Une gestion efficace des stocks et des entrepôts est essentielle au succès de toute entreprise basée sur des produits. De mauvaises pratiques peuvent entraîner des pertes de ventes, une augmentation des coûts et des clients insatisfaits. Heureusement, Dolibarr ERP/CRM propose un système robuste, flexible et modulaire pour gérer les produits, les niveaux de stock et les entrepôts, aidant ainsi les entreprises à rationaliser leurs opérations et améliorer leur efficacité.

Dans cet article détaillé, nous explorerons en profondeur comment gérer les stocks et les entrepôts dans Dolibarr. Nous couvrirons la configuration, les opérations quotidiennes, les fonctionnalités avancées, les bonnes pratiques et des conseils pour optimiser la gestion des stocks.

Qu'est-ce que Dolibarr ?

Dolibarr est une solution ERP (Enterprise Resource Planning) et CRM (Customer Relationship Management) open source conçue pour aider les petites et moyennes entreprises, les indépendants et les associations à gérer divers processus d'affaires. Sa conception modulaire permet d'activer uniquement les fonctionnalités nécessaires.

Modules principaux :

• Gestion des ventes

• Gestion de la relation client (CRM)

• Comptabilité et facturation

• Gestion de projet

• Ressources humaines

• Gestion des stocks et des entrepôts

Les modules de gestion de stocks et d'entrepôts permettent de suivre les niveaux de produits, gérer plusieurs entrepôts, réaliser des mouvements de stocks et produire des rapports d'inventaire utiles.

Configuration de la Gestion des Stocks dans Dolibarr

Avant d'utiliser les fonctions d'inventaire, quelques étapes de configuration sont nécessaires.

1. Activer les Modules Requis

Accédez à :

Accueil > Configuration > Modules

Activez :

• Produits et services

• Stocks (gestion d'entrepôts et de stocks)

• Commandes fournisseurs (recommandé)

• Commandes clients (pour un flux complet)

2. Créer Vos Produits et Services

Accédez à :

Produits/Services > Nouveau produit ou service

Renseignez :

• Libellé

• Type : Produit ou Service

• Référence : Code interne

• Prix de vente et d'achat

• Taux de TVA

• Gestion de stock activée : "Oui" pour un produit tangible

Vous pouvez également ajouter des images, définir des codes-barres et préciser des détails de fabrication.

3. Définir Vos Entrepôts

Accédez à :

Produits/Services > Entrepôts

Créez vos entrepôts en indiquant :

• Nom

• Adresse

• Statut : Ouvert, fermé ou prévu

• Personne de contact (facultatif)

Créez plusieurs entrepôts si nécessaire (ex : Entrepôt principal, Boutique, Réserve).

Gestion des Stocks : Opérations Quotidiennes

Une fois vos produits et entrepôts configurés, commencez à gérer vos stocks.

1. Entrées et Sorties de Stock

Ajustements Manuels de Stock

Accédez à :

Produits/Services > Mouvements de stock

Actions possibles :

• Ajouter du stock : Pour réception initiale ou correction manuelle.

• Retirer du stock : Pour pertes, avaries ou retraits internes.

Précisez le motif pour la traçabilité.

Transferts entre Entrepôts

Accédez à :

Produits/Services > Transfert de stock

Sélectionnez :

• Entrepôt source

• Entrepôt de destination

• Produit

• Quantité

Dolibarr ajuste automatiquement les stocks et conserve un historique.

2. Commandes Fournisseurs et Réceptions

Pour les achats :

Fournisseurs > Commandes > Nouvelle commande

Sélectionnez le fournisseur, ajoutez les produits et validez.

Lors de la réception :

• Enregistrez la réception partielle ou totale.

• Le stock est automatiquement mis à jour.

3. Commandes Clients et Expéditions

Pour les ventes :

Clients > Commandes > Nouvelle commande

Ajoutez les produits, validez, puis générez les documents d'expédition.

Les expéditions réduisent automatiquement le stock.

