Gérer une très petite entreprise (TPE) en 2025 implique de jongler avec de nombreuses responsabilités. De la relation client à la facturation, en passant par la gestion des stocks et la conformité réglementaire, la charge de travail est souvent intense—surtout lorsque les ressources et le temps sont limités. Heureusement, la technologie peut vous aider à simplifier vos opérations. Parmi les nombreux outils disponibles, Dolibarr se démarque comme l'un des ERP/CRM les plus accessibles, flexibles et économiques pour les petites entreprises.

Dolibarr est une plateforme open source puissante qui intègre des fonctions essentielles comme la vente, les achats, la comptabilité, la gestion des clients, le suivi des projets, et bien plus encore—le tout dans un système modulaire conçu pour être simple et évolutif. Que vous soyez freelance, artisan, commerçant ou dirigeant d’une micro-entreprise, Dolibarr peut devenir le cœur numérique de votre activité.

Ce guide détaillé vous montrera comment utiliser Dolibarr pour gérer efficacement votre TPE en 2025. De l’installation à la personnalisation, des opérations quotidiennes à l’automatisation, cet article vous aidera à construire une base solide pour votre entreprise grâce à une seule plateforme centralisée.

Qu’est-ce que Dolibarr ?

Dolibarr ERP/CRM est une suite logicielle open source développée spécialement pour les petites et moyennes entreprises, les indépendants et les associations. Elle combine ERP (Enterprise Resource Planning) et CRM (Customer Relationship Management) en un seul outil facile à installer, à utiliser et à personnaliser.

Principaux avantages :

• Système modulaire (activez uniquement ce dont vous avez besoin)

• Faible consommation de ressources (léger et rapide)

• Interface web (accessible depuis n’importe quel navigateur)

• Aucun frais de licence (gratuit à utiliser et à modifier)

• Communauté active et mises à jour régulières

Avec plus de 400 000 téléchargements par an et un écosystème dynamique de contributeurs, Dolibarr est devenu une solution incontournable pour les TPE en Europe et dans le monde.

Configuration de Dolibarr pour votre TPE

Choisir le mode d’installation adapté

Dolibarr peut être installé de plusieurs manières :

• Auto-hébergement : installation sur votre ordinateur ou serveur web (Apache, PHP, MySQL)

• Installateurs automatiques : via Softaculous ou équivalent chez certains hébergeurs

• DoliCloud : version SaaS officielle gérée par l’équipe Dolibarr, idéale pour les non-techniciens

Pour la plupart des TPE avec peu de ressources informatiques, DoliCloud offre le meilleur compromis entre simplicité et fiabilité.

Configuration initiale

Une fois installé, un assistant de configuration vous guide :

• Renseignez les informations de votre entreprise (nom, adresse, numéro fiscal, logo)

• Choisissez la devise, la langue et le taux de TVA par défaut

• Activez les modules utiles (CRM, Facturation, Produits, Comptabilité, etc.)

Commencez petit—activez uniquement les modules réellement nécessaires. Vous pourrez en ajouter d'autres selon l’évolution de votre activité.

Modules clés pour gérer une TPE

Gestion des clients et contacts (CRM)

Le module CRM vous permet de :

• Enregistrer les fiches clients détaillées

• Suivre l’historique des communications

• Segmenter vos contacts avec des étiquettes

• Planifier appels, relances et rendez-vous

• Associer des contacts à des commerciaux ou projets

Tout est centralisé pour mieux suivre vos relations clients.

Produits et services

Dans Dolibarr, vous pouvez cataloguer vos :

• Produits physiques (avec gestion de stock)

• Services (avec tarifs horaires ou forfaits)

Chaque fiche produit/service contient :

• Code article

• Taux de TVA

• Prix d’achat et de vente

• Quantité en stock et seuils

• Références fournisseurs

Classez-les par catégories, suivez les numéros de série ou liez-les à des comptes comptables.

Ventes : devis, commandes, factures

Dolibarr permet de gérer tout le cycle de vente :

• Créer des devis et les convertir en commandes ou factures

• Personnaliser les modèles avec votre identité visuelle

• Définir conditions de paiement et échéances

• Ajouter remises, frais de port, TVA multiples

• Suivre les statuts des factures : brouillon, validée, payée, en retard

Des rappels automatiques peuvent être envoyés et les factures récurrentes générées automatiquement.

Achats et gestion des fournisseurs

Enregistrez vos fournisseurs, gérez les commandes et rapprochez-les des factures reçues. Utile pour les TPE avec du stock.

