Dans le monde rapide de la gestion des petites entreprises, le temps est un atout précieux. Les entrepreneurs, les freelances et les PME jonglent souvent avec de nombreuses tâches, de la communication client au suivi des factures, en passant par la gestion des stocks et de la comptabilité. Bien que ces opérations soient nécessaires, elles peuvent également être chronophages et répétitives. C’est là que l’automatisation devient non seulement un confort, mais une stratégie incontournable.
Dolibarr ERP/CRM, une plateforme open source robuste conçue pour les petites et moyennes entreprises, offre des capacités d’automatisation puissantes qui peuvent considérablement réduire la charge de travail manuelle—en particulier dans les domaines de la facturation et de la communication par email. Que vous dirigiez une entreprise de services, que vous gériez un stock de produits ou que vous soyez freelance avec plusieurs clients, automatiser les processus répétitifs peut vous aider à gagner un temps précieux et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire croître votre activité.
Cet article explore comment utiliser Dolibarr pour automatiser la facturation et les emails, améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les erreurs humaines. Nous détaillerons les modules essentiels, les cas pratiques, les configurations techniques et les options de personnalisation pour vous aider à optimiser votre flux de travail en 2025 et au-delà.
Pourquoi l’automatisation est-elle essentielle en entreprise
L’automatisation offre de nombreux avantages à toute organisation :
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Gain de temps : réduction des tâches administratives répétitives
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Précision : réduction des erreurs humaines dans la saisie, la facturation et les communications
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Cohérence : les communications et les actions suivent les mêmes règles à chaque fois
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Satisfaction client : délais de réponse plus courts, moins de litiges
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Évolutivité : permet de gérer plus de clients sans augmenter les effectifs
Bien configurée, l’automatisation devient un assistant invisible qui gère les tâches en coulisse et vous libère pour vous concentrer sur la stratégie et la croissance.
Aperçu de Dolibarr ERP/CRM
Dolibarr est une solution ERP/CRM open source qui regroupe dans une seule interface modulaire plusieurs fonctions métiers : facturation, comptabilité, gestion de projet, gestion de stock…
Ses points forts :
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Facilité d’utilisation : interface intuitive adaptée aux non-techniciens
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Modularité : activez uniquement les modules utiles (Factures, Email, Propositions, etc.)
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Coût réduit : utilisation gratuite avec des modules payants en option
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Extensibilité : plugins via le Dolistore et API solide
Les capacités d’automatisation sont intégrées dans plusieurs de ces modules et peuvent être étendues avec des outils tiers ou des scripts personnalisés.
Automatiser la gestion des factures avec Dolibarr
Étape 1 : Activer les modules nécessaires
Activez ces modules dans le menu de configuration :
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Factures
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Tiers (Clients/Fournisseurs)
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Produits/Services
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Banque/Caisse
Modules facultatifs mais utiles :
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Commandes
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Projets
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Comptabilité
Étape 2 : Utiliser les produits et services prédéfinis
Créez une bibliothèque d’articles avec :
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Description
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Prix unitaire
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Taux de TVA
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Code comptable
Lors de la création d’une facture, vous ajoutez les lignes en un clic, avec cohérence et précision.
Étape 3 : Utiliser des modèles de facture
Créez des modèles avec :
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Textes de pied de page par défaut (conditions de paiement, mentions légales…)
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Calculs automatiques des remises et taxes
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Logo et couleurs de l’entreprise
Pratique pour les factures générées automatiquement ou en masse.
Étape 4 : Automatiser les factures récurrentes
Pour les abonnements ou services mensuels :
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Définissez une facture parent comme modèle
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Fréquence : hebdo, mensuelle, trimestrielle
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Choisissez une date de fin ou un nombre d’itérations
Dolibarr génère et peut envoyer automatiquement ces factures selon votre planning.
