Wenn kleine und mittelständische Unternehmen ein günstiges ERP-System zur Optimierung ihrer Abläufe suchen, fällt die Wahl oft auf Dolibarr. Es ist modular aufgebaut, flexibel einsetzbar und wird von einer aktiven Community unterstützt. Doch während die offizielle Dokumentation alles einfach erscheinen lässt, sieht die Realität bei der Einrichtung oft etwas komplexer aus. Wenn du Dolibarr für dein Unternehmen in Betracht ziehst, erfährst du in diesem Artikel, wie der Prozess tatsächlich abläuft — inklusive Herausforderungen, Entscheidungen und bewährter Vorgehensweisen.

Wir gehen jeden entscheidenden Schritt durch: Hosting-Wahl, Installationsmethoden, Konfiguration und praktische Tipps aus echten Anwendungsszenarien. Am Ende weißt du genau, worauf du dich einstellen musst und wie du Dolibarr optimal einsetzt.

Schritt 1: Wo soll Dolibarr gehostet werden?

Zuerst musst du entscheiden, wo dein Dolibarr-System laufen soll. In der Praxis nutzen Unternehmen in der Regel eine der folgenden drei Hosting-Varianten:

1.1. Cloud-Hosting (z. B. DoliCloud)

Ideal für Unternehmen ohne IT-Team. Das Hosting wird vollständig verwaltet, inklusive Backups und Updates.

Vorteile:

• Schnelle Einrichtung

• Automatische Updates

• Zugriff von überall

Nachteile:

• Monatliche oder jährliche Kosten

• Weniger Kontrolle über Servereinstellungen

1.2. Shared Hosting mit Softaculous

Gut für Unternehmen mit einem klassischen Hosting-Paket. Viele Anbieter mit cPanel bieten Softaculous, womit sich Dolibarr mit einem Klick installieren lässt.

Vorteile:

• Günstig und unkompliziert

• Keine technischen Kenntnisse nötig

Nachteile:

• Eingeschränkte Leistung

• Begrenzte Konfigurationsmöglichkeiten

1.3. Selbst-Hosting (VPS oder dedizierter Server)

Die flexibelste und gleichzeitig anspruchsvollste Option. Du installierst und verwaltest Dolibarr selbst.

Vorteile:

• Volle Kontrolle

• Hohe Performance und Anpassbarkeit

Nachteile:

• Erfordert Serverkenntnisse

• Wartung in Eigenverantwortung

Praxis-Tipp: Viele kleine Unternehmen starten mit Shared Hosting und wechseln später auf einen VPS.

Schritt 2: Dolibarr installieren – der tatsächliche Ablauf

Je nach Hosting-Option kann die Installation sehr einfach oder technisch aufwendiger sein.

2.1. Softaculous-Ein-Klick-Installation

Wenn dein Hosting-Anbieter Softaculous bereitstellt:

1. Einloggen in cPanel

2. „Softaculous Apps Installer“ öffnen

3. Nach „Dolibarr“ suchen

4. „Jetzt installieren“ klicken

5. Basisdaten eingeben (Admin, Passwort, Sprache)

6. Installation starten – in 2 Minuten erledigt

2.2. Manuelle Server-Installation

Für VPS oder dedizierte Server:

1. Apache/Nginx, PHP und MySQL/MariaDB installieren

2. Dolibarr von dolibarr.org herunterladen

3. Dateien ins Webverzeichnis kopieren (z. B. /var/www/dolibarr)

4. Datenbank und Benutzer anlegen

5. Im Browser deinedomain.com/dolibarr öffnen

6. Webinstaller ausführen

Praxis-Tipp: Vergiss nicht, die Dateiberechtigungen korrekt zu setzen (chmod 755 für Ordner, 644 für Dateien).

Schritt 3: Grundkonfiguration nach der Installation

Nach der Installation erscheint eine saubere Oberfläche – doch es gibt einiges einzurichten.

3.1. Firmendaten

Navigiere zu Start > Setup > Firma/Organisation:

• Firmennamen, Logo und rechtliche Angaben eintragen

• Geschäftsjahr definieren

• Standardsprache und Währung festlegen

3.2. Module aktivieren

Dolibarr ist modular. Du musst entscheiden, welche Module du brauchst.

Wichtige Module:

• Dritte (Kunden & Lieferanten)

• Rechnungen

• Angebote & Aufträge

• Produkte & Dienstleistungen

• Bank/Kasse

• Buchhaltung (einfach oder doppelt)

• Projekte/Aufgaben

• HR & Urlaubsverwaltung

Praxis-Tipp: Aktiviere nur das, was du brauchst. Weitere Module kannst du später hinzufügen.