• Suivez les conditions et paiements fournisseurs

• Rapprochez les factures avec les écritures bancaires

• Déclenchez les réapprovisionnements automatiquement

Gestion des stocks

Si vous gérez des biens physiques :

• Suivi des articles dans plusieurs entrepôts

• Mouvements de stock entrants/sortants

• Traçabilité par lots/séries si nécessaire

• Alertes sur seuils minimums

Les niveaux de stock sont mis à jour en temps réel.

Projets et tâches

Pour les métiers de service, Dolibarr propose :

• Création de projets avec tâches et jalons

• Suivi du temps par tâche

• Assignation à des salariés ou prestataires

• Liens avec devis, factures, documents

Vue Gantt disponible pour visualiser l’avancement.

Ressources humaines (optionnel)

Le module RH permet de :

• Gérer les informations salariés

• Traiter les demandes de congés

• Générer des fiches de paie simples

Parfait pour une petite équipe avec des besoins RH de base.

Comptabilité et finances

Dolibarr intègre une comptabilité simple :

• Journaux, grands livres, rapports

• Liaisons entre factures et mouvements bancaires

• Dépenses et catégorisation

• Déclarations de TVA et bilan annuel

Export possible vers un logiciel comptable ou votre expert-comptable.

Automatiser et optimiser les processus

Emails automatiques

Créez des modèles pour :

• Envoi de factures

• Relances de paiement

• Suivi de devis

L’envoi peut être déclenché automatiquement selon des règles définies.

Tâches récurrentes et facturation automatique

Planifiez :

• Abonnements clients

• Prestations mensuelles

• Rendez-vous ou livraisons planifiés

Dolibarr génère et peut envoyer les documents automatiquement.

Alertes et notifications

Configurez des alertes pour :

• Factures en retard

• Stock faible

• Échéances de projet

Utile pour rester réactif sans tout surveiller manuellement.

Personnaliser Dolibarr selon vos besoins

Champs et modèles

• Ajoutez des champs personnalisés aux clients, produits, documents

• Modifiez les modèles PDF (devis, factures, bons de livraison)

• Localisez les contenus selon votre zone géographique

Droits d’accès et sécurité

Si vous travaillez en équipe :

• Définissez des rôles (admin, comptable, commercial)

• Limitez l’accès aux modules ou données

• Suivez les actions des utilisateurs via des journaux

Extensions et modules complémentaires

Explorez Dolistore pour ajouter :

• Paiement en ligne (Stripe, PayPal)

• Multidevise

• Lecteurs code-barres

• Caisse (POS) avancée

• Outils de mailing

Installation simple en quelques clics.

Sécurité et sauvegarde des données

Même pour une petite structure, la sécurité est essentielle :

• Utilisez HTTPS et mots de passe robustes

• Sauvegardes régulières

• Mises à jour fréquentes

• Activez l’authentification à deux facteurs

• Limitez l’accès admin

Dolibarr permet aussi l’export de données si nécessaire.

Accès mobile et travail à distance

Dolibarr est accessible depuis tout appareil avec un navigateur :

• Compatible mobile et tablette

• Thèmes adaptatifs pour meilleure ergonomie

• Synchronisation possible avec calendrier et email

Pratique pour travailler depuis chez soi, en déplacement ou sur site.

Utilisation dans un secteur réglementé

Pour les TPE dans des secteurs sensibles (santé, juridique, finance) :

• Historique de modifications et signatures numériques

• Journaux d’audit détaillés

• Options de confidentialité client

Demandez conseil pour configurer le logiciel selon votre réglementation locale.

Support communautaire et documentation

Atout majeur de Dolibarr : sa communauté.

• Documentation complète en ligne

• Forums actifs et groupes sociaux

• Tutoriels et vidéos explicatives

• Support professionnel via partenaires

Un écosystème d’entraide pour ne jamais rester bloqué.

Bonnes pratiques pour bien utiliser Dolibarr

• Commencez avec les modules de base (CRM, Facturation, Produits)

• Planifiez vos processus avant de personnaliser

• Sauvegardez vos données régulièrement

• Faites un point trimestriel sur vos procédures

• Documentez les usages pour vos collaborateurs

Ces réflexes assureront la pérennité de votre installation.

Conclusion

Gérer une TPE en 2025, c’est relever des défis quotidiens, mais aussi saisir des opportunités. Dolibarr vous aide à structurer votre activité, alléger l’administratif et garder le contrôle sur vos finances, vos clients et vos produits—le tout dans un seul outil.

Que vous débutiez ou cherchiez à moderniser vos outils, Dolibarr offre l’équilibre idéal entre puissance, simplicité et coût. Mis en œuvre avec méthode, il vous aidera à transformer votre petite entreprise en organisation fluide et prête à durer.