Gérer efficacement les contacts d’une entreprise est essentiel pour assurer une croissance durable, améliorer les performances commerciales et entretenir des relations de qualité avec les clients. À mesure que les entreprises se développent, les feuilles de calcul et les outils dispersés deviennent inefficaces, entraînant des pertes d’information, des erreurs de communication et des opportunités manquées. Dolibarr ERP/CRM, une solution open source, offre un système intégré et puissant pour centraliser toutes vos données clients et prospects au même endroit.

Cet article fournit un guide complet et détaillé pour centraliser les contacts dans Dolibarr, depuis la configuration initiale jusqu’aux bonnes pratiques en matière de segmentation, d’automatisation, de protection des données et d’analyse. Que vous découvriez Dolibarr ou que vous cherchiez à optimiser votre stratégie CRM, ce guide vous accompagnera pas à pas dans la consolidation efficace de votre base de contacts.

1. Pourquoi centraliser les contacts est essentiel

Centraliser vos contacts ne consiste pas seulement à enregistrer des noms et des adresses e-mail. Il s’agit de construire une vision complète à 360 degrés de chaque interaction, décision, achat et communication liée à chaque client ou prospect. Les principaux avantages sont :

• Un meilleur service client grâce à un historique facilement accessible

• Une performance commerciale accrue via la segmentation et les relances

• Une meilleure collaboration entre les équipes

• Des campagnes marketing plus efficaces

• La conformité au RGPD et aux autres réglementations

• Un gain de temps et une meilleure fiabilité des données

Grâce à son architecture modulaire, Dolibarr permet de gérer tout cela dans un système unique et cohérent.

2. Configuration de Dolibarr pour la gestion des contacts

Pour centraliser les contacts, vous devez activer les modules suivants dans Dolibarr :

• Tiers (entreprises/particuliers) : pour enregistrer les clients, prospects et fournisseurs.

• Contacts/Adresses : pour associer des personnes aux tiers.

• Prospects : pour gérer les leads avant leur conversion.

• Agenda : pour suivre les rendez-vous et l’historique des échanges.

• Modules Email et Notifications : pour les communications liées aux contacts.

Accédez à Accueil > Configuration > Modules et activez les modules mentionnés.

3. Différence entre tiers et contacts dans Dolibarr

Dolibarr utilise une structure hiérarchisée :

• Tiers : Représente une entreprise ou un particulier. Contient les informations générales (nom, type, numéro de TVA, conditions de paiement, etc.).

• Contact/Adresse : Ce sont les personnes liées au tiers (ex. : Jean Dupont chez ACME SARL). Chaque contact peut avoir un rôle spécifique et ses propres coordonnées.

Cette séparation offre une grande flexibilité pour gérer les relations B2B et B2C.

4. Création et importation de contacts

Pour créer un contact manuellement :

• Allez dans Tiers > Nouveau tiers

• Remplissez les informations de l’entreprise ou de la personne

• Enregistrez, puis allez dans l’onglet « Contacts » pour ajouter des personnes associées

Dolibarr permet également les importations en masse :

• Accédez à Outils > Importer

• Utilisez les modèles fournis pour importer tiers et contacts

• Faites correspondre les champs (nom, e-mail, téléphone, société, etc.)

Pour une saisie cohérente, formez votre équipe sur les normes d’entrée et évitez les doublons.

5. Classification et segmentation des contacts

La segmentation est cruciale pour l'efficacité marketing et commerciale. Dolibarr propose plusieurs méthodes :

• Statut client/prospect/fournisseur

• Type de tiers : entreprise ou particulier

• Catégories : ex. : Retail, Grossiste, Entreprise

• Régions ou territoires

• Étiquettes personnalisées ou champs supplémentaires

Configurez-les via Configuration > Dictionnaires ou directement sur les fiches.

Une bonne segmentation permet des campagnes ciblées, des rapports régionaux ou des affectations commerciales précises.

