Dolibarr es un ERP/CRM de código abierto muy valorado por pequeñas empresas, pymes y autónomos debido a su facilidad de uso y estructura modular. Entre sus funciones principales se encuentra un módulo de contabilidad que permite gestionar fácilmente facturas, pagos y todo el control financiero, hasta la elaboración del balance. En este artículo te presentamos una guía paso a paso sobre cómo configurar la contabilidad en Dolibarr, automatizar algunos procesos (por ejemplo, la conciliación bancaria, el cálculo del IVA, etc.) y así aumentar tu eficiencia.

1. Preparar el entorno contable

1.1. Verificar los módulos activados

En primer lugar, asegúrate de que los módulos necesarios para la contabilidad estén activados en Dolibarr. Para ello:

1. Dirígete a Página principal > Configuración > Módulos.
2. Activa (o comprueba) los módulos “Facturación”, “Banco/Caja” y “Contabilidad”.
3. Guarda la configuración e instala, si fuera preciso, otros módulos necesarios (por ejemplo, la gestión del IVA, la exportación de asientos contables, etc.).

1.2. Elegir el plan de cuentas

Dolibarr ofrece varios planes de cuentas predefinidos y también permite importar uno propio. Según tu país y tu forma jurídica (microempresa, sociedad, asociación), selecciona el plan de cuentas adecuado:

1. En Configuración > Módulos > Contabilidad, elige el Plan de cuentas apropiado (por ejemplo, “España – Plan Contable General” si estuviera disponible, o un plan personalizado).
2. Adapta, si es necesario, las cuentas de gastos, ingresos o balance a la actividad de tu empresa.

1.3. Configurar los tipos de IVA

La gestión del IVA es clave para la facturación y para registrar ventas y gastos.

1. En Configuración > Módulos > Impuestos, configura los tipos de IVA o impuestos aplicables (21 %, 10 %, 4 %, 0 %, etc., según tu sector).
2. Comprueba que la asignación automática del IVA a tus productos y servicios sea correcta.
3. Asegúrate de que los tipos de IVA se vinculan adecuadamente a las categorías de productos o gastos.

2. Crear y supervisar facturas

2.1. Emisión de facturas

Con el módulo “Facturación” puedes generar fácilmente facturas para tus clientes:

1. Ve a Facturación > Nueva factura.
2. Selecciona el cliente, la fecha de vencimiento y las líneas de producto o servicio a facturar.
3. Valida la factura y envíala directamente por correo electrónico al cliente.

Dolibarr calcula automáticamente el IVA según los tipos configurados. Las facturas generadas se muestran en la lista de facturas (pendientes o cerradas), lo que te permite seguir en tiempo real la facturación y el volumen de ventas.

2.2. Notas de abono y recordatorios

En caso de error de facturación o devolución de un producto, puedes emitir una nota de abono:

1. En la factura correspondiente, elige Crear nota de abono.
2. Ajusta las líneas de producto o servicio y valida.

Asimismo, Dolibarr gestiona los recordatorios automáticos de facturas impagadas. Puedes configurar un plazo tras el cual se envíe un correo electrónico al cliente como recordatorio, facilitando la recuperación de deudas y mejorando la liquidez.

3. Registrar y conciliar pagos

3.1. Ingresos y gastos

El módulo “Banco/Caja” te permite registrar los cobros (pagos de clientes) y los pagos (pagos a proveedores, gastos diversos):

1. Accede a Banco/Caja > Nuevo movimiento.
2. Selecciona la cuenta bancaria y la categoría de la transacción (factura de cliente, factura de proveedor, gastos varios, etc.), e introduce el importe.
3. Vincula el movimiento a una factura concreta si es necesario.

Este paso resulta fundamental para mantener actualizado en Dolibarr tu saldo bancario y tu tesorería.

