Dolibarr ERP & CRM se ha convertido en una de las soluciones de gestión de código abierto más populares para empresas de todos los tamaños. Su arquitectura modular, facilidad de personalización y comunidad activa lo convierten en una opción atractiva para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos sin la complejidad ni el costo de los ERP propietarios. Uno de los desafíos más sutiles que enfrentan muchos usuarios de Dolibarr es el manejo de los permisos de usuario, especialmente cuando se trata de controlar el acceso por almacén.

En este artículo exploramos a fondo esta cuestión. Analizamos el modelo de permisos de Dolibarr, el funcionamiento del módulo de almacenes y hasta qué punto es posible establecer un control de acceso detallado. También revisamos soluciones alternativas, incluidos módulos de la comunidad y desarrollos personalizados. Esta guía completa tiene como objetivo ayudar a los administradores a comprender las posibilidades de segmentar el acceso a los datos de inventario por usuario en Dolibarr.

1. Entendiendo el sistema de permisos de Dolibarr

Dolibarr utiliza un modelo de control de acceso basado en roles (RBAC). Los administradores asignan usuarios a grupos, y estos grupos reciben permisos para acceder a determinados módulos y funcionalidades. Los permisos se pueden configurar de forma bastante precisa: por ejemplo, acceso solo lectura o permiso de escritura sobre los datos de clientes.

La configuración se realiza desde la interfaz de usuario o grupos, y cada módulo (productos, facturas, almacén, etc.) dispone de sus propias opciones de permisos. Sin embargo, el modelo está principalmente orientado al acceso por módulo, no por datos específicos.

2. Cómo funciona el módulo de almacenes en Dolibarr

Dolibarr incluye un módulo especializado para la gestión de almacenes. Permite administrar múltiples ubicaciones de stock, realizar movimientos de inventario y controlar niveles por almacén. Sus funciones principales son:

• Crear múltiples almacenes

• Asignar productos a cada almacén

• Seguimiento del stock por almacén

• Historial de movimientos de inventario

Todos los usuarios con acceso al módulo de almacenes pueden ver, por defecto, todos los almacenes configurados, salvo que se apliquen personalizaciones.

3. El problema: no hay permisos nativos por almacén

Dolibarr no ofrece de forma nativa una opción para restringir el acceso por almacén. Esto implica:

• Los usuarios con acceso al módulo pueden ver todos los almacenes

• No existe un control granular de visibilidad por almacén

• Riesgo de exposición innecesaria de datos, especialmente en estructuras descentralizadas

Esto resulta problemático para empresas con múltiples responsables logísticos o equipos regionales.

4. Por qué son importantes los permisos por almacén

Algunos escenarios donde estos permisos son fundamentales:

• Empresas multi-sede: cada usuario debe ver solo su inventario local

• Proveedores logísticos (3PL): cada cliente debe acceder solo a sus propios datos

• Cumplimiento normativo: hay inventarios sensibles por motivos legales o estratégicos

• Usabilidad: simplificar la interfaz ocultando almacenes no relevantes

5. Soluciones alternativas dentro de Dolibarr

Aunque no existe una solución nativa, algunos enfoques prácticos pueden ayudar:

• Grupos separados con permisos por módulo: no restringe almacenes, pero limita el alcance funcional

• Nombres explícitos en almacenes: útil para identificar la propiedad, pero no protege los datos

• Filtros manuales en reportes: depende del usuario y no impone reglas de seguridad

Estas estrategias solo ofrecen un control visual o de práctica, no real.

6. Módulo Multicompany como solución parcial

El módulo Multicompany permite gestionar múltiples empresas dentro de una sola instalación. Cada entidad puede tener sus propios usuarios, terceros y almacenes.

Asociar cada almacén a una empresa permite:

• Restringir el acceso a usuarios por empresa

• Segmentar la visibilidad de almacenes

• Evitar accesos cruzados entre equipos

Limitaciones:

• Configuración más compleja

• Reportes agregados más difíciles de generar

• No ideal si se desea gestión centralizada del inventario

7. Módulos comunitarios y extensiones

Algunos módulos externos amplían la capacidad de control:

• Permisos avanzados: permite reglas más específicas sobre productos y documentos

• Extensiones para almacenes: etiquetas o metadatos usados para filtrar el acceso

• Hooks personalizados: modificación de vistas según el usuario

Disponibles en Dolistore, GitHub o desarrolladores externos.

8. Desarrollo personalizado

Si se cuenta con un equipo de desarrollo, puede diseñarse una solución adaptada que incluya:

• Tabla de permisos por usuario y almacén

• Filtrado de inventarios y reportes según permisos

• Capa intermedia o API que limite la exposición de datos

Requiere conocimiento profundo de la arquitectura de Dolibarr.

9. Consideraciones antes del desarrollo personalizado

Aspectos clave a tener en cuenta:

• Compatibilidad con actualizaciones: riesgo de errores en versiones futuras

• Rendimiento: filtros adicionales pueden afectar la velocidad

• Mantenibilidad: debe estar bien documentado

• Seguridad: validar accesos desde el servidor, no solo desde la interfaz

La personalización aporta control, pero implica complejidad técnica.

10. Futuras mejoras y demandas de la comunidad

La comunidad ha mostrado interés en este tema:

• Solicitudes en GitHub

• Debates en foros de Dolibarr

Posibles avances futuros:

• Permisos por almacén integrados al módulo principal

• Mejora del módulo Multicompany para incluir filtros cruzados

• ACLs (listas de control de acceso) para inventario

Empresas interesadas pueden contribuir o patrocinar el desarrollo.

11. Buenas prácticas mientras tanto

Hasta que exista una solución nativa:

• Formar usuarios en el uso de filtros y la privacidad de los datos

• Nombrar claramente los almacenes para ayudar a la identificación

• Definir roles por proceso, no por ubicación

• Registrar accesos y movimientos para detectar irregularidades

Estas medidas no reemplazan los permisos, pero reducen el riesgo.

12. Conclusión

Dolibarr ofrece un módulo robusto de gestión de almacenes, pero carece de una función nativa para gestionar permisos de usuario por almacén. Las empresas que necesitan este control deben aplicar soluciones alternativas, usar módulos externos o desarrollar sus propias extensiones.

El módulo Multicompany puede servir en casos donde se necesita una separación total. Para otros escenarios, el desarrollo personalizado o módulos de terceros son más adecuados.

La decisión final dependerá de la estructura organizativa, los requerimientos normativos y los recursos técnicos disponibles. Conocer las limitaciones y alternativas disponibles permite una toma de decisiones informada para una gestión de inventario segura y eficiente en Dolibarr.