Der vollständige Leitfaden für 2026 zur Optimierung Ihres Bestandsmanagements und zur Steigerung Ihrer Rentabilität
Die Bestandsverwaltung stellt eine der größten Herausforderungen für jedes Unternehmen dar, das mit physischen Produkten handelt: Einzelhändler, Online-Händler, Distributoren, Handwerker, Gastronomen und Hersteller. Schlecht verwaltete Bestände können schnell zu einem Albtraum werden: Fehlbestände führen zu Umsatzeinbußen, Überbestände binden Liquidität, ungenaue Bestandszählungen verfälschen die Buchhaltung, abgelaufene Waren landen im Müll und Diebstahl wird nicht erkannt. Laut mehreren Branchenstudien können mangelhafte Bestandsverwaltungen bis zu 30 % der finanziellen Verluste mancher Unternehmen ausmachen – eine beträchtliche Summe.
Glücklicherweise verfügt Dolibarr ERP & CRM über ein umfassendes und leistungsstarkes Bestandsverwaltungsmodul, mit dem jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, seine Wareneingänge und -ausgänge kontrollieren kann. Ob Sie einige Dutzend Produkte oder mehrere Tausend Artikelnummern verwalten, ob Sie ein einzelnes Lager oder mehrere Standorte haben, ob Sie Barcodes oder manuelle Dateneingabe verwenden – Dolibarr passt sich Ihren Bedürfnissen an. Und das Beste daran: Diese Funktion ist komplett kostenlos, nativ in die Software integriert und es fallen keine zusätzlichen monatlichen Gebühren wie bei proprietären Lösungen an.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie detailliert, wie Sie das Bestandsmanagement in Dolibarr optimal nutzen. Sie lernen die grundlegenden Konzepte kennen, erfahren, wie Sie das Bestandsmodul aktivieren und konfigurieren, Ihre Produkte anlegen und organisieren, mehrere Lager verwalten, Wareneingänge und -ausgänge bearbeiten, eine physische Inventur durchführen, Bewertungsmethoden (gewichteter Durchschnitt, FIFO, LIFO) anwenden, Barcodes nutzen, die Nachbestellung automatisieren und vieles mehr. Egal, ob Sie neu im Bereich Bestandsmanagement sind oder als erfahrener Nutzer Ihre Prozesse optimieren möchten – dieser Leitfaden liefert Ihnen alle Schlüssel, um Ihr Bestandsmanagement in einen echten Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.
Artikelzusammenfassung
• Warum ist eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung unerlässlich?
• Die grundlegenden Konzepte der Bestandsverwaltung
• Aktivieren und konfigurieren Sie das Modul „Bestände“ in Dolibarr.
• Erstellen und strukturieren Sie Ihren Produktkatalog
• Verwaltung mehrerer Lager und Standorte
• Buchen Sie Lagereinträge
• Verwaltung von Ausgaben und Verkäufen
• Führen Sie eine physische Bestandsaufnahme durch.
• Rechnungslegungsbewertungsmethoden
• Nutzen Sie Barcodes und Rückverfolgbarkeit.
• Automatisierte Nachbestellung
• Varianten- und Nomenklaturverwaltung
• Analysieren Sie Ihren Lagerbestand mithilfe von Berichten.
• Nützliche Erweiterungen
• Bewährte Vorgehensweisen und Fehler, die es zu vermeiden gilt
• Abschluss
1. Warum ist ein gutes Bestandsmanagement unerlässlich?
Bevor wir uns mit den technischen Aspekten befassen, sollten wir uns kurz die Bedeutung eines guten Bestandsmanagements vor Augen führen. Diese Bedeutung geht weit über das bloße Zählen von Waren hinaus.
Die direkten Auswirkungen auf den Cashflow
Lagerbestände binden Kapital. Jedes Produkt im Regal oder Lager stellt Kapital dar, das erst beim Verkauf Umsatz generiert. Chronische Überbestände können den Cashflow eines Unternehmens stark belasten: gebundenes Kapital, Lagerkosten und das Risiko von Veralterung oder Verfall. Umgekehrt führen unzureichende Lagerbestände zu Lieferengpässen, Umsatzeinbußen und Kundenunzufriedenheit. Das optimale Gleichgewicht zu erreichen, erfordert eine sorgfältige Überwachung.
Kundenerlebnis
Sowohl im Online-Handel als auch im stationären Einzelhandel hat der Warenbestand direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. Ist ein Artikel bei einer bereits aufgegebenen Bestellung nicht verfügbar, führt dies zu einem unzufriedenen Kunden, einer Rückerstattung, einer negativen Bewertung und im schlimmsten Fall zum dauerhaften Verlust des Kunden. Studien zufolge wechseln 65 % der Kunden, die auf einen nicht verfügbaren Artikel stoßen, zur Konkurrenz, und 70 % von ihnen kehren nicht zurück. Daher ist ein ausreichender Warenbestand ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Zuverlässigkeit der Buchhaltung
Der Wert des Warenbestands wird in der Jahresbilanz des Unternehmens ausgewiesen und beeinflusst unmittelbar das zu versteuernde Einkommen. Eine fehlerhafte Bewertung des Warenbestands führt zu Verzerrungen in der Buchhaltung, kann erhebliche Abweichungen in der Bilanz verursachen und birgt Risiken im Falle einer Steuerprüfung. Die gewählte Bewertungsmethode (gewichteter Durchschnitt, FIFO, LIFO) muss von Geschäftsjahr zu Geschäftsjahr konsequent und sachgerecht angewendet werden.