4. Inventaires

Accédez à :

Produits/Services > Inventaire

• Effectuez des inventaires complets ou partiels.

• Comparez quantités physiques et références Dolibarr.

• Ajustez les stocks en cas d'écarts.

5. Gestion des Lots et Numéros de Série

Lors de la création d'un produit, activez "Gérer par lot/série".

Lors des mouvements de stock :

• Associez des numéros de lot et des dates d'expiration.

• Suivez les articles individuellement.

Crucial pour les secteurs pharmaceutiques, électroniques et alimentaires.

Fonctionnalités Avancées de Gestion de Stock

1. Gestion Multi-Entrepôts

Opérez plusieurs sites avec :

• Stocks indépendants

• Transferts entre entrepôts

• Seuils de réapprovisionnement spécifiques

2. Seuils Minimaux et Maximaux

Définissez :

• Seuil minimal : Alerte de réapprovisionnement.

• Seuil maximal : Prévention contre le surstockage.

Dolibarr propose automatiquement des commandes d'achat.

3. Méthodes FIFO/LIFO

Modes d'évaluation de stock pris en charge :

• FIFO : Premier entré, premier sorti

• LIFO : Dernier entré, premier sorti

• Coût moyen pondéré

Indispensable pour une comptabilité précise.

4. Lecture de Codes-Barres

Dolibarr permet de :

• Générer et imprimer des codes-barres

• Accélérer les mouvements de stock

• Réduire les erreurs humaines

5. Intégration à la Production

Utilisez le module Fabrication pour :

• Consommer les matières premières

• Ajouter automatiquement les produits finis en stock

Bonnes Pratiques pour Gérer l'Inventaire dans Dolibarr

1. Mettre à Jour Régulièrement

Gardez à jour : prix, fournisseurs, seuils de stock.

2. Utiliser les Lots et Séries de Manière Stratégique

Idéal pour la gestion de garanties et de rappels.

3. Audits d'Inventaire Périodiques

Prévoyez des inventaires complets ou tournants.

4. Exploiter les Rapports

Utilisez :

• Historique des mouvements

• Rapports de valorisation

• Alertes de rupture de stock

5. Former les Équipes

Assurez-vous que chacun sait :

• Saisir les mouvements

• Gérer les commandes fournisseurs/clients

• Effectuer des inventaires

Problèmes Fréquents et Solutions

1. Stocks Inexacts

Souvent causés par :

• Mouvements non enregistrés

• Mauvaise sélection d'entrepôt

Solution : Contrôler chaque mouvement.

2. Surstocks ou Pénuries

Provoqués par des seuils mal définis.

Solution : Analyser les ventes passées pour ajuster.

3. Gestion des Retours

Les retours doivent être :

• Inspectés

• Réintégrés correctement en stock

4. Visibilité Multi-Entrepôts

Complexité possible.

Solution : Utiliser les outils de reporting et de transfert de Dolibarr.

Tendances Futures : Gestion d'Inventaire avec Dolibarr

À l'avenir :

• Intégration IoT : Suivi en temps réel des stocks.

• Prévision de la Demande par IA

• Applications mobiles améliorées

• Automatisation avancée des entrepôts

Dolibarr, étant open-source, s'adapte aux nouvelles exigences du marché.

Conclusion

Gérer efficacement les stocks et les entrepôts est vital pour la réussite opérationnelle, la satisfaction client et la santé financière. Dolibarr fournit des outils puissants pour suivre les stocks, gérer plusieurs sites, automatiser les achats et garantir la traçabilité des produits.

En appliquant les bonnes pratiques, en exploitant les fonctionnalités avancées et en maintenant une discipline rigoureuse sur les données, les entreprises peuvent tirer un maximum de valeur de la gestion d'inventaire avec Dolibarr.

Commencez simplement, montez en puissance progressivement, et vous disposerez bientôt d'un système de gestion d'inventaire professionnel, adapté à vos besoins spécifiques.