En un entorno empresarial cada vez más digital y competitivo, las empresas de todos los tamaños buscan herramientas que les permitan centralizar su gestión, reducir tareas administrativas y garantizar el cumplimiento legal — sin disparar costes. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que antes eran exclusivos de grandes corporaciones, hoy son accesibles también para autónomos, microempresas y pymes gracias a soluciones de código abierto como Dolibarr ERP/CRM.
Ya seas artesano, comerciante, freelance o lleves una pequeña empresa de servicios, esta guía te acompaña paso a paso en el proceso de instalación y configuración de Dolibarr: desde los requisitos iniciales hasta su personalización final. Al terminar, contarás con un ERP funcional, adaptado a tus necesidades y preparado para crecer con tu negocio.
¿Qué es Dolibarr y por qué usarlo?
Dolibarr ERP & CRM es una solución empresarial moderna, modular y de código abierto que permite gestionar clientes, facturas, productos, stock, proyectos, contabilidad y más. Está diseñada para ser intuitiva, adaptable y escalable.
Principales ventajas:
-
Sin costes de licencia (licencia GPL v3)
-
Modular y personalizable
-
100 % web (se accede desde cualquier navegador)
-
Comunidad activa y actualizaciones frecuentes
-
Cumple normativas fiscales europeas
-
Multiidioma y multimoneda
Este tutorial está centrado en la versión autoalojada (self-hosted), ideal para quienes quieren control total. Si prefieres algo listo para usar, existen versiones en la nube como DoliCloud.
¿Dónde instalar Dolibarr? Opciones previas
Antes de instalar Dolibarr, debes decidir cómo alojarlo:
1. Instalación local
Ideal para pruebas o uso personal. Usa entornos como XAMPP, WAMP o MAMP.
2. Alojamiento compartido o VPS
Perfecto para pequeñas empresas. Muchos hostings permiten instalar Dolibarr con Softaculous o cPanel.
3. Servidor cloud o dedicado
Recomendado para empresas con más usuarios o acceso remoto. Plataformas sugeridas: OVH, DigitalOcean, AWS.
Requisitos mínimos:
-
Servidor web: Apache o Nginx
-
PHP: versión 7.4 a 8.2
-
Base de datos: MySQL 5.1+ o MariaDB
-
Espacio en disco: mínimo 200 MB (más si se almacenan documentos)
Instalación paso a paso (en VPS o servidor compartido)
Paso 1: Descargar Dolibarr
Ve a www.dolibarr.org y descarga la última versión estable (.ZIP o .TGZ).
También puedes clonar el repositorio oficial:
Paso 2: Subir los archivos
Usa un cliente FTP (ej. FileZilla) o SSH para subir los archivos a /var/www/html/dolibarr.
Asegúrate de asignar permisos correctos:
Paso 3: Crear la base de datos
En phpMyAdmin o terminal MySQL:
Paso 4: Iniciar el instalador web
Abre http://tudominio.com/dolibarr/ en el navegador y sigue los pasos:
-
Elegir idioma
-
Verificar requisitos del sistema
-
Conectar con la base de datos
-
Crear usuario administrador
-
Activar módulos iniciales
Dolibarr quedará instalado y funcional.
Configuración inicial después de instalar
Información de la empresa
En Inicio > Configuración > Empresa/Organización, completa:
-
Nombre, dirección, teléfono
-
NIF/CIF y datos fiscales
-
Logo y pie de página para documentos
-
Moneda e idioma por defecto
-
Inicio y fin del ejercicio contable
Usuarios y permisos
Crea cuentas para cada usuario del equipo (ej. administrador, ventas, contabilidad, almacén). Dolibarr permite configurar permisos específicos por módulo.
Módulos esenciales para pymes
Dolibarr ofrece más de 40 módulos. Los más útiles para empresas son:
-
Terceros: gestión de clientes, proveedores y contactos
-
Facturación: presupuestos, pedidos, facturas, pagos
-
Productos y servicios: catálogo, precios, impuestos
-
Contabilidad (opcional): libros, IVA, exportación FEC
-
Proyectos: tareas, seguimiento de tiempo, costes
-
Almacén: inventario, ubicaciones, alertas de stock
-
POS (punto de venta): ventas físicas, tickets, caja
Personalización
Plantillas de documentos
Modifica fácilmente presupuestos, facturas y albaranes en PDF: logotipo, pie de página, formatos legales. Usa el editor integrado o edita los archivos de TCPDF.
Campos personalizados
Crea campos extra para clientes, productos, facturas, etc. Puedes definir si son obligatorios o visibles solo para ciertos roles.
Automatización
Configura reglas como:
-
Envío de correo tras validar una factura
-
Descuento automático de stock
-
Cambios de estado según fechas o condiciones
Complementos útiles del NEXT GESTION
En NEXTGESTION encontrarás módulos adicionales, como:
-
DoliPlus: informes y dashboards visuales
-
Multisociedad: gestiona varias empresas
-
DoliScan: escaneo de facturas OCR
-
Informes avanzados
-
SMS & campañas de email
Instalación: súbelos a /htdocs/custom/ y actívalos en la administración.
Copias de seguridad, seguridad y mantenimiento
Copias de seguridad
Realiza backups regulares de:
-
La base de datos (archivo
.sql) -
La carpeta
/documents/(archivos PDF, adjuntos…)
Automatiza con cron o herramientas de tu hosting.
Seguridad básica
-
Usa HTTPS
-
Cambia la URL del panel de administración
-
Desactiva módulos que no usas
-
Mantén Dolibarr actualizado
Actualizaciones
Siempre haz backup antes. Usa los scripts de actualización incluidos o Git para instalaciones más técnicas.
API e integraciones
Dolibarr incluye una API REST/JSON que permite integrarse con:
-
Tiendas online (WooCommerce, PrestaShop)
-
Contabilidad externa (Sage, A3, etc.)
-
Herramientas de marketing (Mailchimp, Sendinblue)
-
Aplicaciones móviles personalizadas
Activa el módulo API, genera una clave y consulta la documentación oficial.
Conclusión: Dolibarr, listo para hacer crecer tu negocio
Dolibarr no es solo un ERP gratuito: es una herramienta potente, flexible y totalmente adaptada a las pymes. Ofrece:
-
Control total sobre tus datos
-
Escalabilidad según tu ritmo
-
Cumplimiento legal (factura, impuestos, RGPD)
-
Comunidad activa y soporte constante
-
Coste muy reducido o nulo
Ya seas autónomo, pyme o estés empezando tu negocio, Dolibarr te ofrece una solución integral para gestionar tu empresa de forma moderna, segura y eficiente.