Étape 5 : Relances de paiement automatiques
Configurez dans : Module > Modèles d’emails
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Créez les modèles de relance (1ère, 2ème, dernière)
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Définissez les délais : 7, 14, 30 jours après échéance
Activez le suivi d’ouverture des emails pour vérifier la réception.
Étape 6 : Lier les étapes via des workflows
Dolibarr permet :
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Génération automatique de facture après validation d’un devis
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Passage au statut "payée" dès qu’un virement correspondant est détecté
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Création de bons de livraison post-facturation
Ces actions sont configurables via des règles ou tâches cron.
Automatiser les emails dans Dolibarr
Étape 1 : Configurer un serveur SMTP
Pour garantir la bonne délivrabilité :
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Activez l’authentification sécurisée (TLS/SSL)
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Ajoutez les enregistrements SPF, DKIM, DMARC dans le DNS
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Vérifiez le reverse DNS et le nom d’hôte
Étape 2 : Créer des modèles d’emails
Via Accueil > Configuration > Modèles d’emails, créez des modèles pour :
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Confirmation de facture
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Relances de paiement
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Envoi de propositions
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Confirmation de commande
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Suivi après prestation
Utilisez des variables dynamiques :
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{client_name}
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{invoice_ref}
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{total_ttc}
Étape 3 : Déclencher automatiquement les envois
Les actions qui peuvent déclencher un email :
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Validation d’un devis
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Facture en retard
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Paiement enregistré
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Changement de statut d’un projet
Associez ces actions aux modèles d’emails via l’interface des événements/triggers.
Étape 4 : Programmer des campagnes ou alertes
Avec le module Emailings :
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Envoyez des newsletters programmées
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Filtrez par tags ou catégories
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Analysez les taux d’ouverture et de clic
Idéal pour les actus mensuelles ou les alertes personnalisées.
Étape 5 : Connecter à des outils externes
Via API REST ou Zapier/Make.com, vous pouvez :
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Synchroniser Dolibarr avec Mailchimp, Sendinblue ou Gmail
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Envoyer des alertes Slack à chaque nouvelle facture
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Sauvegarder automatiquement les factures sur Google Drive
Autres automatisations utiles dans Dolibarr
Exemples de workflows
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Conversion automatique d’un devis accepté en facture
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Notification au commercial à l’acceptation d’un devis
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Attribution automatique d’un chef de projet
Tâches planifiées (cron)
Supporte :
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Génération quotidienne de factures
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Sauvegardes automatiques
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Envoi de rapports
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Suivi des stocks
Programmez-les via votre hébergeur ou le crontab serveur.
Événements déclenchés et Webhooks
Pour utilisateurs avancés :
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Modules personnalisés
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Appels API externes
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Envoi vers systèmes d’analyse
Utile pour les plateformes SaaS qui utilisent Dolibarr en back-end.
Sécurité et automatisation
Protégez vos processus automatisés :
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Activez HTTPS et l’authentification forte
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Restreignez les droits admin
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Faites des sauvegardes régulières
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Vérifiez les logs d’actions automatiques
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Surveillez les performances de votre serveur mail
Conseils pour bien automatiser
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Commencez petit : un workflow à la fois
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Impliquez l’équipe pour repérer les tâches répétitives
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Testez en pré-prod avant mise en ligne
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Documentez les règles et logiques d’automatisation
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Révisez et optimisez régulièrement selon votre croissance
Conclusion
En 2025, l’automatisation n’est plus une option mais une obligation. Dolibarr permet aux petites structures de gagner du temps et en efficacité sans budget ni complexité excessive.
En exploitant les fonctions d’automatisation de Dolibarr, vous simplifiez la gestion des factures, améliorez la communication et libérez des ressources pour des tâches à plus forte valeur.
Que vous soyez freelance, artisan ou gestionnaire d’une TPE, Dolibarr vous fournit une base solide pour automatiser ce qui compte vraiment. Avec rigueur et maintenance, vous pouvez transformer vos processus métier de façon durable.