Anomalieerkennung
Ein gutes Bestandsverwaltungssystem ermöglicht die schnelle Erkennung von Unregelmäßigkeiten: Diebstahl, nicht gemeldete Beschädigungen, Fehler bei der Warenannahme, Dateneingabefehler und vergessene Verfallsdaten. Ohne ein solches System häufen sich diese Verluste unbemerkt an und können mehrere Prozent des Jahresumsatzes ausmachen. Die Reduzierung des Schwunds von 2 % auf 0,5 % durch verbesserte Nachverfolgung kann die Rentabilität eines Unternehmens grundlegend verändern.
Prozessoptimierung
Über die Buchhaltung hinaus ist ein sorgfältiges Bestandsmanagement die Grundlage der gesamten Lieferkette: Beschaffung, Lagerorganisation, Auftragsabwicklung und Auslieferung. Je genauer und aktueller die Informationen sind, desto reibungsloser und effizienter verlaufen die Betriebsabläufe. Für erfolgreiche E-Commerce-Unternehmen ist ein effizientes Bestandsmanagement daher zentral für den Gesamterfolg.
???? WICHTIGE KENNZAHLE: Bei einem Handelsunternehmen machen die Lagerbestände durchschnittlich 15 bis 25 % des Vermögens aus. Eine Optimierung des Lagerumschlags um 10 % setzt daher 1,5 bis 2,5 % zusätzlichen Cashflow frei, was beträchtlich sein kann.
2. Die grundlegenden Konzepte der Bestandsverwaltung
Um Dolibarr effektiv zu nutzen, müssen Sie zunächst einige grundlegende Konzepte der Bestandsverwaltung beherrschen. Diese Konzepte bilden die Grundlage für Ihre gesamte Vorgehensweise.
Physischer Bestand und theoretischer Bestand
Der physische Bestand entspricht dem tatsächlichen Lagerbestand in Ihrem Lager. Der theoretische Bestand wird von Ihrer Software angezeigt. Idealerweise sollten beide Werte exakt übereinstimmen. In der Realität entstehen Abweichungen jedoch durch Dateneingabefehler, Diebstahl, Bruch usw. Ziel eines guten Managements ist es, diese Abweichungen zu minimieren und sie regelmäßig durch physische Inventuren zu ermitteln.
Mindestbestand und Sicherheitsbestand
Der Mindestbestand (oder Bestellpunkt) ist der Schwellenwert, unterhalb dessen eine Nachbestellung ausgelöst werden muss. Der Sicherheitsbestand dient als zusätzliche Reserve, um unvorhergesehene Ereignisse (Lieferantenverzögerungen, unerwartete Nachfragespitzen) abzufedern. Die klare Definition dieser Schwellenwerte ist entscheidend: Ist er zu niedrig, riskieren Sie Fehlbestände; ist er zu hoch, binden Sie unnötig Kapital. Mit Dolibarr können Sie diese Schwellenwerte produktspezifisch konfigurieren.
Wiederauffüllung
Die Warenauffüllung umfasst die Bestellung von Ware beim Lieferanten. Die Bestellmenge und der optimale Zeitpunkt hängen von verschiedenen Faktoren ab: dem aktuellen Lagerbestand, den Lieferzeiten des Lieferanten, der Absatzgeschwindigkeit des Produkts und den Preisbedingungen (Mengenrabatte). Eine effektive Warenauffüllungsplanung verhindert sowohl Fehlbestände als auch Überbestände.
Lagerumschlag
Der Lagerumschlag misst, wie oft der Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums vollständig aufgefüllt wird. Ein schneller Umschlag (z. B. 12 Mal pro Jahr bei Lebensmitteln) ist vorteilhaft, da er das gebundene Kapital minimiert. Ein langsamer Umschlag (z. B. zweimal pro Jahr bei Saisonprodukten) kann gerechtfertigt sein, erfordert jedoch eine Überwachung. Die durchschnittliche Umsatz-Lagerbestand-Quote ergibt die Umschlagshäufigkeit.
Das Inventar
Eine Inventur ist die physische Zählung aller im Lager befindlichen Produkte und wird in der Regel mindestens einmal jährlich durchgeführt. Sie bietet die Möglichkeit, die Übereinstimmung zwischen theoretischem und tatsächlichem Lagerbestand zu überprüfen, Abweichungen zu identifizieren und die Daten in der Software zu aktualisieren. Die jährliche Inventur ist zudem eine gesetzliche Voraussetzung für den Jahresabschluss.
