Eine effektive Verwaltung von Lagerbeständen und Lagern ist entscheidend für den Erfolg jedes produktbasierten Unternehmens. Schlechte Verwaltungspraktiken können zu Umsatzverlusten, höheren Kosten und unzufriedenen Kunden führen. Glücklicherweise bietet Dolibarr ERP/CRM ein robustes, flexibles und modulares System zur Verwaltung von Produkten, Lagerbeständen und Lagern, das Unternehmen hilft, ihre Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

In diesem ausführlichen Artikel erklären wir, wie man Lagerbestände und Lager in Dolibarr verwaltet. Wir behandeln die Einrichtung, tägliche Abläufe, erweiterte Funktionen, bewährte Methoden und Tipps zur Optimierung der Bestandsverwaltung.

Was ist Dolibarr?

Dolibarr ist eine Open-Source-ERP- (Enterprise Resource Planning) und CRM- (Customer Relationship Management) Lösung, die kleinen und mittleren Unternehmen, Freiberuflern und Organisationen hilft, verschiedene Geschäftsprozesse zu verwalten. Dank seines modularen Designs können Nutzer nur die Funktionen aktivieren, die sie benötigen.

Hauptmodule:

• Verkaufsmanagement

• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

• Buchhaltung und Rechnungsstellung

• Projektmanagement

• Personalwesen

• Lager- und Bestandsverwaltung

Die Lager- und Bestandsverwaltungs-Module ermöglichen es, Produktbestände zu verfolgen, mehrere Lager zu verwalten, Bestandsbewegungen durchzuführen und nützliche Berichte zu erstellen.

Einrichtung der Bestandsverwaltung in Dolibarr

Vor der Nutzung der Inventurfunktionen sind einige Konfigurationen notwendig.

1. Erforderliche Module aktivieren

Navigieren zu:

Startseite > Konfiguration > Module

Aktiviere:

• Produkte und Dienstleistungen

• Lagerverwaltung

• Lieferantenbestellungen (empfohlen)

• Kundenbestellungen (für einen vollständigen Ablauf)

2. Produkte und Dienstleistungen anlegen

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Neues Produkt oder Dienstleistung

Gib ein:

• Bezeichnung

• Typ: Produkt oder Dienstleistung

• Referenz: Interner Code

• Verkaufs- und Einkaufspreis

• Mehrwertsteuersatz

• Lagerverwaltung aktiviert: "Ja" für physische Produkte

Du kannst auch Bilder hochladen, Barcodes definieren und Produktionsdetails angeben.

3. Lager anlegen

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Lager

Erstelle Lager durch Angabe von:

• Name

• Adresse

• Status: Offen, geschlossen oder geplant

• Kontaktperson (optional)

Es können mehrere Lager erstellt werden (z.B.: Hauptlager, Verkaufsstelle, Reserve).

Bestandsverwaltung: Tägliche Abläufe

Nach der Einrichtung von Produkten und Lagern kannst du mit der Verwaltung der Bestände beginnen.

1. Bestandsbewegungen

Manuelle Bestandsanpassungen

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Bestandsbewegungen

Mögliche Aktionen:

• Bestand erhöhen: Für Erstbestand oder manuelle Korrekturen.

• Bestand verringern: Für Verluste, Schäden oder interne Entnahmen.

Gib immer einen Grund für die Nachvollziehbarkeit an.

Lagertransfers

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Lagertransfer

Wähle:

• Ausgangslager

• Ziellager

• Produkt

• Menge

Dolibarr passt die Bestände automatisch an und protokolliert die Bewegung.

2. Lieferantenbestellungen und Wareneingänge

Für Einkäufe:

Lieferanten > Bestellungen > Neue Bestellung

Wähle den Lieferanten, füge Produkte hinzu und bestätige die Bestellung.

Beim Wareneingang:

• Gesamte oder teilweise Lieferung registrieren.

• Bestand wird automatisch aktualisiert.

3. Kundenbestellungen und Lieferungen

Für Verkäufe:

Kunden > Bestellungen > Neue Bestellung

Füge Produkte hinzu, bestätige die Bestellung und generiere Lieferscheine.

Lieferungen reduzieren den Lagerbestand automatisch.

4. Inventuren

Navigieren zu:

Produkte/Dienstleistungen > Inventur

• Führe vollständige oder Teilinventuren durch.

