Le freelancing offre autonomie, flexibilité et la possibilité de façonner sa carrière selon ses propres règles. Cependant, il exige également rigueur et efficacité dans la gestion des clients, des tâches, du flux de trésorerie et des délais. Pour de nombreux freelances, les tâches administratives peuvent vite devenir écrasantes, surtout sans les bons outils. Les systèmes ERP et CRM traditionnels sont souvent coûteux et complexes, les rendant inaccessibles à la plupart des indépendants. C’est ici que Dolibarr entre en jeu.

Dolibarr ERP/CRM est un logiciel libre et open source qui offre une solution puissante et simple pour gérer vos opérations. Initialement développé pour les petites et moyennes entreprises, Dolibarr est également un excellent outil pour les freelances cherchant une solution abordable et personnalisable pour simplifier la gestion des clients, des factures et des projets.

Dans ce guide complet, nous allons explorer comment les freelances peuvent utiliser Dolibarr pour professionnaliser leur flux de travail sans se ruiner. De l'installation à l'utilisation quotidienne, nous détaillerons les fonctionnalités clés, les configurations pratiques et les stratégies pour tirer le meilleur de cette pépite open source.

Pourquoi Dolibarr est un excellent choix pour les freelances

Dolibarr se distingue pour plusieurs raisons :

• Économique : Open source et gratuit. Aucun coût de licence ou abonnement obligatoire (sauf pour les services hébergés).

• Modulaire : Vous activez uniquement les modules dont vous avez besoin, ce qui allège l'interface.

• Facile à utiliser : Contrairement à de nombreux ERP, Dolibarr possède une interface claire et intuitive.

• Personnalisable : Modifiez les modèles, ajoutez des champs personnalisés et des modules selon vos besoins.

• Évolutif : Dolibarr peut grandir avec votre activité.

Avec Dolibarr, les freelances peuvent centraliser plusieurs fonctions (base client, facturation, gestion de projets, dépenses) sur une seule plateforme.

Prise en main : installation de Dolibarr

Vous pouvez installer Dolibarr localement sur votre ordinateur, l’héberger sur un serveur ou utiliser une version cloud comme DoliCloud. Pour les freelances non techniciens, DoliCloud est la voie la plus simple, avec mises à jour et sauvegardes automatiques.

Options d'installation

• Installation locale : Pour les utilisateurs à l’aise avec la technique. Téléchargez depuis Dolibarr.org (Windows, macOS, Linux).

• Hébergement web : De nombreux hébergeurs proposent l’installation via Softaculous ou autres outils.

• Cloud (DoliCloud) : Abonnement mensuel ou annuel sans configuration technique.

Une fois installé, configurez les informations de votre entreprise, devise, langue et les modules nécessaires. Commencez léger : CRM, Facturation, Projets.

Gérer les clients avec Dolibarr

Suivre ses clients, prospects et contacts est essentiel pour tout freelance. Le module "Tiers" de Dolibarr sert de CRM léger.

Ajouter et catégoriser les clients

Ajoutez des clients manuellement ou via un fichier CSV. Champs utiles :

• Nom et entreprise

• Email et téléphone

• Adresse

• Numéro fiscal

• Type de client (particulier, entreprise)

Utilisez des étiquettes comme "Récurrent", "Premium" ou "Prospect" pour mieux segmenter et prioriser.

Historique des échanges

Chaque fiche client conserve :

• Emails (envoyés via Dolibarr ou comptes liés)

• Notes et commentaires

• Documents associés (devis, factures, contrats)

Un historique clair pour ne jamais perdre le fil des interactions.

Créer et envoyer des factures

L’une des fonctions préférées des freelances : générer des factures professionnelles en quelques clics.

Création de facture

Depuis le module Factures :

• Sélectionnez un client

• Ajoutez produits ou services (textes personnalisables)

• Définissez prix, taxes, remises

• Fixez échéance et conditions de paiement

Dolibarr gère les devises et règles fiscales, idéal pour les freelances internationaux.

Modèles et personnalisation

Ajoutez votre logo, choisissez le style de présentation, modifiez les mentions en pied de page. Résultat : des factures pro à votre image.

Envoi et suivi

Envoyez les factures par email directement depuis Dolibarr, au format PDF. Le système suit l’état : envoyé, payé, en retard.