Bewertungsmethoden
Die Bewertung des Lagerbestands ist für die Rechnungslegung unerlässlich. Es gibt drei Hauptmethoden: den gewichteten Durchschnittskostenansatz (WACC), das First-In-First-Out-Verfahren (FIFO) und das Last-In-First-Out-Verfahren (LIFO, in Frankreich für Rechnungslegungszwecke verboten, aber im Management anwendbar). Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, die wir später detailliert erläutern werden.
3. Aktivieren und konfigurieren Sie das Modul „Bestände“ in Dolibarr.
Bevor Sie die Bestandsverwaltung nutzen können, müssen Sie das entsprechende Modul in Dolibarr aktivieren und konfigurieren. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte erläutert.
Aktivieren Sie das Modul „Bestände“.
Melden Sie sich mit einem Administratorkonto an. Gehen Sie zu Konfiguration > Module/Anwendungen. Suchen Sie das Modul „Inventar“ in der Kategorie Vertriebsmanagement und aktivieren Sie es. Nach der Aktivierung erscheint ein neues Menü in der Hauptoberfläche, über das Sie auf alle Funktionen der Bestandsverwaltung zugreifen können: Lager, Bewegungen, Bestände und Umlagerungen.
Aktivieren Sie die zugehörigen Module
Um die Bestandsverwaltung optimal zu nutzen, sind verschiedene Zusatzmodule hilfreich: Produkte/Dienstleistungen (für den Katalog), Lieferantenrechnungen (zur Erfassung eingehender Waren), Kundenbestellungen (zur Verwaltung ausgehender Waren), Sendungen (zur Sendungsverfolgung) und Wareneingang (zur Verfolgung eingehender Waren). Aktivieren Sie diese Module entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen.
Konfigurieren Sie die Haupteinstellungen
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben dem Modul „Bestände“, um dessen Einstellungen aufzurufen. Hier können Sie Folgendes konfigurieren: automatische Bestandsreduzierung bei Rechnungsstellung (empfohlen), die Bewertungsmethode (gewichteter Durchschnittskostenpreis, FIFO), Standortverwaltung (falls Ihr Lager über mehrere Zonen verfügt), Chargen- und Seriennummernverfolgung (zur Rückverfolgbarkeit) sowie Warnmeldungen bei niedrigem Lagerbestand.
Definiere die Maßeinheiten
Gehen Sie zu Einstellungen > Wörterbücher > Einheiten. Prüfen Sie, ob alle in Ihrem Unternehmen verwendeten Einheiten verfügbar sind: Stück, kg, Liter, Meter, m², m³ usw. Eine korrekte Einheitenkonfiguration beugt Verwechslungen vor und erleichtert Umrechnungen. Für Produkte, die in mehreren Einheiten verkauft werden (z. B. Stück und kg), können Sie separate Produkte anlegen oder Umrechnungen konfigurieren.
Buchhaltungskonten konfigurieren
Um sicherzustellen, dass die Bestandsverwaltung korrekt in das Buchhaltungssystem einfließt, konfigurieren Sie die zugehörigen Konten. Typische Konten sind: 31 (Rohstoffe), 32 (Sonstige Vorräte), 35 (Produktbestand) und 37 (Warenbestand). Gehen Sie zu „Einrichtung“ > „Buchhaltung“ > „Standardkonten“, um diese Konten mit den Bestandsbuchungen zu verknüpfen.
Benutzerrechte konfigurieren
Die Bestandsverwaltung umfasst sensible Vorgänge. Legen Sie klar fest, wer welche Aufgaben hat: Wer kann Lagerbestände einsehen, Wareneingänge erfassen, Warenausgänge bearbeiten und Inventuren genehmigen? Unter „Benutzer und Gruppen“ können Sie die Berechtigungen an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen.
4. Erstellen und strukturieren Sie Ihren Produktkatalog
Effektives Bestandsmanagement setzt einen gut organisierten Produktkatalog voraus. Dieser Strukturierungsschritt ist grundlegend und bestimmt alles Folgende.
Unterscheidung zwischen Produkten und Dienstleistungen
In Dolibarr wird zwischen Produkten (physischen Gütern mit Lagerbestand) und Dienstleistungen (Dienstleistungen ohne Lagerbestand) unterschieden. Nur Produkte unterliegen der Lagerverwaltung. Diese Unterscheidung ist bei der Einrichtung wichtig: Wählen Sie unbedingt „Produkt“ aus und aktivieren Sie die Lagerverwaltung für die Artikel, die Sie verfolgen möchten. Dienstleistungen werden nicht in den Lagerberichten angezeigt.
Definiere eine logische Codierung
Führen Sie ein einheitliches und durchdachtes Produktcodierungssystem ein. Es gibt verschiedene Ansätze: einfache numerische Codierung (00001, 00002 usw.), Codierung nach Produktfamilie (T-001 für T-Shirts, P-001 für Hosen), Codierung basierend auf Lieferantenreferenzen und hybride Codierung, die mehrere Informationen kombiniert. Eine gute Codierung erleichtert die Suche, Sortierung und Analyse.