3.3. Dokumentvorlagen

Gehe zu Setup > Module > PDF-Vorlagen:

• Logo hochladen

• Layout wählen (z. B. „crabe“, „azur“)

• Fußzeile mit rechtlichen Informationen ergänzen

Schritt 4: Benutzerverwaltung und Rechte

Dolibarr unterstützt mehrere Benutzer mit differenzierten Zugriffsrechten.

4.1. Benutzerrollen erstellen

Definiere Rollen für:

• Vertrieb

• Buchhaltung

• Administratoren

• Projektleiter

Zugriffsrechte lassen sich per Checkbox pro Modul einstellen.

4.2. Sicherheit

• HTTPS aktivieren

• Komplexe Passwörter verwenden

• Automatische Sitzungsabläufe einstellen

Praxis-Tipp: Überprüfe regelmäßig Benutzerrechte und entferne nicht mehr genutzte Testkonten.

Schritt 5: Datenimport und Migration

Wenn du von Excel oder einem anderen ERP-System umsteigst, ist die Datenübernahme entscheidend.

5.1. Daten vorbereiten

• Daten bereinigen und strukturieren (Kunden, Produkte, Rechnungen)

• Als CSV speichern

• UTF-8-Kodierung verwenden

5.2. Import-Funktion nutzen

Gehe zu Werkzeuge > Import:

• Spalten der CSV mit Dolibarr-Feldern abgleichen

• Mit kleinen Datenmengen testen

• Fehlerprotokolle prüfen

Praxis-Tipp: Mache immer ein Backup vor Massenimporten.

Schritt 6: Benutzerdefinierte Felder & Workflows

Dolibarr erlaubt es, individuelle Felder hinzuzufügen und Abläufe zu automatisieren.

6.1. Extra-Felder hinzufügen

Gehe zu Setup > Extra-Felder:

• Felder für Kunden, Produkte, Rechnungen anlegen

• Datentyp wählen (Text, Datum, Dropdown)

6.2. Workflows automatisieren

• Wiederkehrende Rechnungen aktivieren

• Automatische Mahnungen per E-Mail einrichten

• Externe Module für komplexere Automatisierung nutzen

Praxis-Tipp: Am Anfang nicht zu viel anpassen – halte es einfach.

Schritt 7: Live-Schaltung – Tests & Feineinstellungen

7.1. Konfiguration testen

Beispiel anlegen:

• Kunde

• Produkt oder Dienstleistung

• Rechnung oder Angebot

Teste:

• Korrekte Steuerberechnung

• PDF-Erstellung

• E-Mail-Versand

7.2. Letzte Überprüfung

• SSL-Zertifikat aktiv

• Admin-Zugänge sicher

• Nicht genutzte Module deaktivieren

• Backup-Zeitplan einrichten

Praxis-Tipp: Führe eine einwöchige Testphase mit echten Nutzern durch.

Schritt 8: Nach dem Start

8.1. Team schulen

Jede Abteilung braucht individuelle Schulung:

• Vertrieb: Kundenverwaltung, Angebote

• Buchhaltung: Rechnungen, Banken

• Admin: Rechte, Backups, Systemeinstellungen

8.2. Nutzung überwachen

• Logins prüfen

• Rechnungs- & Zahlungsstatus kontrollieren

• Feedback auswerten & Prozesse anpassen

8.3. Community beitreten

• Dolibarr-Forum

• Facebook-Gruppen

• GitHub für Module & Fehlermeldungen

Praxis-Tipp: Fehlende Schulung führt später zu Fehlern – besser vorbeugen.

Fazit: So sieht es wirklich aus

Die Einrichtung von Dolibarr ERP ist kein „Plug-and-Play“, aber auch kein Hexenwerk. Mit der richtigen Hosting-Strategie, einer sorgfältigen Installation und durchdachten Konfiguration bekommst du ein mächtiges ERP/CRM-System, das mit deinem Unternehmen mitwächst.

Ja, es erfordert etwas Aufwand. Aber im Vergleich zu teuren, überladenen Alternativen bietet Dolibarr dir volle Kontrolle — ohne Anbieterbindung. Und mit Tausenden aktiven Nutzern bist du nicht allein.

Diese praxisnahe Anleitung hilft dir, dich vorzubereiten, typische Fehler zu vermeiden und dein Unternehmen mit Dolibarr intelligent zu führen.