Gérer efficacement l'inventaire signifie avoir un contrôle précis sur le mouvement, l'emplacement et l'état de chaque article. Dans des secteurs comme l'électronique, l'agroalimentaire, la pharmacie et la fabrication, la gestion des numéros de lot et du suivi des séries n'est pas seulement pratique — c'est indispensable. Dolibarr ERP/CRM, reconnu pour sa modularité et sa flexibilité, propose des fonctionnalités robustes pour la gestion des lots et des numéros de série. Si vous envisagez de mettre en place ou d'améliorer la traçabilité de votre inventaire, ce guide complet vous accompagnera.

Que sont les Nombres de Lot et les Numéros de Série ?

Avant d'entrer dans les fonctionnalités, il est important de comprendre la différence :

• Numéros de Lot : Identifient un groupe d'articles produits ou reçus ensemble. Principalement utilisés pour les produits consommables, pharmaceutiques ou ayant une date de péremption.

• Numéros de Série : Identifiants uniques attribués à des articles individuels. Courant dans l'électronique, la machinerie et les biens de valeur.

Les deux méthodes permettent la traçabilité, la conformité, le contrôle qualité et la gestion des garanties.

Pourquoi la Gestion des Lots et Séries est-elle Importante ?

Mettre en œuvre le suivi des lots ou des numéros de série présente de nombreux avantages :

• Conformité Réglementaire : Essentiel pour les secteurs soumis à des obligations légales strictes (ex : FDA, ISO).

• Assurance Qualité : Remonter aux sources des produits défectueux.

• Précision des Inventaires : Suivi détaillé des mouvements.

• Service Client : Gestion facilitée des retours et garanties.

• Gestion des Risques : Simplifie les rappels produits si nécessaire.

Dolibarr permet tout cela grâce à son système de suivi intégré.

Configuration du Suivi des Lots et Séries dans Dolibarr

1. Activer le Suivi des Produits

Naviguez vers :

Accueil > Configuration > Modules > Produits/Services

Activez la gestion des produits par lots ou numéros de série.

2. Définir les Produits à Suivre

Lors de la création ou modification d'un produit :

• Définissez "Stock Géré" sur "Oui".

• Activez "Gérer par Numéro de Lot ou Série".

• Choisissez :

  • Un numéro de lot pour un ensemble d'articles (suivi par lot)

  • Un numéro de série par article (suivi par numéro unique)

Ajoutez également :

• Dates de fabrication/péremption

• Références fournisseurs

3. Configurer les Entrepôts

Puisque les mouvements de stock impliquent des lots/séries, assurez-vous d'avoir vos entrepôts correctement configurés :

Accueil > Produits/Services > Entrepôts

Utilisation Opérationnelle : Activités Quotidiennes

1. Réception des Stocks

Lors de la réception :

• Enregistrez les quantités reçues.

• Attribuez les numéros de lot ou de série.

• Renseignez les dates de fabrication/péremption si nécessaire.

Exemple :

• Réception de 500 unités de Produit X.

• Affectation du Lot "X-20240404" avec péremption au 04/04/2026.

2. Transferts de Stock

Lors des mouvements entre entrepôts :

• Sélectionnez les lots/séries concernés.

La traçabilité est ainsi garantie.

3. Expéditions Clients

Lors de l'expédition :

• Choisissez les lots/séries expédiés.

• Archivez l'information pour faciliter le service après-vente.

4. Retours et Réparations

• Identifiez les retours par numéro de série.

• Validez les conditions de garantie.

• Réattribuez si nécessaire de nouveaux numéros.

5. Inventaires et Corrections

Lors d'un inventaire physique :

• Comptez par lots ou séries.

• Corrigez les écarts détectés.

Suivi dans les Commandes Fournisseurs et Clients

1. Commandes Fournisseurs

Lors de la création :

• Précisez l'obligation de livrer avec numéros de lot/série.

À la réception :

• Enregistrez les informations obligatoires.

2. Commandes Clients

• Réservez des lots/séries spécifiques.

• Assurez la conformité FIFO ou toute autre méthode.

Rapports et Analyses

Dolibarr fournit :

• Liste des Stocks par Lot/Série

• Alertes de Péremption

• Historique des Numéros de Série

• Rapports de Traçabilité pour Rappels

Tous les rapports peuvent être exportés pour des audits externes.

Exemples Pratiques

Distributeur Électronique

• Garantie et authentification des produits.

• Suivi des réparations.

Fabricant Alimentaire

• Gestion des dates de péremption.

• Traçabilité en cas de contamination.

Fournisseur de Dispositifs Médicaux

• Respect des normes sanitaires.

• Historique de maintenance.

Conseils pour une Gestion Efficace

• Standardisez vos Numérotations : Ex : CodeProduit-Date-Séquence.

• Formez votre Personnel : Pour éviter les erreurs de saisie.

• Utilisez des Scanners Codes-Barres : Pour accélérer et fiabiliser.

• Auditez régulièrement : Inventaires périodiques.

• Exploitez les Applications Mobiles : Pour enregistrer sur site.

Défis et Solutions

1. Complexité à Grande Échelle

Solution : Automatisation par scanners et imports.

2. Fournisseurs Non Conformes

Solution : Clauses contractuelles strictes.

3. Erreurs de Saisie

Solution : Champs obligatoires et contrôles automatiques.

4. Performances Système

Solution : Optimiser la base de données régulièrement.

Avenir du Suivi dans Dolibarr

• Intégration IoT pour suivi en temps réel.

• Blockchain pour une traçabilité infalsifiable.

• IA pour la Maintenance Prédictive.

• Dashboards Avancés pour analyse personnalisée.

La communauté Dolibarr continue d'enrichir l'écosystème avec de nouveaux modules.

Conclusion

Le suivi des lots et des numéros de série n'est plus réservé aux grands groupes. Grâce à Dolibarr, toute organisation peut mettre en place une traçabilité fiable, renforçant ainsi la transparence, la conformité et la satisfaction client.

En configurant correctement le système, en formant vos équipes et en exploitant les outils de reporting, vous transformerez votre gestion des stocks d'un simple processus logistique en un véritable levier stratégique.

Que vous soyez dans l'alimentaire, l'électronique, la santé ou l'industrie, maîtriser la gestion des lots et des numéros de série avec Dolibarr est un avantage concurrentiel majeur dans un marché exigeant.