Alle relevanten Informationen angeben
Nehmen Sie sich für jedes Produkt die Zeit, alle Informationen einzugeben: Artikelnummer und Referenznummer, ein klares und aussagekräftiges Etikett, eine detaillierte Beschreibung (nützlich für E-Commerce-Produktseiten), Maßeinheit, Einkaufspreis (exkl. und inkl. MwSt.), Verkaufspreis, MwSt.-Satz, EAN/UPC-Barcode, Abmessungen und Gewicht (für die Logistik), Produktbild und technische Daten. Je vollständiger die Produktinformationen sind, desto effizienter ist die tägliche Nutzung.
In Kategorien einteilen
Erstellen Sie eine Kategorienstruktur, um Ihre Produkte zu organisieren: Hauptkategorien (Bekleidung, Accessoires, Elektronik usw.), Unterkategorien (Bekleidung > Pullover, T-Shirts, Hosen usw.) und gegebenenfalls weitere Unterkategorien. Gehen Sie zu Produkte > Kategorien, um diese Struktur anzulegen. Ein Produkt kann mehreren Kategorien gleichzeitig zugeordnet sein. Diese Struktur erleichtert die Suche und ermöglicht gezielte Analysen.
Verknüpfung von Produkten mit Lieferanten
Jedes Produkt kann einem oder mehreren Lieferanten zugeordnet werden, die jeweils eigene Geschäftsbedingungen haben: Lieferantenreferenz (die sich mitunter von Ihrer internen Referenz unterscheidet), Kaufpreis ohne MwSt., Zahlungsbedingungen, Lieferzeit, Mindestbestellmenge und etwaige Rabatte. Diese Informationen sind für die automatische Nachbestellung unerlässlich.
Massenimport aus Excel
Wenn Sie mit einem großen Katalog beginnen, ist der Import per Excel- oder CSV-Datei deutlich schneller als die manuelle Eingabe. Gehen Sie zu Konfiguration > Tools > Importieren. Bereiten Sie Ihre Datei mit allen relevanten Spalten vor, ordnen Sie diese den Dolibarr-Feldern zu und starten Sie den Import. Innerhalb weniger Minuten werden Hunderte oder sogar Tausende von Produkten erstellt.
???? TIPP: Testen Sie vor dem Massenimport zunächst 5 bis 10 Produkte. Stellen Sie sicher, dass alles korrekt importiert wurde, bevor Sie den gesamten Vorgang starten. Ein fehlgeschlagener Import mit falsch formatierten Daten kann sehr zeitaufwändig sein, um ihn zu korrigieren.
5. Verwaltung mehrerer Lager und Standorte
Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt oder Sie Ihr Lager fein organisieren möchten, ermöglicht Dolibarr die Verwaltung mehrerer Standorte.
Mehrere Lagerhäuser erstellen
Gehen Sie zu Inventar > Lager > Neues Lager. Sie können beliebig viele Lager anlegen: ein Hauptlager, ein Nebenlager, eine Filiale, einen mobilen Verkaufsanhänger, eine Kundenabholstelle usw. Geben Sie für jedes Lager Name, vollständige Adresse, Verantwortlichen und Beschreibung ein. Jedes Lager hat dann seinen eigenen Lagerbestand pro Produkt.
Standardlager festlegen
Um Routinevorgänge zu vereinfachen, können Sie ein Standardlager festlegen, das Ihnen bei der Dateneingabe automatisch vorgeschlagen wird. Gehen Sie zu Konfiguration > Inventar > Einstellungen. Das Standardlager ist üblicherweise dasjenige, in dem die meisten Ihrer Waren eintreffen und von dem die meisten Ihrer Bestellungen versendet werden. Sie können jedoch jederzeit ein anderes Lager für den Einzelfall auswählen.
Warentransfers zwischen Lagern durchführen
Um Produkte von einem Lager in ein anderes zu verschieben, nutzen Sie die Transferfunktion. Gehen Sie zu „Inventar“ > „Transfers“ > „Neuer Transfer“. Wählen Sie das Quelllager, das Ziellager, die Produkte und die zu transferierenden Mengen aus. Der Transfer kann in Bearbeitung (Ware unterwegs) oder bestätigt (Wareneingang bestätigt) sein. Diese Nachverfolgbarkeit ist unerlässlich, um Verluste zu vermeiden.
Interne Standorte verwalten
Innerhalb eines Lagers lässt sich die Lagerplatzverwaltung noch weiter optimieren: Gang A, Regal 3, Regal 2 usw. Diese präzise Steuerung ist für große Lager von unschätzbarem Wert, da die genaue Produktplatzierung beim Kommissionieren erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Je nach Ihrer Dolibarr-Version kann für die Lagerplatzverwaltung ein Zusatzmodul erforderlich sein.