6. Centralisation de l’historique des interactions

L’un des grands atouts de Dolibarr est le suivi dans l’agenda :

• Enregistrez appels, réunions, e-mails, notes

• Joignez des documents aux contacts ou aux tiers

• Affichez les documents liés (commandes, devis, factures) sur la fiche contact

Cette vue complète garantit que chaque collaborateur connaît le contexte client.

7. Utilisation de l’agenda et des notifications

• Le module Agenda permet de visualiser et suivre les événements

• Attribuez des tâches aux collaborateurs

• Configurez des rappels ou alertes email

• Synchronisez avec des calendriers externes via CalDAV

Un bon suivi améliore l’organisation et la réactivité.

8. Automatisation et déclencheurs

Dolibarr permet :

• L’envoi automatique d’emails après création de contact

• Le déclenchement de tâches quand un prospect devient client

• La mise à jour automatique de champs liés

Pour aller plus loin, utilisez des modules complémentaires ou l’API REST.

9. Intégration de formulaires de capture de leads

Pour centraliser les leads :

• Utilisez les formulaires publics de Dolibarr

• Intégrez des outils externes (Typeform, Google Forms) avec l’API

• Créez automatiquement des tiers prospects avec contacts associés

Ainsi, chaque prospect est immédiatement enregistré dans votre CRM.

10. Sécurisation des accès et gestion des rôles

La gestion des droits est essentielle :

• Affectez les utilisateurs à des groupes (ventes, support, compta)

• Limitez les accès selon la région, le type de contact ou le module

• Activez la journalisation des actions utilisateurs

Accédez à Configuration > Utilisateurs & Groupes pour ajuster les permissions.

11. RGPD et protection des données

Stocker des données personnelles implique :

• D’obtenir le consentement explicite pour les communications

• De conserver une trace du consentement (via champs personnalisés)

• D’utiliser les outils d’anonymisation en cas de suppression

• De définir des politiques de conservation des données

Dolibarr propose des outils intégrés et des modules spécifiques pour la conformité.

12. Tableaux de bord et reporting

Une base centralisée permet des analyses riches :

• Nombre de prospects par source

• Taux de conversion par commercial

• Durée moyenne de conversion

• Carte d’activité client

Utilisez les statistiques natives ou connectez des outils BI via l’API.

13. Synchronisation avec les outils de communication

Dolibarr peut :

• Envoyer des e-mails en masse

• Archiver les messages dans l’historique des contacts

• Générer des campagnes de publipostage

• Suivre les ouvertures et clics (via plugins tiers)

Configurez un SMTP ou intégrez des outils comme Mailchimp ou Sendinblue.

14. Modules complémentaires pour la gestion des contacts

Modules utiles :

• Emailing Pro : segmentation avancée et publipostage

• Newsletter : gestion des abonnements et campagnes

• Lead Management : gestion visuelle du pipeline

• LDAP ou SSO : synchronisation avec annuaires d’entreprise

Parcourez Dolistore ou développez vos propres extensions.

15. Bonnes pratiques pour centraliser les contacts

• Auditer et dédupliquer régulièrement

• Normaliser les saisies via menus déroulants et validations

• Définir des règles de responsabilité (qui peut modifier ? supprimer ?)

• Sauvegarder régulièrement la base

• Former les utilisateurs à la protection des données et à l’utilisation du système

Conclusion

Dolibarr offre un CRM puissant et flexible pour centraliser toutes les informations de vos clients et prospects. Grâce à son architecture modulaire, ses fonctions d’automatisation et ses possibilités d’intégration, vous garantissez des données à jour, accessibles et exploitables.

Centraliser les contacts dans Dolibarr ne se limite pas à un gain d’efficacité : c’est la base d’une relation client personnalisée, scalable et conforme. Que vous soyez en phase de démarrage ou en pleine transformation numérique, la centralisation des contacts avec Dolibarr est un levier stratégique incontournable.