fonctionnel, adapté à votre activité, en seulement une journée. Dolibarr offre une solution modulaire, facile à utiliser et évolutive capable de gérer le CRM, la facturation, la gestion des stocks, les ressources humaines, et plus encore.

Dans ce guide détaillé, nous allons vous guider pas à pas pour construire un système ERP opérationnel avec Dolibarr en seulement 24 heures. Que vous soyez une startup, un freelance, une petite entreprise ou une association, ce guide vous permettra de déployer rapidement un système fiable et professionnel.

Qu’est-ce que Dolibarr ?

Dolibarr ERP & CRM est une suite logicielle open source conçue pour les petites et moyennes entreprises. Elle intègre plusieurs modules couvrant :

• La gestion de la relation client (CRM)

• Les devis et commandes

• La facturation et les paiements

• Les stocks et inventaires

• La gestion de projets et de tâches

• Les ressources humaines

• La comptabilité (de base à avancée)

• L’intégration e-commerce

Dolibarr peut être installé sur un serveur local, un VPS cloud ou utilisé via un hébergeur SaaS préconfiguré. C’est un outil léger, rapide et régulièrement mis à jour par une communauté active.

Heure 1 : Préparer votre environnement

Commencez par choisir votre méthode d’hébergement :

Options :

• Installation locale via XAMPP, WAMP ou MAMP (pour tests)

• Serveur VPS/cloud (recommandé pour la production)

• Hébergement mutualisé avec Softaculous

• Fournisseur SaaS Dolibarr (ex : DoliCloud)

Pour la majorité des utilisateurs, un VPS sous Ubuntu 20.04+ avec Apache, MySQL et PHP 7.4+ est l’idéal.

Liste de vérification :

• Installer Apache, MySQL, PHP

• Créer une base de données MySQL et un utilisateur

• Télécharger la dernière version de Dolibarr sur https://www.dolibarr.org

• Extraire l’archive dans votre dossier web (ex : /var/www/html/dolibarr)

• Lancer l’installateur dans votre navigateur (http://votredomaine.com/dolibarr/install)

Terminez l’assistant d’installation puis supprimez le dossier /install pour des raisons de sécurité.

Heure 2 : Configurer les informations de l’entreprise

Après connexion en tant qu’admin, allez dans Accueil > Configuration > Société/Organisation et renseignez :

• Nom de l’entreprise

• Logo

• Adresse

• Numéro d’enregistrement

• Numéro de TVA (si applicable)

• Fuseau horaire et devise

Ces données seront utilisées automatiquement sur les factures, devis, commandes, etc.

Heure 3 : Activer et configurer les modules essentiels

Rendez-vous dans Configuration > Modules pour activer les modules suivants :

Modules recommandés :

• Tiers (clients et fournisseurs)

• Produits/Services

• Devis/Propositions

• Commandes

• Factures

• Banque/Caisse

• Projets (si vous gérez des missions ou tâches)

• Stock (gestion d’inventaire)

Configurez les paramètres de base de chaque module (numérotation, taux de TVA, conditions de paiement).

Heure 4 : Ajouter des utilisateurs et gérer les droits

Si vous travaillez en équipe, allez dans Utilisateurs & Groupes :

• Créez un utilisateur par collaborateur

• Créez des groupes (Commercial, Finance, Admin)

• Attribuez des droits module par module

Évitez de partager le compte admin. La gestion par rôles améliore la sécurité et la clarté.

Heure 5 : Créer vos produits et services

Dans Produits/Services, ajoutez vos offres commerciales :

À renseigner pour chaque article :

• Nom

• Code de référence

• Description

• Prix HT et/ou TTC

• Type : produit ou service

• Stock et emplacement (facultatif)

Pour les biens physiques, définissez les entrepôts et seuils de réapprovisionnement.

Heure 6 : Ajouter vos clients et fournisseurs

Utilisez le module Tiers pour créer votre base de contacts :

• Créez une fiche par entreprise ou personne

• Définissez le statut (client, fournisseur, ou les deux)

• Indiquez les conditions de paiement

• Ajoutez les contacts, emails, téléphones, adresses

Utilisez l’import CSV pour transférer des données existantes.

Heures 7–8 : Personnaliser les modèles de documents

Dolibarr propose plusieurs modèles PDF pour devis, commandes, factures.

Étapes :

• Allez dans Configuration > Modules > Factures (ou Devis)

• Choisissez un modèle (Crabe, Azur, etc.)