Zugang für Lagerhäuser beschränken
Wenn verschiedene Teams unterschiedliche Lager verwalten, können Sie die Zugriffsrechte einschränken. Ein Vertriebsmitarbeiter in Paris benötigt möglicherweise keinen Zugriff auf den Bestand im Lager in Marseille. Konfigurieren Sie diese Einschränkungen in den Benutzerprofilen, um Verwirrung und versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Sonderfälle: Kommissionsverkäufe, Kundenbestand
Manche Geschäftsmodelle erfordern spezielle Konfigurationen. Für Kommissionsverkäufe (bei denen Sie Ihre Ware einem Kunden überlassen, der sie in Ihrem Namen verkauft) erstellen Sie für jeden relevanten Kunden ein Lager „Kommissionsverkauf Kunde X“. Für Ersatzteile, die einem Kunden überlassen werden (in Kommission oder als Leihgabe), erstellen Sie ein separates Lager. Dieses virtuelle Lagersystem ermöglicht Ihnen die präzise Nachverfolgung des Standorts Ihrer Waren.
6. Lagerbuchungen erfassen
Wareneingänge erfassen den Wareneingang in Ihrem Betrieb: Lieferantenkäufe, Kundenretouren, Produktion, Wareneingänge. Sehen wir uns an, wie man sie korrekt verbucht.
Eintragung per Quittung
Die genaueste Methode ist die Verwendung des Wareneingangsmoduls. Bei Eingang einer Bestellung wird ein Wareneingangsschein erstellt, der mit der Bestellung verknüpft ist. Die erhaltenen Waren werden physisch geprüft (Menge, Zustand), die tatsächlich erhaltenen Mengen erfasst (diese können von der Bestellung abweichen) und der Wareneingang bestätigt. Der Lagerbestand wird automatisch aktualisiert. Diese Methode gewährleistet die vollständige Rückverfolgbarkeit zwischen Bestellung, Lieferung und Lagerbestand.
Manuelle Eingabe
Bei einfachen Vorgängen (z. B. Kundenretouren, Fund eines vergessenen Produkts) können Sie direkt eine Lagerbewegung erfassen. Gehen Sie zu Lager > Bewegungen > Neuer Eintrag. Geben Sie Produkt, Menge, Lager und Grund an (sehr wichtig für die Rückverfolgbarkeit). Der Lagerbestand wird sofort aktualisiert.
Buchung aus einer Lieferantenrechnung
Wenn Sie ohne Lieferschein arbeiten, können Sie den Lagerbestand direkt anhand der Lieferantenrechnung aktualisieren. Wählen Sie dazu beim Erfassen der Rechnung die Option „Bestand bei Validierung erhöhen“. Nach der Rechnungsvalidierung wird der Lagerbestand automatisch um die Rechnungsmenge erhöht. Diese Methode ist zwar schneller, aber ungenauer, da sie nicht zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnungsstellung unterscheidet.
Geben Sie den Kaufpreis ein
Für jeden Artikel muss der Stückpreis genau erfasst werden. Diese Information ist aus zwei Gründen entscheidend: zur Berechnung der Lagerbewertung (gewichteter Durchschnittspreis oder FIFO) und zur Nachverfolgung von Preisänderungen im Zeitverlauf. Ohne diese Daten wird Ihre Lagerbuchhaltung ungenau und Sie verlieren den Überblick über Ihre Kosten.
Geben Sie die Chargen- und Seriennummern ein.
Bei Produkten, die eine Rückverfolgbarkeit erfordern (Lebensmittel, Arzneimittel, Elektronik), erfassen Sie die Chargen- oder Seriennummern bei der Eingabe. Dolibarr ermöglicht es Ihnen, diese Informationen für jede Transaktion zu verfolgen. Im Falle eines Produktrückrufs oder einer Kundendienstanfrage können Sie die betroffenen Kunden sofort identifizieren. Aktivieren Sie diese Funktion in den Moduleinstellungen.
Umgang mit Unstimmigkeiten am Empfang
Es kommt regelmäßig vor, dass die gelieferten Mengen nicht der Bestellung entsprechen: fehlende Produkte, Transportschäden, Fehler des Lieferanten. Dokumentieren Sie solche Abweichungen immer: Machen Sie Fotos, vermerken Sie alle Mängel auf dem Lieferschein und benachrichtigen Sie umgehend den Lieferanten. Tragen Sie in Dolibarr die tatsächlich erhaltene Menge ein und bewahren Sie das Original-Bestellformular für eventuelle Reklamationen auf.
7. Ausstiege und Verkäufe managen
Warenentnahmen entsprechen dem Abgang von Waren: Kundenverkäufe, Bruch, Diebstahl, Eigenverbrauch und ausgehende Warentransfers. Eine sorgfältige Erfassung dieser Entnahmen ist unerlässlich für die Aufrechterhaltung korrekter Lagerbestände.
Automatischer Abrechnungsausgang
Die einfachste und am weitesten verbreitete Methode ist die automatische Bestandsreduzierung bei Rechnungsstellung. Sobald Sie eine Kundenrechnung bestätigen, zieht Dolibarr die verkauften Mengen automatisch vom Lagerbestand ab. Aktivieren Sie diese Funktion in den Moduleinstellungen. Dies ist die empfohlene Option für die meisten Unternehmen.
