Le suivi des heures de travail est essentiel pour maintenir la productivité, gérer les ressources efficacement et garantir la transparence au sein d’une organisation. Que vous soyez freelance, une petite entreprise ou une structure en pleine croissance, disposer d’un enregistrement précis du temps passé permet d’améliorer la planification, la facturation et l’évaluation des performances. Dolibarr, la solution ERP et CRM open source, propose un système de suivi du temps puissant, simple à mettre en place — et entièrement gratuit.

Dans cet article, vous découvrirez comment configurer et utiliser Dolibarr pour suivre les heures de travail de manière efficace grâce aux modules intégrés, sans avoir besoin de services externes ni de modules payants. Nous allons parcourir chaque étape — de l’activation aux rapports — et vous présenter de bonnes pratiques pour un suivi professionnel.

Pourquoi suivre le temps de travail ?

Avant de plonger dans la configuration technique, rappelons pourquoi le suivi du temps est si important :

• Permet une facturation précise aux clients

• Aide à suivre les coûts internes par projet ou par employé

• Met en évidence les tâches chronophages qui peuvent être optimisées

• Améliore la planification et les prévisions de charge

• Crée de la transparence et de la responsabilité au sein des équipes

• Permet d’évaluer la performance individuelle et collective

En résumé, suivre le temps de travail offre une vision claire et mesurable de l’utilisation de votre ressource la plus précieuse : le temps.

Aperçu des fonctionnalités de suivi du temps dans Dolibarr

Dolibarr permet de suivre les heures de travail via les modules Projets et Tâches. Une fois ces modules activés, les utilisateurs peuvent consigner le temps passé sur des tâches spécifiques, attribuer des responsabilités, et générer des rapports.

Avec le module facultatif Feuille de temps, vous pouvez aller plus loin et bénéficier d’un aperçu hebdomadaire structuré des activités.

Ce que Dolibarr permet de faire :

• Définir des projets et les découper en tâches

• Attribuer les tâches aux utilisateurs

• Enregistrer le temps passé (manuellement ou via l’agenda)

• Générer des rapports par utilisateur, projet, tâche ou période

• Faire valider les feuilles de temps si besoin

Tout cela de manière centralisée, intégrée et gratuite.

Étapes : configurer le suivi du temps dans Dolibarr

Étape 1 : Activer les modules nécessaires

Commencez par activer les modules suivants :

• Projets

• Tâches

• Agenda

• Feuille de temps (recommandé)

Rendez-vous dans l’interface d’administration, ouvrez la liste des modules disponibles et activez ceux dont vous avez besoin. Le module RH peut aussi être utile si vous souhaitez relier le temps de travail aux contrats ou à la présence.

Étape 2 : Créer un projet et ajouter des tâches

Une fois les modules activés :

1. Allez dans la section Projets et créez un nouveau projet. Donnez-lui un nom, une description et assignez-le à un client ou à une équipe.

2. Dans ce projet, créez les tâches correspondantes. Définissez la charge estimée, les dates, la priorité et assignez les tâches aux bonnes personnes.

Vous pouvez découper votre projet autant que nécessaire, selon la granularité souhaitée.

Étape 3 : Enregistrer le temps passé

Il existe deux méthodes principales pour enregistrer le temps :

1. Depuis la tâche directement : l’utilisateur ouvre la tâche qui lui est assignée et renseigne manuellement le temps passé. Pratique pour un pointage en fin de journée.

2. Via le module Agenda : l’utilisateur saisit un événement dans l’agenda, lié à un projet ou une tâche, avec une durée précise.

Dans les deux cas, le temps est associé à l’utilisateur et à la tâche correspondante, et enregistré dans la base pour alimenter les rapports.

Utiliser le module Feuille de temps

Si vous préférez une saisie structurée par semaine, activez le module Feuille de temps. Il permet :

• Une vue hebdomadaire pour chaque utilisateur

• La saisie rapide des heures par tâche et par jour

• La soumission des feuilles de temps à validation

• Un affichage synthétique simple et clair

Chaque utilisateur peut voir ses tâches et y indiquer ses heures quotidiennes en quelques clics. Un gain de temps pour la saisie comme pour le contrôle.

Gérer et valider les feuilles de temps

Pour les équipes qui souhaitent valider les heures avant de les prendre en compte (facturation, paie, suivi interne), Dolibarr permet un processus de validation :

1. L’utilisateur remplit et soumet sa feuille de temps hebdomadaire

2. Le responsable l’examine et vérifie les données

3. Il valide ou rejette les saisies

4. Les heures validées sont prises en compte dans les rapports finaux ou les factures

Ce processus est utile dans les environnements où la rigueur du suivi est stratégique : prestations facturables, sous-traitance, gestion de ressources, etc.

Générer des rapports et analyser les données

L’un des atouts majeurs de Dolibarr est la génération de rapports clairs à partir des données saisies. Vous pouvez consulter :

• Le temps total passé par projet ou par client

• Les heures travaillées par employé sur une période

• Le temps par type de tâche (support, développement, etc.)

• L’écart entre le temps prévu et le temps réellement passé

Ces rapports sont utiles pour piloter les projets, analyser la rentabilité, traiter les bulletins de paie ou affiner votre organisation.

Bonnes pratiques pour un suivi du temps efficace

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur du système :

• Saisir le temps quotidiennement : pour une précision optimale

• Définir clairement les tâches : pour éviter les confusions

• Établir des règles claires : sur le temps facturable et non facturable

• Former les utilisateurs : même une courte formation permet d’éviter des erreurs

• Analyser régulièrement les rapports : pour identifier les axes d’optimisation

Pourquoi choisir Dolibarr pour le suivi du temps

• Gratuit et open source : aucun coût de licence

• Intégré : relié à la gestion de projet, la facturation, la gestion RH, etc.

• Modulaire : vous n’activez que ce dont vous avez besoin

• Personnalisable : extensible avec des modules ou du développement sur mesure

• Accessible : via navigateur, compatible desktop et mobile

• Évolutif : adapté aux indépendants comme aux grandes équipes

Exemples d’utilisation concrète

• Un freelance peut suivre ses heures facturables et éditer ses factures

• Une agence peut suivre ses projets clients et comparer rentabilité et charge

• Une équipe IT peut suivre ses sprints et analyser sa vélocité

• Un chantier peut enregistrer les heures de chaque ouvrier sur site

• Une association peut mesurer le temps bénévole pour ses rapports d’activité

Limites et solutions possibles

Même si Dolibarr couvre l’essentiel, voici quelques limites potentielles :

• Pas de chronomètre en temps réel

• Pas d’application mobile dédiée

• Automatisation limitée (pas de détection d’inactivité par exemple)

Solutions :

• Intégrer des outils tiers pour les minuteries

• Utiliser l’API de Dolibarr pour développer des fonctions complémentaires

• Exporter les données pour les exploiter dans d’autres outils

Conclusion

Dolibarr offre un système de suivi du temps robuste, simple et gratuit. Avec peu de configuration, vous pouvez permettre à votre équipe de suivre ses heures, mesurer la charge de travail, et améliorer la gestion des projets — tout cela depuis une seule plateforme.

Si vous cherchez une solution intégrée et sans surcoût pour suivre les heures de travail et garder vos projets sous contrôle, Dolibarr est un choix intelligent. C’est un outil qui évolue avec vos besoins, que vous soyez seul ou à la tête d’une grande équipe.