Cuando las pequeñas y medianas empresas buscan un sistema ERP asequible para optimizar sus operaciones, Dolibarr suele destacar como una de las mejores opciones de código abierto. Es modular, flexible y está respaldado por una comunidad activa. Pero aunque la documentación oficial lo presenta como algo simple, en la realidad el proceso de configuración puede ser más complejo. Si estás considerando Dolibarr para tu negocio, este artículo te muestra cómo es realmente el proceso — con desafíos, decisiones y buenas prácticas incluidas.

Revisaremos cada etapa clave: elección del hosting, métodos de instalación, configuración y consejos prácticos basados en situaciones reales. Al final, sabrás qué esperar y cómo sacar el máximo provecho de Dolibarr.

Paso 1: ¿Dónde alojar Dolibarr?

Primero, necesitas decidir dónde vas a instalar Dolibarr. En la práctica, la mayoría de las empresas optan por una de estas tres opciones:

1.1. Alojamiento en la nube (por ejemplo, DoliCloud)

Ideal para empresas sin equipo técnico. Todo está gestionado por el proveedor, incluyendo copias de seguridad y actualizaciones.

Ventajas:

• Configuración rápida

• Actualizaciones automáticas

• Acceso remoto desde cualquier lugar

Desventajas:

• Costos mensuales o anuales

• Menos control sobre el servidor

1.2. Hosting compartido con Softaculous

Bueno para empresas que ya tienen hosting clásico. Muchos proveedores con cPanel ofrecen Softaculous, que permite instalar Dolibarr con un solo clic.

Ventajas:

• Económico y rápido

• No requiere conocimientos técnicos

Desventajas:

• Rendimiento limitado

• Opciones de personalización reducidas

1.3. Alojamiento propio (VPS o servidor dedicado)

La opción más flexible, pero también la más técnica. Tú gestionas todo.

Ventajas:

• Control total

• Alto rendimiento y personalización

Desventajas:

• Requiere conocimientos de servidor

• Mantenimiento bajo tu responsabilidad

Consejo práctico: muchas pequeñas empresas comienzan con hosting compartido y migran a VPS cuando crecen.

Paso 2: Instalar Dolibarr – el proceso real

Según la opción de hosting, la instalación puede ser muy fácil o más técnica.

2.1. Instalación con un clic usando Softaculous

Si tu proveedor ofrece Softaculous:

1. Inicia sesión en cPanel

2. Abre “Softaculous Apps Installer”

3. Busca “Dolibarr”

4. Haz clic en “Instalar ahora”

5. Introduce los datos básicos (admin, contraseña, idioma)

6. Comienza la instalación — listo en 2 minutos

2.2. Instalación manual en servidor

Para VPS o servidores dedicados:

1. Instala Apache/Nginx, PHP y MySQL/MariaDB

2. Descarga Dolibarr desde dolibarr.org

3. Sube los archivos al directorio web (por ejemplo, /var/www/dolibarr)

4. Crea una base de datos y un usuario

5. Accede a tudominio.com/dolibarr

6. Ejecuta el instalador web

Consejo práctico: configura los permisos correctamente (chmod 755 para carpetas, 644 para archivos).

Paso 3: Configuración inicial después de la instalación

Después de instalar, verás una interfaz limpia — pero aún necesitas configurarla.

3.1. Datos de la empresa

Ve a Inicio > Configuración > Empresa/Organización:

• Agrega nombre, logotipo e información legal

• Define el año fiscal

• Idioma y moneda predeterminados

3.2. Activar módulos

Dolibarr es modular. Elige lo que realmente necesitas.

Módulos esenciales:

• Terceros (clientes y proveedores)

• Facturación

• Ofertas y pedidos

• Productos y servicios

• Bancos y caja

• Contabilidad (básica o completa)

• Proyectos/Tareas

• Recursos humanos y vacaciones

Consejo práctico: empieza con lo básico. Puedes activar más módulos después.

3.3. Plantillas de documentos

Ve a Configuración > Módulos > Plantillas PDF:

• Sube el logo

• Elige diseño (por ejemplo, “crabe”, “azur”)

• Personaliza el pie de página con información legal

Paso 4: Gestión de usuarios y permisos

Dolibarr permite varios usuarios con permisos detallados.

4.1. Crear roles

Define roles para:

• Ventas

• Contabilidad

• Administración

• Gestión de proyectos

Permisos por módulo con interfaz de casillas.

4.2. Seguridad

• Activa HTTPS

• Usa contraseñas seguras

• Configura cierre automático de sesión

Consejo práctico: revisa permisos y elimina usuarios de prueba con regularidad.

Paso 5: Importar datos y migración

Si vienes de Excel u otro ERP, es clave migrar los datos correctamente.

5.1. Preparar los datos

• Limpia y organiza (clientes, productos, facturas)

• Guarda como CSV

• Usa codificación UTF-8

5.2. Usar la herramienta de importación

Ve a Herramientas > Importar:

• Asocia las columnas CSV con los campos de Dolibarr

• Prueba con un lote pequeño

• Revisa los registros de errores

Consejo práctico: haz siempre una copia de seguridad antes de importar datos en masa.

Paso 6: Campos personalizados y flujos de trabajo

Dolibarr permite añadir campos y automatizar procesos.

6.1. Añadir campos personalizados

Ve a Configuración > Campos adicionales:

• Aplica a clientes, productos, facturas

• Selecciona tipo de dato (texto, fecha, lista desplegable)

6.2. Automatización de flujos

• Activa facturas recurrentes

• Envío automático de recordatorios por correo

• Usa módulos externos si necesitas más automatización

Consejo práctico: no te compliques al principio. Manténlo simple.

Paso 7: Activación final – pruebas y ajustes

7.1. Prueba tu configuración

Crea ejemplos:

• Cliente

• Producto o servicio

• Factura o presupuesto

Verifica:

• Cálculo de impuestos

• Generación de PDF

• Envío de correos

7.2. Revisión final

• Certificado SSL activo

• Credenciales seguras

• Módulos no usados desactivados

• Copias de seguridad automáticas configuradas

Consejo práctico: realiza una prueba en “modo real” durante una semana antes del lanzamiento.

Paso 8: Después del lanzamiento

8.1. Capacita a tu equipo

Cada departamento debe recibir formación:

• Ventas: gestión de clientes y presupuestos

• Finanzas: facturación, bancos

• Admin: permisos, backups, configuración

8.2. Monitoriza el uso

• Revisa inicios de sesión

• Controla estado de facturas y pagos

• Recoge comentarios para mejorar procesos

8.3. Únete a la comunidad

• Foros Dolibarr

• Grupos de Facebook

• GitHub para módulos y soporte

Consejo práctico: no formar al equipo causa errores. Es mejor prevenir.

Conclusión: así es en la vida real

La instalación de Dolibarr ERP no es “plug and play”, pero tampoco es imposible. Con un buen hosting, una instalación cuidadosa y una configuración lógica, obtendrás un sistema ERP/CRM potente que crecerá con tu negocio.

Sí, requiere esfuerzo. Pero comparado con otras soluciones costosas y cerradas, Dolibarr te da control total — sin depender de terceros. Y con miles de usuarios activos, no estás solo.

Esta guía práctica te prepara, te ayuda a evitar errores comunes y a gestionar tu empresa de forma inteligente con Dolibarr.