El trabajo freelance ofrece autonomía, flexibilidad y la posibilidad de diseñar tu carrera profesional a tu medida. Sin embargo, también requiere disciplina y una gestión eficaz de clientes, tareas, flujo de caja y plazos. Para muchos freelancers, las tareas administrativas pueden ser abrumadoras, especialmente sin las herramientas adecuadas. Los sistemas ERP y CRM tradicionales suelen ser caros y complejos, lo que los hace inaccesibles para la mayoría de trabajadores autónomos. Aquí es donde entra Dolibarr.

Dolibarr ERP/CRM es un software libre y de código abierto que ofrece una solución potente y sencilla para gestionar las operaciones de negocio. Desarrollado inicialmente para pequeñas y medianas empresas, Dolibarr también es una excelente herramienta para freelancers que buscan una solución accesible y personalizable para gestionar clientes, facturas y proyectos.

En esta guía completa, mostraremos cómo los freelancers pueden utilizar Dolibarr para profesionalizar su flujo de trabajo sin gastar mucho dinero. Desde la instalación hasta el uso diario, cubriremos funciones clave, configuraciones prácticas y estrategias para sacar el máximo partido a esta solución open source.

Por qué Dolibarr es ideal para freelancers

Dolibarr destaca por varias razones:

• Económico: Es open source y gratuito. No hay costes de licencia ni suscripciones obligatorias (salvo en servicios alojados).

• Modular: Solo activas los módulos que necesitas, manteniendo la interfaz simple.

• Fácil de usar: A diferencia de muchos ERP, tiene una interfaz clara e intuitiva.

• Personalizable: Puedes modificar plantillas, añadir campos personalizados y módulos según tus necesidades.

• Escalable: Crece junto con tu negocio.

Con Dolibarr, los freelancers pueden centralizar múltiples funciones —clientes, facturación, proyectos, gastos— en una única plataforma.

Primeros pasos: instalar Dolibarr

Dolibarr se puede instalar localmente en tu equipo, en un servidor web o mediante servicios en la nube como DoliCloud. Para quienes no tienen conocimientos técnicos, DoliCloud es la vía más sencilla, con actualizaciones y copias de seguridad automáticas.

Opciones de instalación

• Instalación local: Para usuarios técnicos. Descarga desde Dolibarr.org (Windows, macOS, Linux).

• Hosting compartido: Muchos proveedores permiten instalarlo mediante Softaculous u otras herramientas.

• Nube (DoliCloud): Suscripción mensual o anual, sin complicaciones técnicas.

Tras instalar, configura los datos de tu empresa, moneda, idioma y los módulos necesarios. Comienza con lo básico: CRM, Facturación, Proyectos.

Gestión de clientes con Dolibarr

Llevar un registro de clientes, prospectos y contactos es esencial. El módulo “Terceros” de Dolibarr funciona como un CRM ligero.

Añadir y categorizar clientes

Puedes añadir clientes manualmente o importar desde un CSV. Campos útiles:

• Nombre y empresa

• Correo y teléfono

• Dirección

• NIF/CIF

• Tipo de cliente (particular, empresa)

Usa etiquetas como “Recurrente”, “Premium” o “Prospecto” para segmentar y priorizar.

Historial de contacto

Cada ficha de cliente almacena:

• Emails (enviados desde Dolibarr o cuentas vinculadas)

• Notas y comentarios

• Documentos relacionados (presupuestos, facturas, contratos)

Así mantienes todo el contexto de la relación comercial.

Crear y enviar facturas

Una función muy valorada por los freelancers: generar facturas profesionales en segundos.

Crear factura

Desde el módulo de Facturación:

• Selecciona un cliente

• Añade productos o servicios (descripciones editables)

• Define precios, impuestos, descuentos

• Establece vencimiento y condiciones de pago

Dolibarr admite múltiples monedas e impuestos, ideal para freelancers internacionales.

Plantillas y personalización

Sube tu logo, elige el estilo visual, personaliza el pie de página. Resultado: facturas con imagen profesional.

Envío y seguimiento

Envía facturas desde Dolibarr por email con PDF adjunto. El sistema indica si ha sido enviada, pagada o está vencida.

