Dirigir una microempresa (TPE – "très petite entreprise") en 2025 implica asumir múltiples responsabilidades al mismo tiempo. Desde la atención al cliente hasta la facturación, pasando por la gestión del inventario y el cumplimiento normativo, la carga de trabajo suele ser elevada, especialmente con tiempo y recursos limitados. Afortunadamente, la tecnología puede ayudar a simplificar los procesos. Entre las muchas herramientas disponibles, Dolibarr destaca como uno de los sistemas ERP/CRM más accesibles, flexibles y rentables para las microempresas.

Dolibarr es una potente plataforma de código abierto que integra funciones clave como ventas, compras, contabilidad, gestión de clientes, seguimiento de proyectos y más, todo en un sistema modular fácil de usar y escalable. Ya seas autónomo, artesano, minorista o administres una microempresa, Dolibarr puede ser tu columna vertebral digital.

Esta guía detallada te mostrará cómo utilizar Dolibarr para gestionar eficazmente tu microempresa en 2025. Desde la instalación y personalización hasta las operaciones diarias y la automatización, aprenderás a construir una base sólida para tu negocio con una única plataforma centralizada.

¿Qué es Dolibarr?

Dolibarr ERP/CRM es un paquete de software de código abierto desarrollado específicamente para pequeñas y medianas empresas, autónomos y asociaciones. Combina ERP (planificación de recursos empresariales) y CRM (gestión de relaciones con clientes) en una herramienta fácil de instalar, usar y personalizar.

Ventajas principales:

• Sistema modular (activa solo lo que necesitas)

• Bajo consumo de recursos (ligero y rápido)

• Interfaz basada en la web (funciona en cualquier navegador)

• Sin licencias (uso y modificación gratuitos)

• Comunidad activa y actualizaciones periódicas

Con más de 400.000 descargas anuales y una red de desarrolladores dinámica, Dolibarr se ha consolidado como una solución clave para las TPE en Europa y el mundo.

Configuración de Dolibarr para tu empresa

Elegir el método de instalación adecuado

Puedes instalar Dolibarr de varias formas:

• Alojamiento propio: en tu PC o servidor web (Apache, PHP, MySQL)

• Auto-instaladores: mediante Softaculous u otras herramientas similares

• DoliCloud: versión oficial SaaS, gestionada por el equipo de Dolibarr, ideal para quienes no son técnicos

Para la mayoría de las TPE con recursos de TI limitados, DoliCloud es la mejor opción.

Configuración inicial

Tras la instalación, un asistente te guiará en la configuración:

• Introducir los datos de la empresa (nombre, dirección, NIF, logotipo)

• Establecer moneda, idioma y tasa de IVA

• Activar los módulos necesarios (CRM, facturación, productos, contabilidad, etc.)

Empieza con lo básico y añade módulos adicionales más adelante según evolucione tu empresa.

Módulos esenciales para la gestión de una TPE

Gestión de clientes y contactos (CRM)

Con el módulo CRM puedes:

• Guardar datos de clientes

• Consultar el historial de comunicaciones

• Segmentar clientes con etiquetas

• Planificar llamadas, seguimientos y reuniones

• Asignar contactos a proyectos o empleados

Todo centralizado para una visión clara.

Productos y servicios

Gestiona:

• Productos físicos (con control de stock)

• Servicios (con tarifas por hora o fijas)

Cada entrada incluye:

• Código del producto

• Tasa de IVA

• Precio de compra y venta

• Existencias y umbrales

• Referencias del proveedor

Organiza por categorías, números de serie o cuentas contables.

Ventas: presupuestos, pedidos, facturas

Dolibarr cubre todo el ciclo de ventas:

• Crear presupuestos y convertirlos en pedidos o facturas

• Personalizar documentos con tu imagen corporativa

• Definir condiciones de pago y vencimientos

• Aplicar descuentos, envío e impuestos múltiples

• Seguimiento de facturas: borrador, validada, pagada, vencida

Posibilidad de recordatorios automáticos y facturación periódica.