3.2. Conciliación bancaria automatizada

Dolibarr puede automatizar la conciliación bancaria si tu banco facilita extractos en formato OFX, QIF, CSV, etc.:

1. Descarga el extracto bancario desde tu banca online.
2. En Banco/Caja > Conciliación, importa el extracto.
3. Dolibarr intentará emparejar automáticamente los cobros y los pagos con las facturas y los movimientos ya existentes. Posteriormente, podrás confirmar o corregir de forma manual las posibles diferencias.

4. Automatizar asientos contables e IVA

4.1. Generación de asientos contables

Una vez registradas las ventas, compras y pagos en Dolibarr, tienes la opción de generar automáticamente los asientos contables:

1. Ve a Contabilidad > Asientos.
2. Elige el periodo (mes, trimestre, año) para el que deseas generar los asientos.
3. Dolibarr creará asientos de tipo “venta” (para las facturas a clientes), “compra” (para los gastos) y “banco” (para los pagos).

Revisa la exactitud de estos asientos antes de validarlos definitivamente (o de exportarlos, si fuera necesario, a un software de contabilidad externo).

4.2. Declaración de IVA

Dolibarr también puede ayudarte a preparar tu declaración de IVA:

1. En Contabilidad > Declaración de IVA, selecciona el periodo de referencia (mensual o trimestral).
2. El sistema calcula el IVA repercutido (ventas) y el IVA soportado (compras), así como el saldo a ingresar o a devolver.
3. Exporta el resumen para cumplimentar tu declaración en la plataforma fiscal correspondiente, o facilítalo a tu asesor contable.

5. Elaborar balances y cuentas de resultados

5.1. Informes financieros

Dolibarr ofrece varios informes y resúmenes financieros para analizar la situación de tu empresa:

• Libro mayor: Lista de todos los asientos contables ordenados por cuenta.
• Balance de sumas y saldos: Resume los saldos de las diferentes cuentas (activo, pasivo, gastos, ingresos).
• Cuenta de pérdidas y ganancias (PyG): Muestra los beneficios o pérdidas en un periodo determinado.

5.2. Preparar el balance

Además de la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance agrupa el activo (lo que posee la empresa) y el pasivo (sus deudas y el patrimonio neto):

1. En Contabilidad > Informes, busca el Balance o el “Balance de sumas y saldos” adecuado.
2. Revisa la exactitud de los asientos y la coherencia general (saldo de caja, clientes por cobrar, proveedores por pagar, etc.).
3. Exporta a PDF u hoja de cálculo para enviarlo a tu asesor o archivarlo.

6. Buenas prácticas y consejos

6.1. Garantizar la coherencia de los datos

• Actualizaciones: Asegúrate de usar siempre la versión más reciente de Dolibarr y de mantener al día tu plan de cuentas.
• Formación: Familiariza a tus empleados o al departamento de contabilidad con la interfaz de Dolibarr para reducir errores de registro.

6.2. Programar copias de seguridad periódicas

Como cualquier aplicación empresarial, Dolibarr requiere copias de seguridad frecuentes (tanto de la base de datos como de los archivos). En caso de problema técnico, evitarás perder tu historial contable.

6.3. Consultar con un asesor contable

Aunque Dolibarr facilita la gestión contable, es importante que un profesional revise periódicamente tus cuentas, para que te aconseje en materia de optimización fiscal y cumplimiento legal.

Conclusión

Gestionar la contabilidad en Dolibarr, desde la emisión de facturas hasta la elaboración del balance, permite centralizar todos los datos financieros de tu empresa en una sola herramienta. Gracias a una configuración adecuada (plan de cuentas, IVA, asientos automatizados) y a funciones como la conciliación bancaria o la generación de balances, ganarás en eficiencia y dispondrás de una visión clara de tu situación financiera.

No dudes en explorar cada módulo en profundidad y mantenerte al día de posibles novedades o complementos que ofrezca la comunidad de Dolibarr. Con algo de práctica y una configuración cuidadosa, Dolibarr se convertirá en un valioso aliado para gestionar la contabilidad en el día a día.