Ausreise per Expedition
Für eine detailliertere Sendungsverfolgung nutzen Sie das Modul „Sendungen“. Der Prozess läuft wie folgt ab: Die Kundenbestellung wird validiert, ein Lieferschein erstellt, die Produkte aus dem Lager kommissioniert, die Sendung validiert (unter Abzug des Lagerbestands) und die Rechnung erstellt. Diese Trennung von Bestellung, Versand und Rechnungsstellung ist für Unternehmen mit einer echten Lieferkette von Vorteil.
Manueller Ausstieg
Für Artikel, die nicht zum Verkauf bestimmt sind (z. B. Bruch, Diebstahl, interne Verwendung, Gratisproben), erfassen Sie eine manuelle Transaktion. Gehen Sie zu Lager > Transaktionen > Neuausgabe. Geben Sie das Produkt, die Menge und den detaillierten Grund an („Bruch – Karton ist beim Transport heruntergefallen“, „Gratisprobe für Verkaufszwecke“). Diese Rückverfolgbarkeit ist für die Analyse von Verlusten unerlässlich.
Verwaltung von Kundenretouren
Wenn ein Kunde ein Produkt zurückgibt, erstellen Sie in Dolibarr eine Gutschrift. Je nach Ihren Einstellungen wird der Lagerbestand automatisch aufgefüllt oder nicht. Bei wieder zum Verkauf angebotenen Produkten erfolgt dies automatisch; bei beschädigten Produkten nicht (erstellen Sie stattdessen einen Eintrag „Beschädigung“). Passen Sie Ihren Prozess an Ihre Verkaufsrichtlinien und die Art der Produkte an.
Verkäufe in stationären Geschäften
Für stationäre Geschäfte ist das Point-of-Sale-Modul (TakePOS) von Dolibarr äußerst nützlich. Es ermöglicht die schnelle Erfassung von Verkäufen mit automatischer Bestandsreduzierung, die Verwaltung von Zahlungsmethoden und die Erstellung von Belegen. Der Lagerbestand wird in Echtzeit aktualisiert, wodurch unerwartete Fehlbestände vermieden werden.
Mit einer E-Commerce-Website synchronisieren
Für einen Onlineshop ist die Bestandssynchronisierung mit Dolibarr unerlässlich. Mithilfe von Modulen lässt sich Dolibarr mit PrestaShop, WooCommerce, Shopify und Magento verbinden. Bei jedem Verkauf im Onlineshop wird der Bestand in Dolibarr reduziert. Sobald Sie den Bestand in Dolibarr aktualisieren, wird der Onlineshop synchronisiert. Diese Automatisierung beugt Betrug und Überverkäufen vor.
⚠️ WARNUNG: Bei mehreren aktiven Vertriebskanälen (Filiale, Online-Shop, Marktplatz) ist eine Echtzeit-Bestandssynchronisierung unerlässlich. Andernfalls riskieren Sie, dasselbe Produkt doppelt zu verkaufen, was zu Kundenunzufriedenheit und zusätzlichen Kosten führt.
8. Führen Sie eine physische Bestandsaufnahme durch.
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kommt es immer wieder zu Abweichungen zwischen theoretischem und tatsächlichem Lagerbestand. Die Inventur ist der Vorgang, der es ermöglicht, diese Abweichungen zu korrigieren.
Warum eine Inventur durchführen?
Es gibt mehrere Gründe für eine regelmäßige Inventur: die gesetzliche Verpflichtung (mindestens einmal jährlich zum Jahresabschluss), die Sicherstellung verlässlicher Daten (zur Korrektur von Abweichungen), die Erkennung von Verlusten (Diebstahl, nicht gemeldete Beschädigungen), die buchhalterische Bewertung des Warenbestands für die Bilanz, interne Prüfungen und Prozessanalysen. Ohne regelmäßige Inventuren werden Ihre Bestandszahlen mit der Zeit immer unzuverlässiger.
Die Häufigkeit der Inventuren
Je nach Geschäftsmodell gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine vollständige Jahresinventur ist das Minimum und wird in der Regel zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt. Bei zyklischen Inventuren wird regelmäßig ein Teil des Lagerbestands erfasst (z. B. ein Drittel pro Quartal oder nach Produktkategorien). Die permanente Inventur in Echtzeit ermöglicht es Ihnen, den Lagerbestand jederzeit zu kennen – dies ist ideal, erfordert aber viel Disziplin.
Erstellen Sie ein Inventar in Dolibarr
Gehen Sie zu Lagerbestand > Inventar > Neuer Bestand. Wählen Sie das entsprechende Lager und Datum aus. Sie können alle Produkte oder eine bestimmte Kategorie inventarisieren. Dolibarr erstellt eine Inventurliste mit den theoretischen Mengen. Diese können Sie für die tatsächliche Zählung ausdrucken.