Compras y proveedores

Registra proveedores, gestiona pedidos y vincúlalos a facturas. Útil si manejas stock.

• Controla condiciones y vencimientos de pago

• Realiza conciliaciones bancarias

• Configura alertas de stock mínimo y sugerencias de reaprovisionamiento

Gestión de inventario

Para productos físicos:

• Control en múltiples almacenes

• Registrar entradas y salidas de mercancía

• Seguimiento por lotes o números de serie

• Alertas por debajo del umbral mínimo

Inventario actualizado en tiempo real.

Proyectos y tareas

Para trabajos por proyecto:

• Crear proyectos con tareas y hitos

• Registrar tiempo por tarea

• Asignar a personal interno o externo

• Vincular con presupuestos, facturas o documentos

Vista de Gantt disponible para seguimiento visual.

Recursos humanos (opcional)

El módulo de RRHH permite:

• Gestionar datos de empleados

• Procesar solicitudes de vacaciones

• Crear nóminas simples

Ideal para microequipos con necesidades básicas.

Contabilidad y finanzas

Dolibarr ofrece contabilidad básica:

• Libros, balances e informes

• Enlace entre pagos, facturas y bancos

• Informes de gastos y categorización

• IVA y cierre anual

Posibilidad de exportar a software contable externo.

Automatizar y optimizar procesos

Correos electrónicos automáticos

Crea plantillas para:

• Envío de facturas

• Recordatorios de pago

• Seguimiento de presupuestos

Envío automático según eventos definidos.

Tareas y facturas recurrentes

Configura para:

• Suscripciones

• Servicios mensuales

• Citas y entregas

Generación y envío automáticos.

Notificaciones y alertas

Recibe avisos para:

• Facturas vencidas

• Bajo nivel de stock

• Fechas límite de proyectos

Mantente actualizado sin supervisión constante.

Personalizar Dolibarr a tus necesidades

Campos y plantillas

• Campos personalizados para clientes, productos y documentos

• Ajuste de PDFs (presupuestos, facturas, albaranes)

• Localización por región o idioma

Permisos de usuario

Para equipos:

• Roles (administrador, contable, ventas)

• Acceso limitado por módulo

• Registro de actividad de usuarios

Extensiones

A través de Dolistore:

• Pagos en línea (Stripe, PayPal)

• Multidivisa

• Códigos de barras

• TPV avanzado

• Marketing por correo electrónico

Fácil instalación.

Seguridad y copias de seguridad

Incluso las microempresas necesitan protección:

• HTTPS y contraseñas seguras

• Copias de seguridad periódicas

• Software actualizado

• Autenticación en dos pasos

• Acceso de administrador restringido

Exportación de datos para migración o compartición.

Acceso móvil y trabajo remoto

Dolibarr es accesible desde cualquier lugar:

• Compatible con dispositivos móviles

• Temas responsivos

• Sincronización con calendario y correo

Gestión remota garantizada.

Sectores regulados

Para sectores como salud, legal o finanzas:

• Versionado de documentos y firmas digitales

• Registros detallados

• Privacidad avanzada del cliente

Configura adecuadamente con asesoramiento profesional.

Comunidad y soporte

Fortalezas de Dolibarr:

• Documentación en línea

• Foros y redes sociales

• Videos, tutoriales y guías

• Soporte comercial disponible

Ayuda fácil de encontrar.

Buenas prácticas para TPEs

• Empezar con módulos básicos (CRM, facturación, productos)

• Planificar flujos antes de personalizar

• Respaldos frecuentes

• Revisión trimestral

• Documentar procesos internos

Dolibarr crecerá con tu negocio.

Conclusión

Dirigir una TPE en 2025 supone retos y oportunidades. Dolibarr te ayuda a estructurar tus procesos, reducir la carga administrativa y controlar finanzas, clientes e inventario—todo desde una sola herramienta.

Tanto si estás comenzando como si buscas modernizarte, Dolibarr ofrece potencia, simplicidad y rentabilidad. Bien implementado, hará que tu microempresa sea ágil, organizada y preparada para el futuro.