Ein effizientes Kontaktmanagement ist entscheidend für nachhaltiges Wachstum, bessere Vertriebsergebnisse und qualitativ hochwertige Kundenbeziehungen. Mit zunehmender Unternehmensgröße werden Tabellenkalkulationen und verstreute Tools ineffizient – Informationen gehen verloren, die Kommunikation leidet und Chancen werden verpasst. Dolibarr ERP/CRM, eine Open-Source-Lösung, bietet ein integriertes und leistungsstarkes System zur Zentralisierung aller Kunden- und Interessentendaten an einem Ort.

Dieser Artikel bietet eine umfassende und detaillierte Anleitung zur Zentralisierung von Kontakten in Dolibarr – von der Ersteinrichtung über Best Practices zur Segmentierung, Automatisierung und Datenschutz bis hin zur Analyse. Egal ob Sie neu bei Dolibarr sind oder Ihre CRM-Strategie verbessern möchten, dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt.

1. Warum die Zentralisierung von Kontakten entscheidend ist

Kontakte zentralisieren bedeutet mehr als nur Namen und E-Mail-Adressen zu speichern. Es geht darum, eine vollständige 360-Grad-Sicht auf jede Interaktion, Entscheidung, jeden Kauf und jede Kommunikation mit Kunden oder Interessenten aufzubauen. Die Vorteile:

• Besserer Kundenservice dank zugänglicher Historie

• Höhere Vertriebsleistung durch Segmentierung und Follow-up

• Effektivere Zusammenarbeit zwischen Teams

• Zielgerichtete Marketingkampagnen

• DSGVO-Konformität

• Zeitersparnis und höhere Datenqualität

Dank der modularen Struktur von Dolibarr lässt sich dies alles in einem einheitlichen System abbilden.

2. Dolibarr für das Kontaktmanagement konfigurieren

Zur Zentralisierung von Kontakten aktivieren Sie folgende Module:

• Dritte (Unternehmen/Personen): zur Verwaltung von Kunden, Interessenten und Lieferanten

• Kontakte/Adressen: um Personen mit Dritten zu verknüpfen

• Interessenten: zur Lead-Verwaltung vor der Umwandlung

• Kalender: zur Nachverfolgung von Terminen und Kommunikation

• E-Mail und Benachrichtigungen: für Kontaktkommunikation

Gehen Sie zu Start > Konfiguration > Module, um die genannten Module zu aktivieren.

3. Unterschied zwischen Dritten und Kontakten in Dolibarr

Dolibarr verwendet eine hierarchische Struktur:

• Dritte: Repräsentieren ein Unternehmen oder eine Person mit allgemeinen Informationen (Name, Typ, USt-ID, Zahlungsbedingungen, usw.)

• Kontakt/Adresse: Personen, die einem Dritten zugeordnet sind (z. B. Max Mustermann bei ACME GmbH), mit eigenen Rollen und Kontaktdaten

Diese Trennung bietet Flexibilität im B2B- und B2C-Geschäft.

4. Kontakte erstellen und importieren

Manuelle Erstellung:

• Dritte > Neuer Eintrag

• Daten eingeben

• Speichern, dann im Reiter „Kontakte“ Personen hinzufügen

Massenimport:

• Werkzeuge > Import

• Vorlagen verwenden und Felder korrekt zuordnen (Name, E-Mail, Telefon, Firma)

Schulen Sie Ihr Team für konsistente Dateneingabe und Vermeidung von Duplikaten.

5. Klassifizierung und Segmentierung von Kontakten

Segmentierung ist für Vertrieb und Marketing essenziell. Dolibarr bietet:

• Status: Kunde/Interessent/Lieferant

• Typ: Unternehmen oder Einzelperson

• Kategorie: z. B. Einzelhandel, Großhandel, Unternehmen

• Regionale Gebiete

• Benutzerdefinierte Tags oder Extrafelder

Einrichten über Konfiguration > Wörterbücher oder direkt in der Kontaktansicht.