Programmez des rappels ou confirmations de paiement automatiques.

Paiement en ligne

Dolibarr s’intègre à PayPal ou Stripe. Vos clients peuvent payer en un clic.

Suivi des projets et des tâches

Gérer plusieurs projets et clients devient plus facile avec le module Projets.

Création de projets

Chaque projet peut contenir :

• Association à un client

• Dates de début et fin

• Budget ou temps facturable

• Statut (brouillon, en cours, terminé)

Ajouter des tâches

Créez des tâches avec :

• Dates limites

• Priorités

• Temps estimé et temps réel

Suivez vos tâches avec checklists ou journaux de temps. Cela vous aide à mieux estimer vos futurs projets.

Suivi du temps

Dolibarr permet d’enregistrer le temps passé par tâche ou projet. Utile pour :

• Facturation à l’heure

• Analyser la répartition du temps

• Améliorer la productivité

Suivi des dépenses et des revenus

Comprendre vos flux financiers est vital.

Enregistrement des dépenses

Via le module Banque/Caisse, vous pouvez :

• Enregistrer vos dépenses (logiciels, abonnements, déplacements)

• Joindre justificatifs

• Catégoriser (frais déductibles ou courants)

Rapports de revenus

Depuis les modules Comptabilité ou Finance, générez :

• États de résultats

• Historique des paiements

• Récapitulatif TVA ou impôts

Pratique pour les déclarations fiscales trimestrielles ou annuelles.

Automatiser les tâches répétitives

Dolibarr propose des automatisations via des déclencheurs et tâches planifiées.

Exemples :

• Envoyer un rappel 5 jours avant échéance d’une facture

• Générer automatiquement des factures récurrentes

• Être alerté quand un projet approche de son délai

Des automatisations simples mais efficaces.

Gestion des documents

Contracts, devis, maquettes ? Centralisez-les dans Dolibarr.

Le module Documents permet :

• Téléversement de fichiers (par client, projet, facture)

• Génération de PDF

• Contrôle des accès (si vous collaborez avec d’autres)

Un seul endroit pour tout retrouver.

Personnaliser Dolibarr selon vos besoins

Dolibarr est très flexible, même sans coder.

Champs personnalisés

Ajoutez des champs spécifiques à :

• Clients (ex : canal préféré)

• Projets (ex : niveau de complexité)

• Factures (ex : code projet interne)

Modules du Dolistore

Le Dolistore est la boutique officielle de modules. Intéressant pour freelances :

• Personnalisation PDF

• Facturation au temps passé

• Ticketing/support

• Intégrations avec calendriers externes

Souvent gratuits ou peu coûteux.

Héberger Dolibarr à petit prix

Hébergement perso ? Comptez 5€/mois.

Astuces :

• Utilisez un sous-domaine : erp.monsite.com

• Automatisez les sauvegardes

• Activez HTTPS (certificat Let’s Encrypt gratuit)

Ou optez pour DoliCloud dès 10€/mois sans tracas.

Astuces pour rester productif avec Dolibarr

• Bloquez un moment hebdo pour vérifier vos finances

• Gardez votre tableau de bord épuré

• Utilisez les couleurs ou tags pour suivre les clients

• Sauvegardez mensuellement si auto-hébergé

• Suivez les nouveautés de la communauté

Limites et solutions

Interface un peu datée

Solution : installez un thème moderne via Dolistore.

Peu d’intégrations natives

Solution : utilisez Zapier ou Make pour relier Gmail, Trello, etc.

Courbe d’apprentissage

Solution : apprenez module par module, utilisez wiki et tutos vidéo.

Conclusion

Pour les freelances cherchant une solution complète de gestion sans dépenser une fortune, Dolibarr est un choix pertinent. Son architecture modulaire, sa simplicité et sa communauté engagée en font un outil fiable.

Avec un peu de configuration, vous pouvez transformer Dolibarr en véritable tableau de bord de votre activité. Plus besoin de jongler entre outils payants et dispersés : tout est là, gratuit ou presque.

Que vous débutiez ou que vous gériez plusieurs clients, maîtriser Dolibarr pourrait bien être l’un de vos meilleurs investissements.