También puedes programar recordatorios y confirmaciones de pago automáticas.

Pagos online

Dolibarr se integra con PayPal o Stripe, permitiendo pagos rápidos con un clic.

Proyectos y tareas siempre bajo control

Con varios proyectos y clientes, el módulo de Proyectos te ayuda a organizarte.

Crear proyectos

Cada proyecto puede incluir:

• Cliente vinculado

• Fechas de inicio y fin

• Presupuesto u horas facturables

• Estado (borrador, en curso, cerrado)

Añadir tareas

Las tareas permiten:

• Fechas límite

• Prioridades

• Tiempo estimado y tiempo real invertido

Puedes usar listas de verificación o registros de tiempo. Esto mejora tus presupuestos futuros.

Registro de tiempo

Dolibarr permite registrar horas por tarea o proyecto. Útil para:

• Facturación por horas

• Analizar distribución del tiempo

• Mejorar productividad

Control de ingresos y gastos

Llevar un control financiero es esencial para todo freelancer.

Registrar gastos

En el módulo Banco/Caja puedes:

• Registrar gastos (software, viajes, suscripciones)

• Adjuntar recibos

• Clasificar por tipo (deducible, operativo)

Informes de ingresos

Desde los módulos de Contabilidad o Finanzas puedes generar:

• Cuentas de resultados

• Historial de cobros

• Resúmenes fiscales

Facilita la presentación trimestral y anual de impuestos.

Automatizar tareas repetitivas

Dolibarr permite automatizaciones mediante disparadores y tareas programadas.

Ejemplos:

• Recordatorio automático antes del vencimiento de factura

• Generar facturas periódicas

• Notificación cuando se acerque la fecha de entrega de un proyecto

Pequeñas automatizaciones que ahorran tiempo.

Gestión documental

Contratos, presupuestos, archivos creativos: todo centralizado.

El módulo Documentos permite:

• Subir archivos por cliente, proyecto o factura

• Generar PDFs

• Controlar accesos (si trabajas con colaboradores)

Todo en un solo lugar.

Personalizar Dolibarr a tu medida

Dolibarr es muy flexible, incluso sin saber programar.

Campos personalizados

Agrega campos personalizados en:

• Clientes (ej. canal de contacto preferido)

• Proyectos (ej. nivel de complejidad)

• Facturas (ej. código interno de proyecto)

Módulos desde Dolistore

Dolistore es el marketplace oficial. Módulos útiles para freelancers:

• Editor de PDF

• Facturación por horas

• Sistema de tickets/soporte

• Integraciones con calendarios externos

Muchos son gratuitos o de bajo coste.

Alojamiento económico de Dolibarr

¿Alojamiento propio? Desde 5 €/mes.

Consejos:

• Usa un subdominio tipo erp.tudominio.com

• Programa copias de seguridad

• Usa HTTPS (certificado Let’s Encrypt gratuito)

¿Prefieres evitar complicaciones técnicas? DoliCloud desde 10 €/mes.

Consejos para trabajar con Dolibarr eficientemente

• Revisa tus finanzas cada semana

• Mantén tu panel de control ordenado

• Usa colores o etiquetas para clientes

• Haz copias de seguridad mensuales si autohospedas

• Sigue las novedades y actualizaciones de la comunidad

Retos y soluciones

Interfaz visual anticuada

Solución: instalar un tema moderno desde Dolistore.

Pocas integraciones nativas

Solución: usar Zapier o Make para conectar Gmail, Trello, etc.

Curva de aprendizaje

Solución: aprender módulo por módulo, usar el wiki y tutoriales.

Conclusión

Para freelancers que buscan una solución completa para gestionar sus actividades sin grandes gastos, Dolibarr es una elección acertada. Su arquitectura modular, facilidad de uso y comunidad activa lo convierten en una herramienta confiable.

Con algo de configuración, puedes convertir Dolibarr en el centro de operaciones de tu actividad. Adiós a soluciones caras y dispersas: todo en uno, gratuito o casi.

Tanto si estás empezando como si gestionas una cartera amplia de clientes, dominar Dolibarr puede ser una de tus mejores inversiones como freelancer.