Führen Sie die physische Zählung durch.
Zählen Sie jedes Produkt vor Ort. Idealerweise arbeiten mehrere Personen daran, um Fehler zu vermeiden: eine Person zählt, eine erfasst die Ergebnisse. Bei Produkten mit hohem Absatzvolumen reichen Stichproben aus. Tragen Sie die Mengen in das Inventarblatt oder direkt in eine Dolibarr-kompatible mobile Anwendung ein.
Geben Sie die Ergebnisse in Dolibarr ein.
Zurück in Dolibarr geben Sie die physisch gezählten Mengen ein. Die Software berechnet automatisch für jedes Produkt die Abweichung vom Sollbestand. Identifizieren Sie alle signifikanten Abweichungen und prüfen Sie, ob diese begründet sind (z. B. Dateneingabefehler, Diebstahl, nicht gemeldete Beschädigungen) oder ob eine Nachzählung erforderlich ist. Sobald alle Daten validiert sind, bestätigen Sie den Bestand. Die Lagerbestände werden dann aktualisiert.
Analysieren Sie die Diskrepanzen.
Die Bestandsaufnahme ist eine wahre Fundgrube wertvoller Informationen. Analysieren Sie die Abweichungen Kategorie für Kategorie: Wo treten die Verluste auf? Konzentrieren sie sich auf bestimmte Produkte, Lager oder Zeiträume? Diese Analyse hilft, Probleme (Diebstahl, Bruch, Prozessfehler) zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
Inventar mit Barcodes
Der Einsatz von Barcode-Scannern oder mobilen Apps revolutioniert die Bestandsverwaltung. Sie ist schneller, zuverlässiger und weniger aufwendig. Verschiedene Lösungen lassen sich mit Dolibarr integrieren und ermöglichen so die mobile Bestandsführung. Bei einer großen Anzahl an Artikeln (SKUs) ist dies eine lohnende Investition.
9. Rechnungslegungsmethoden zur Bewertung von Unternehmensergebnissen
Die Bewertung von Vorräten ist für die Rechnungslegung unerlässlich. Die Wahl der Methode hat direkten Einfluss auf das zu versteuernde Einkommen und muss einheitlich angewendet werden.
Die gewichteten durchschnittlichen Stückkosten (WAUC)
Die Methode der gewichteten Durchschnittskosten (WAC) ist die einfachste und am weitesten verbreitete Methode. Dabei wird bei jedem Kauf ein gewichteter Durchschnittspreis berechnet. Beispiel: Bei 100 Einheiten zu je 10 € und einem Kauf von 50 Einheiten zu je 12 € beträgt der WAC (100 × 10 + 50 × 12) / 150 = 10,67 €. Dieser Durchschnittspreis wird für alle nachfolgenden Käufe verwendet. Vorteile: Einfachheit, Ausgleich von Preisschwankungen, Einhaltung der Steuervorschriften. Nachteile: Die Methode bildet den tatsächlichen Waren- und Dienstleistungsfluss nicht perfekt ab.
FIFO (First In First Out)
Die FIFO-Methode bewertet den Warenausgang zum Preis der zuerst eingegangenen Produkte. In der Praxis geht sie davon aus, dass die ältesten Produkte zuerst verkauft werden. Diese Methode entspricht in den meisten Fällen der tatsächlichen Praxis (insbesondere bei verderblichen Waren). Vorteile: Sie spiegelt die physische Realität genau wider und bewertet den Endbestand zu den aktuellsten Preisen (und ist daher genauer). Nachteile: Sie ist manuell komplexer und kann in Zeiten der Inflation zu fiktiven Gewinnen führen.
LIFO (Last In First Out – Zuletzt rein, zuerst raus)
LIFO bewertet Ausgaben anhand des Preises der zuletzt erhaltenen Produkte. Dies ist das Gegenteil von FIFO. Diese Methode ist in der französischen Rechnungslegung für Jahresabschlüsse verboten, kann aber für interne Zwecke oder in bestimmten Ländern (insbesondere den USA) angewendet werden. Sie führt tendenziell zu einer Unterbewertung des Gewinns in Zeiten der Inflation, was, sofern zulässig, einen Steuervorteil darstellen kann.
Die richtige Methode auswählen
Für die meisten französischen KMU empfiehlt sich die Methode der gewichteten Durchschnittskosten (WAC): Sie ist einfach, gesetzeskonform und ausreichend präzise. Das FIFO-Prinzip (First-in, First-out) ist relevant für verderbliche Waren (Lebensmittel, Kosmetika), bei denen der tatsächliche Warenumschlag dem FIFO-Prinzip entspricht. Das LIFO-Prinzip (First-in, Last-out) sollte in Frankreich für die offizielle Buchhaltung vermieden werden. Unabhängig von Ihrer Wahl müssen Sie diese von einem Geschäftsjahr zum nächsten konsequent anwenden, es sei denn, eine Änderung ist begründet und dokumentiert.