• Vergleiche physische Bestände mit Dolibarr-Daten.

• Passe Bestände bei Abweichungen an.

5. Verwaltung von Chargen und Seriennummern

Beim Anlegen eines Produkts "Verwalte nach Charge/Serie" aktivieren.

Während Bestandsbewegungen:

• Chargennummern und Verfallsdaten zuweisen.

• Einzelne Artikel verfolgen.

Wichtig für Branchen wie Pharmazie, Elektronik und Lebensmittel.

Erweiterte Funktionen der Bestandsverwaltung

1. Multi-Lager-Verwaltung

Verwalte mehrere Standorte mit:

• Unabhängigen Beständen

• Transfers zwischen Lagern

• Lagerabhängigen Nachbestellschwellen

2. Mindest- und Maximalbestände

Definiere:

• Mindestbestand: Für Nachbestellwarnungen.

• Maximalbestand: Um Überbestände zu vermeiden.

Dolibarr kann automatisch Bestellvorschläge machen.

3. FIFO-/LIFO-Bewertungsmethoden

Unterstützte Methoden:

• FIFO: First In, First Out

• LIFO: Last In, First Out

• Durchschnittspreis

Wichtig für eine präzise Buchhaltung.

4. Barcode-Erfassung

Dolibarr ermöglicht es:

• Barcodes zu generieren und zu drucken

• Bestandsbewegungen zu beschleunigen

• Fehler zu reduzieren

5. Integration mit der Produktion

Nutze das Produktionsmodul, um:

• Rohstoffe zu verbrauchen

• Fertigprodukte automatisch ins Lager aufzunehmen

Beste Praktiken für die Bestandsverwaltung in Dolibarr

1. Regelmäßige Aktualisierungen

Halte Preise, Lieferanten und Lagergrenzen aktuell.

2. Strategische Nutzung von Chargen und Seriennummern

Ideal für Garantien und Rückrufaktionen.

3. Regelmäßige Bestandsprüfungen

Plane vollständige oder zyklische Inventuren.

4. Nutzung von Berichten

Verwende:

• Bewegungsverlauf

• Bestandsbewertungsberichte

• Ausverkaufswarnungen

5. Mitarbeiterschulung

Sorge dafür, dass das Personal weiß:

• Wie Bestandsbewegungen zu erfassen sind

• Wie Bestellungen abgewickelt werden

• Wie Inventuren durchzuführen sind

Häufige Probleme und Lösungen

1. Ungenaue Bestände

Ursachen:

• Nicht erfasste Bewegungen

• Falsche Lagerauswahl

Lösung: Jede Bewegung korrekt dokumentieren.

2. Überbestände oder Fehlbestände

Durch falsch gesetzte Schwellen verursacht.

Lösung: Historische Verkaufsdaten analysieren.

3. Rückgaben verwalten

Rücksendungen müssen:

• Geprüft werden

• Korrekt zurückgebucht werden

4. Komplexität bei Multi-Lager

Kann die Übersicht erschweren.

Lösung: Nutzung der Reporting- und Transfer-Tools von Dolibarr.

Zukünftige Trends in der Bestandsverwaltung mit Dolibarr

In Zukunft:

• IoT-Integration: Echtzeit-Überwachung von Beständen

• KI-gestützte Prognosen

• Verbesserte mobile Apps

• Erweiterte Lagerautomatisierung

Dolibarr als Open-Source-Lösung passt sich flexibel an neue Anforderungen an.

Fazit

Eine effiziente Verwaltung von Lagerbeständen und Lagern ist entscheidend für operative Exzellenz, Kundenzufriedenheit und finanzielle Gesundheit. Dolibarr bietet leistungsstarke Werkzeuge, um Bestände zu überwachen, mehrere Standorte zu verwalten, Einkäufe zu automatisieren und Produkterückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Mit bewährten Praktiken, Nutzung fortschrittlicher Funktionen und disziplinierter Datenverwaltung können Unternehmen das volle Potenzial der Bestandsverwaltung mit Dolibarr ausschöpfen.

Starte einfach, skaliere schrittweise — und baue ein professionelles Bestandsmanagementsystem, maßgeschneidert auf deine spezifischen Geschäftsbedürfnisse.