Dolibarr es un potente sistema ERP y CRM de código abierto, cada vez más utilizado por pequeñas y medianas empresas. Su estructura modular, interfaz intuitiva y alta flexibilidad lo convierten en una solución ideal para empresas que desean simplificar sus procesos sin invertir en sistemas costosos o complejos.
Una de las funciones más utilizadas de Dolibarr es la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la administración de ventas. Si eres nuevo en Dolibarr o estás comenzando a utilizar sus funciones CRM y de ventas, esta guía es para ti. Te mostraremos los módulos más importantes, cómo configurarlos y cómo utilizarlos eficazmente para gestionar tus clientes potenciales, convertirlos en clientes y estructurar tu proceso de ventas.
¿Qué es el módulo CRM y Ventas de Dolibarr?
Las funciones CRM y de ventas de Dolibarr te permiten gestionar todo el proceso de ventas: desde la gestión de contactos hasta la creación de presupuestos, pasando por la gestión de pedidos y facturación. Centralizan los datos del cliente, registran interacciones, simplifican el proceso comercial y te proporcionan una visión clara de tu rendimiento.
Funciones principales:
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Gestión de contactos y clientes
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Calificación y seguimiento de leads
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Gestión de oportunidades
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Creación de presupuestos y pedidos
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Facturación
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Planificación de tareas y eventos
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Integración de correo electrónico y recordatorios
Estas herramientas se integran perfectamente con otros módulos como gestión de inventario, contabilidad o gestión de proyectos, para una solución empresarial completa.
Configuración de los módulos CRM y Ventas
Después de instalar Dolibarr, es necesario activar los módulos relevantes para utilizar las funciones CRM y de ventas.
Paso 1: Activar módulos
Ve a Inicio > Configuración > Módulos y activa:
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Terceros (clientes, proveedores, prospectos)
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Propuestas comerciales
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Pedidos de clientes
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Facturas de clientes
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Agenda (para citas, llamadas, seguimientos)
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Emailing (opcional para campañas)
Puedes activar también Proyectos, Tareas o Banco/Caja según tus necesidades.
Paso 2: Configurar ajustes básicos
En Configuración > Módulos > Comercial, define las condiciones de pago, tasas de IVA y esquemas de numeración de documentos. Esto garantiza coherencia y cumplimiento normativo.
Paso 3: Definir permisos de usuario
Define quién puede acceder a qué módulos. Un comercial debería poder gestionar contactos y crear propuestas, sin necesariamente tener acceso a datos financieros o de RRHH.
Gestión de contactos y leads
El módulo "Terceros" gestiona clientes, proveedores y leads.
Añadir un nuevo lead
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Ve a Terceros > Nuevo Tercero
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Elige el tipo: Prospecto, Cliente o ambos
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Introduce los datos de la empresa o persona
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Asigna un comercial si es necesario
Puedes clasificar leads por etiquetas, tipo de cliente, sector o zona geográfica para facilitar su análisis posterior.
Gestión de contactos
Cada tercero puede tener varios contactos asociados — útil para clientes con múltiples interlocutores.
Posibilidades:
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Asignar roles (ej. Decisor, Técnico)
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Añadir datos personales
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Enviar correos desde la ficha del contacto
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Documentar interacciones
Gestión de oportunidades y pipeline de ventas
Aunque Dolibarr no tiene una vista de pipeline visual estilo Kanban, permite una gestión eficiente de oportunidades.
Crear una oportunidad
Dolibarr no tiene un módulo específico de "Oportunidades", pero puedes simularlo mediante:
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Etiquetas o campos personalizados
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Propuestas comerciales con distintos estados (borrador, validada, firmada, rechazada)
A cada oportunidad se le puede asignar una fecha estimada de cierre, una probabilidad de éxito y un importe previsto.
Seguimiento del pipeline
Usa filtros y estados para analizar las oportunidades por fase. Por ejemplo, muestra las propuestas en estado "borrador" para ver las ventas incipientes.
Consulta informes en Ventas > Estadísticas o con módulos como DoliPlus.
Crear y enviar propuestas comerciales
Los presupuestos son el punto de partida de cualquier proceso de ventas. Dolibarr permite crearlos de forma rápida y estructurada.
Cómo crear una propuesta
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Ve a Ventas > Propuestas > Nueva propuesta
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Elige el cliente o prospecto
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Añade productos o servicios
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Define descuentos, IVA y condiciones de pago
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Guarda y valida
Personalizar plantillas PDF
En Configuración > Módulos > PDF, selecciona un diseño (ej. Crabe, Azur), sube tu logotipo y personaliza el pie de página. Luego genera un PDF o envíalo por correo electrónico.
Convertir presupuestos en pedidos y facturas
Tras aceptar un presupuesto:
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Haz clic en Crear Pedido
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Valida el pedido
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Tras la entrega, haz clic en Crear Factura
Cada fase se registra — ideal para seguir todo el proceso de venta.
Otras opciones:
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Generar albaranes
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Asociar movimientos de stock (si está activado)
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Registrar pagos parciales o totales
Gestión de tareas y agenda
El módulo Agenda permite planificar:
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Llamadas de seguimiento
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Reuniones
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Fechas límite de presupuestos
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Renovaciones de contratos
Las tareas pueden asignarse a usuarios y vincularse a clientes o propuestas. Vista disponible en:
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Calendario
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Lista
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Agenda semanal
Con la integración de correo, es posible enviar recordatorios automáticos.
Automatización de ventas y campañas de correo
La automatización es clave, especialmente para pequeñas empresas. Dolibarr ofrece:
Plantillas de correo
Crea plantillas para:
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Mensajes de bienvenida
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Seguimiento de presupuestos
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Recordatorios de pago
Las plantillas pueden incluir campos dinámicos (nombre del cliente, número de factura, etc.).
Módulo Emailing
Crea campañas básicas con filtros como:
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Segmento de cliente
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Último contacto
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Región o idioma
No es un sistema de marketing avanzado, pero es suficiente para campañas simples.
Informes y análisis
El análisis de rendimiento es fundamental. Dolibarr ofrece informes sobre:
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Tasa de conversión de propuestas
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Ventas por producto o servicio
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Ingresos por cliente
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Facturas pendientes
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Ventas por usuario o zona
Exportables como CSV o PDF para trabajar en Excel o Google Sheets.
Con módulos adicionales es posible:
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Dashboards gráficos
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KPIs
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Análisis de rentabilidad
Buenas prácticas para el éxito del CRM en Dolibarr
Consejos prácticos para sacarle el máximo partido:
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Datos limpios – evita duplicados y mantén los estados actualizados
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Etiquetas bien usadas – para segmentar y analizar
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Seguimientos puntuales – utiliza la agenda
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Plantillas estandarizadas – ahorra tiempo y mejora la imagen
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Análisis mensual – toma decisiones con datos reales
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Copias de seguridad frecuentes – sobre todo si lo alojas tú mismo
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Formación del equipo – una sesión breve evita errores
Conclusión
Dolibarr ofrece un sistema CRM y de ventas sorprendentemente completo para ser una solución gratuita y de código abierto. Tanto si estás comenzando como si ya gestionas tu empresa, su diseño modular, facilidad de uso y herramientas prácticas lo convierten en una opción estratégica.
Con esta guía podrás:
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Centralizar datos de clientes
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Seguir leads y oportunidades
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Generar presupuestos y facturas profesionales
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Automatizar seguimientos
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Analizar el rendimiento comercial
Con Dolibarr no necesitas grandes presupuestos ni un equipo IT – solo organización.
Empieza simple, crece con inteligencia — para eso está hecho Dolibarr.