• Ajoutez votre logo et coordonnées

• Personnalisez en-têtes, pieds de page et remarques

Générez une facture test pour vérifier le rendu.

Heure 9 : Configurer les paiements et comptes bancaires

Allez dans Banque & Caisse :

• Ajoutez vos comptes (nom, IBAN, BIC)

• Définissez les moyens de paiement acceptés (virement, PayPal, etc.)

• Paramétrez les délais standards (Net 15, Net 30)

Cela facilite le suivi des règlements et les rapports.

Heure 10 : Créer un cycle de vente complet

Votre système est prêt. Testez un cycle complet :

1. Créez un client

2. Émettez un devis

3. Convertissez en commande

4. Générez une facture

5. Enregistrez le paiement

Chaque étape est liée automatiquement.

Heure 11 : Gérer projets et tâches (facultatif)

Si vous proposez des prestations :

• Activez le module Projets

• Créez un projet

• Définissez les tâches, échéances, responsables

• Liez devis, factures, documents

Suivez l’avancement, le temps passé et le budget par projet.

Heures 12–13 : Configuration des stocks

Pour les biens physiques :

• Activez le module Stock

• Créez vos entrepôts

• Saisissez les niveaux de stock initiaux

• Définissez les seuils minimums et alertes

• Suivez les mouvements internes

Les stocks se mettent à jour automatiquement lors des ventes ou achats.

Heure 14 : Automatisations et notifications

Dolibarr permet :

• Factures récurrentes

• Relances automatiques par email

• Notifications de projets ou tâches

Configurez des tâches cron sur votre serveur pour planifier les actions (sauvegarde, email, mise à jour).

Heure 15 : Importer des données anciennes (facultatif)

Dans Outils > Import, intégrez :

• Clients

• Produits

• Factures

Des modèles CSV sont fournis. Vérifiez la correspondance des champs.

Heure 16 : Sécuriser votre installation

Bonnes pratiques :

• Supprimez le dossier /install

• Activez HTTPS

• Programmez des sauvegardes quotidiennes

• Utilisez des mots de passe robustes

• Limitez les droits administrateurs

En option : intégrez fail2ban, pare-feu ou sauvegardes VPS.

Heure 17 : Explorer les modules additionnels via Dolistore

Dolistore est la marketplace officielle de modules Dolibarr. Modules populaires :

• Comptabilité avancée

• Diagrammes de Gantt

• Email marketing

• Point de vente (POS)

• Connecteurs e-commerce (Prestashop, WooCommerce)

Installez-les directement depuis le back-office.

Heures 18–19 : Tester l’ensemble du système

Faites un test complet :

• Créez une piste → client

• Ajoutez un produit

• Créez un devis → commande → facture

• Enregistrez un paiement

• Suivez le stock

• Affectez un projet et une tâche

Ce test valide le bon fonctionnement.

Heure 20 : Sauvegarde et supervision

Planifiez vos sauvegardes :

• Export base de données via cron

• Sauvegardes fichiers

• Stockage distant (Dropbox, Google Drive...)

Surveillez votre serveur via UptimeRobot ou Netdata.

Heures 21–22 : Former votre équipe

Même un ERP simple nécessite un peu de formation. Rédigez des mini-guides :

• Ajouter un client

• Émettre une facture

• Suivre les paiements

• Gérer le stock

Formez les utilisateurs clés et définissez un processus de support.

Heure 23 : Personnaliser l’interface

Finalisez l’environnement :

• Choisissez un thème graphique

• Personnalisez le tableau de bord

• Réorganisez les menus

• Définissez langue et devise par utilisateur

Tout doit refléter votre identité.

Heure 24 : Mise en production !

Vous avez maintenant un ERP complet et fonctionnel basé sur Dolibarr — prêt en une journée.

Checklist finale :

• HTTPS actif

• Sauvegardes automatisées

• Équipe formée

• Modules testés

• Accès mobile opérationnel

Félicitations — vous avez économisé du temps, de l’argent et doté votre équipe d’un outil évolutif.

Conclusion

Créer un ERP en une journée n’est plus un rêve. Avec Dolibarr et un peu de méthode, vous pouvez déployer un système professionnel, évolutif, sans écrire une seule ligne de code.

De la vente à la comptabilité en passant par les stocks, Dolibarr vous aide à centraliser votre gestion et à vous concentrer sur l’essentiel : faire croître votre entreprise.

Que vous débutiez ou que vous modernisiez votre gestion, Dolibarr est la voie la plus rapide pour déployer votre ERP — aujourd’hui.