6. Zentrale Historie von Interaktionen

Ein Dolibarr-Highlight ist die Nachverfolgbarkeit:

• Protokollieren von Anrufen, Meetings, E-Mails, Notizen

• Dokumente an Kontakte/Dritte anhängen

• Verknüpfte Objekte wie Angebote, Aufträge, Rechnungen anzeigen

So hat jedes Teammitglied den vollständigen Überblick.

7. Kalender- und Benachrichtigungsfunktionen nutzen

• Kalender zeigt vergangene und kommende Ereignisse

• Aufgaben mit Kontakten verknüpfen

• Erinnerungen und E-Mail-Benachrichtigungen

• Synchronisation mit externen Kalendern via CalDAV

Strukturiertes Zeitmanagement verbessert die Zusammenarbeit.

8. Automatisierung und Trigger

Dolibarr ermöglicht:

• Automatischer E-Mail-Versand bei Kontakterstellung

• Aufgaben bei Umwandlung von Interessenten zu Kunden

• Automatische Feldaktualisierungen

Nutzen Sie Zusatzmodule oder die REST-API für erweiterte Automatisierung.

9. Lead-Erfassung integrieren

Für neue Leads:

• Dolibarr-Formulare nutzen

• Externe Tools (z. B. Typeform, Google Forms) via API anbinden

• Automatisch Dritte und Kontakte erzeugen

So gehen keine Leads verloren.

10. Zugriffssicherheit und Rollenverwaltung

Datenschutz ist entscheidend:

• Benutzer Gruppen zuweisen (z. B. Vertrieb, Support, Buchhaltung)

• Zugriffsrechte nach Bereich, Kontaktart oder Modul definieren

• Benutzeraktionen protokollieren

Einstellungen unter Konfiguration > Benutzer & Gruppen vornehmen.

11. DSGVO und Datenschutz

Bei Speicherung personenbezogener Daten:

• Zustimmung zu Marketingkommunikation einholen

• Einwilligungen protokollieren (über benutzerdefinierte Felder)

• Anonymisierungsfunktionen bei Löschung nutzen

• Aufbewahrungsrichtlinien definieren

Dolibarr bietet Tools und Erweiterungen für die DSGVO-Konformität.

12. Dashboards und Reporting

Eine zentrale Datenbasis ermöglicht:

• Interessenten nach Quelle

• Konversionsraten pro Vertriebsmitarbeiter

• Ø Konvertierungsdauer

• Aktivitätskarten für Kunden

Nutzen Sie interne Berichte oder binden BI-Tools via API ein.

13. Kommunikationstools synchronisieren

Dolibarr ermöglicht:

• Serienmails an Kontaktlisten

• Archivierung versendeter Nachrichten

• Mailings mit Platzhaltern

• Nachverfolgung von Öffnungen und Klicks (via Plugins)

SMTP konfigurieren oder mit Mailchimp, Sendinblue integrieren.

14. Erweiterungsmodule für Kontaktmanagement

Empfohlene Module:

• Emailing Pro: Segmentierung und Mailings

• Newsletter: Aboverwaltung und Kampagnen

• Lead Management: visuelles Funnel-Management

• LDAP/SSO: Synchronisation mit Firmendirectory

Stöbern Sie auf Dolistore oder entwickeln Sie eigene Erweiterungen.

15. Best Practices zur Zentralisierung von Kontakten

• Regelmäßige Dublettenprüfung

• Standardisierte Eingabemasken verwenden

• Klare Zuständigkeiten (Bearbeitung, Löschung)

• Regelmäßige Backups

• Schulung zu Datenschutz und Systempflege

Fazit

Dolibarr bietet ein leistungsfähiges und flexibles CRM zur zentralen Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten. Mit seiner modularen Struktur, Automatisierung und Integrationsfähigkeit sind Daten stets aktuell, zugänglich und nutzbar.

Kontaktzentralisierung mit Dolibarr bedeutet nicht nur Effizienzsteigerung – sie bildet die Grundlage für skalierbare, personalisierte und datenschutzkonforme Kundeninteraktionen. Egal ob Start-up oder etabliertes Unternehmen: Mit Dolibarr ist Ihr Kontaktmanagement bestens aufgestellt.