Konfigurieren Sie die Methode in Dolibarr
Unter Konfiguration > Inventar > Einstellungen wählen Sie die Bewertungsmethode. Dolibarr wendet diese Methode dann automatisch zur Berechnung Ihres Inventarwerts an. Hinweis: Eine Änderung der Methode während des Geschäftsjahres kann zu Inkonsistenzen führen. Bestätigen Sie Ihre ursprüngliche Auswahl mit Ihrem Steuerberater.
Bewertung zum Kaufpreis oder Marktpreis
Der Grundsatz der Vorsicht in der Rechnungslegung besagt, dass Vorräte mit dem niedrigeren Wert aus Anschaffungspreis und Marktwert (voraussichtlicher Wiederverkaufswert) anzusetzen sind. Wenn Ihre Vorräte einen erheblichen Wertverlust erlitten haben (beispielsweise aufgrund von Veralterung oder weil sie nicht mehr im Trend liegen), müssen Sie eine Abschreibung vornehmen. Diese Abschreibung wirkt sich auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung aus und sollte mit Ihrem Steuerberater besprochen werden.
10. Barcodes und Rückverfolgbarkeit nutzen
Barcodes und präzise Rückverfolgbarkeit verändern das Bestandsmanagement grundlegend und ermöglichen Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Arten von Barcodes
Es existieren verschiedene Standards: EAN-13 (der in Europa am weitesten verbreitete, 13-stellig), UPC-A (das amerikanische Äquivalent, 12-stellig), Code 128 (interne Barcodes für die Logistik) und QR-Codes (2D-Codes, die mehr Informationen speichern können). Für Produkte, die an Endverbraucher verkauft werden, werden EAN-13-Codes üblicherweise kostenpflichtig über GS1 Frankreich bezogen. Interne Codes können Sie kostenlos generieren.
Barcodes in Dolibarr konfigurieren
Aktivieren Sie das Barcode-Modul unter Konfiguration > Module. Geben Sie in jedem Produktdatensatz den entsprechenden Barcode (EAN, UPC oder interner Code) ein. Dolibarr kann auch automatisch Barcodes für Ihre internen Produkte generieren, falls Sie kein Codierungssystem verwenden.
Statten Sie Ihr Team mit Scannern aus.
Es stehen verschiedene Hardwareoptionen zur Verfügung: kabelgebundene USB-Scanner (preisgünstig, 30 bis 80 €), kabellose Bluetooth-Scanner (80 bis 200 €, praktisch in Lagerhallen), Handterminals mit Bildschirm (200 bis 500 €, ideal für die mobile Inventur) und Smartphones mit entsprechenden Apps (wirtschaftlich, aber weniger leistungsstark). Wählen Sie je nach Nutzungsaufkommen und Umgebungsbedingungen.
Scanner für Einträge
Scannen Sie nach Erhalt einer Lieferung jedes Produkt, um den Empfang zu bestätigen. Das Scannen verhindert Fehler bei der manuellen Dateneingabe (falsche Referenz, falsche Menge). Bei großen Mengen identischer Produkte erhöhen einige Scanner den Zähler automatisch mit jedem Scan, wodurch der Vorgang beschleunigt wird.
Scanner für den Verkauf
Im Einzelhandel ist das Scannen von Barcodes an der Kasse mittlerweile Standard. Es ist schnell, zuverlässig und gibt dem Kunden Sicherheit. Im E-Commerce kann das Scannen bei der Auftragsvorbereitung eingesetzt werden: Jedes kommissionierte Produkt wird gescannt, um die Übereinstimmung mit der Bestellung zu überprüfen und so Versandfehler zu vermeiden.
Rückverfolgbarkeit nach Charge und Seriennummer
Bei sensiblen Produkten (Lebensmittel, Arzneimittel, Elektronik) ist die Rückverfolgbarkeit über Chargen- oder Seriennummer unerlässlich. Dolibarr ermöglicht es Ihnen, jeden Schritt anhand dieser Kennungen zu verfolgen: Charge X gelangt zu Lieferant Y, ein Teil von Charge X verlässt Kunde Z. Im Falle eines Produktrückrufs können Sie sofort feststellen, wer welche Ware erhalten hat.
11. Automatisierte Nachbestellung
Die automatisierte Warenauffüllung beseitigt Fehlbestände und verhindert Überbestände. So kann Dolibarr Sie dabei unterstützen.
Mindestbestände festlegen
Definieren Sie für jedes Produkt in den Produktdetails einen Mindestbestand. Dieser Schwellenwert ist der Punkt, unterhalb dessen die Nachbestellung ausgelöst werden soll. Die Berechnung des Mindestbestands hängt von verschiedenen Faktoren ab: der Verkaufsgeschwindigkeit des Produkts, der Lieferzeit des Lieferanten und der Sicherheitsmarge. Ein Produkt, das sich 10 Mal pro Tag verkauft und eine Lieferzeit von 5 Tagen hat, benötigt einen Mindestbestand von mindestens 50 Einheiten (idealerweise 70 mit einer Sicherheitsmarge).