Dolibarr est un ERP et CRM open-source puissant qui permet aux entreprises de gérer efficacement leurs ventes, leurs finances, leur gestion de projet et bien plus encore. Cependant, pour optimiser davantage son utilisation, il est parfois nécessaire de connecter Dolibarr avec d'autres applications.

C'est là qu'intervient Zapier, une plateforme d'automatisation qui permet de connecter plus de 5 000 applications entre elles, sans nécessiter de compétences en programmation. Dans cet article, nous allons explorer comment intégrer Dolibarr avec Zapier et automatiser vos processus métier.

1. Pourquoi Intégrer Dolibarr avec Zapier ?

L’intégration de Dolibarr avec Zapier permet d'automatiser des tâches répétitives en créant des flux de travail appelés "Zaps". Ces Zaps déclenchent des actions automatiques lorsqu'un événement spécifique se produit dans Dolibarr.

Avantages de l’Intégration Zapier + Dolibarr

✅ Gain de temps : Plus besoin de saisir manuellement des informations entre différentes applications.
✅ Élimination des erreurs humaines : La synchronisation automatique réduit les oublis et les fautes de frappe.
✅ Connectivité étendue : Liaison avec plus de 5 000 applications populaires (Google Sheets, Slack, Trello, Gmail, HubSpot, etc.).
✅ Automatisation des processus : Gestion automatique des contacts, factures, commandes, etc.
✅ Aucune compétence technique requise : Interface intuitive permettant de créer des automatisations en quelques clics.

Grâce à cette intégration, Dolibarr devient un ERP encore plus performant, permettant une communication fluide avec d’autres outils sans effort manuel.

2. Comment Fonctionne Zapier ?

Zapier fonctionne selon un principe de déclencheur et d’action :

1. Un déclencheur (Trigger) : Un événement qui se produit dans Dolibarr (ex. : création d’un client, validation d’une facture).
2. Une action (Action) : Une tâche exécutée automatiquement dans une autre application (ex. : ajout du client dans un CRM, envoi d’un email, mise à jour d’un fichier Google Sheets).

Exemples d’Automatisations Possibles

• Ajout automatique d’un client dans un CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce) dès qu’un nouveau client est créé dans Dolibarr.
• Envoi d’une notification Slack ou Microsoft Teams lorsqu’une nouvelle facture est validée.
• Mise à jour d’un fichier Google Sheets à chaque nouvelle commande.
• Création automatique d’une tâche Trello ou Asana lorsqu’un projet est ajouté dans Dolibarr.
• Envoi d’un email avec Gmail ou Mailchimp à chaque ajout de prospect.

3. Configurer l’Intégration de Dolibarr avec Zapier

Étape 1 : Activer l’API REST de Dolibarr

Zapier utilise l’API REST de Dolibarr pour interagir avec les données. Pour l’activer :

1. Se connecter en tant qu’administrateur à Dolibarr.
2. Aller dans "Accueil" → "Configuration" → "Modules/Applications".
3. Rechercher le module "API REST" et l’activer.
4. Dans l’onglet Configuration, générer une clé API qui servira à authentifier Zapier.

Remarque : Assurez-vous que l’API REST est bien accessible depuis l’extérieur en configurant correctement votre serveur.

Étape 2 : Se Connecter à Zapier

1. Créer un compte sur Zapier si vous n’en avez pas encore un (https://zapier.com).
2. Cliquez sur "Make a Zap" (Créer un Zap).
3. Recherchez Dolibarr dans la liste des applications disponibles (si Dolibarr n’est pas encore directement listé, vous pouvez utiliser Webhooks by Zapier).
4. Ajoutez votre clé API générée précédemment et connectez votre instance Dolibarr.

Étape 3 : Créer un Premier Zap

Nous allons illustrer un exemple d’automatisation avec Zapier : Ajouter automatiquement un client Dolibarr dans Google Sheets.

1. Définir le Déclencheur (Trigger)

• Choisissez Dolibarr comme application.
• Sélectionnez l’événement "Nouveau Client Créé".
• Testez la connexion pour vérifier que Zapier récupère bien les données.

2. Définir l’Action (Action)

• Choisissez Google Sheets comme application.
• Sélectionnez l’action "Ajouter une ligne à une feuille de calcul".
• Connectez votre compte Google.
• Sélectionnez le fichier et la feuille où les nouveaux clients seront ajoutés.
• Associez les colonnes du fichier aux données du client récupérées depuis Dolibarr.

3. Tester et Activer le Zap

• Faites un test d’envoi pour vérifier que le client s’ajoute bien à Google Sheets.
• Si tout fonctionne, activez le Zap.

Dorénavant, chaque nouveau client ajouté dans Dolibarr sera automatiquement inscrit dans Google Sheets !

4. Exemples de Zaps pour Automatiser Dolibarr

1. Envoyer un Email Automatique Lorsqu’une Facture est Validée

• Déclencheur : Une facture est validée dans Dolibarr.
• Action : Envoi d’un email via Gmail ou Outlook au client avec la facture en pièce jointe.

2. Créer un Ticket dans un Outil de Support (Zendesk, Freshdesk, Trello)

• Déclencheur : Un client crée un ticket de support dans Dolibarr.
• Action : Un ticket est automatiquement ouvert dans Zendesk ou un Trello est mis à jour.

3. Synchroniser les Contacts de Dolibarr avec un CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)

• Déclencheur : Un nouveau client est ajouté dans Dolibarr.
• Action : Le contact est créé automatiquement dans HubSpot avec toutes ses informations.

4. Ajouter une Nouvelle Tâche Asana Lorsqu’un Projet Est Créé

• Déclencheur : Un nouveau projet est ajouté dans Dolibarr.
• Action : Une tâche Asana est automatiquement créée pour suivre l’avancement.

5. Publier un Message Slack ou Microsoft Teams Lorsqu’une Commande Est Passée

• Déclencheur : Une nouvelle commande est enregistrée.
• Action : Une notification est envoyée dans un canal Slack/Teams.

5. Conclusion

L’intégration de Dolibarr avec Zapier ouvre la porte à de nombreuses automatisations, permettant d’améliorer la productivité et d’éliminer les tâches manuelles chronophages. En connectant Dolibarr avec Google Sheets, Slack, Trello, HubSpot, Mailchimp, Gmail, et bien d’autres, vous créez un système ERP interconnecté et optimisé.

En résumé, avec Zapier, vous pouvez :

✔ Synchroniser les données clients avec un CRM
✔ Automatiser l’envoi d’e-mails et de notifications
✔ Mettre à jour des bases de données sans intervention manuelle
✔ Faciliter la collaboration en intégrant Dolibarr avec Trello, Asana ou Slack

Grâce à cette intégration, vous gagnez en productivité et en efficacité tout en assurant une gestion fluide de votre entreprise.

Alors, prêt à automatiser votre Dolibarr ?