Dolibarr es una solución ERP y CRM de código abierto y flexible, utilizada por empresas de todos los sectores para gestionar relaciones con clientes, facturación, inventario, recursos humanos y proyectos. Lo que distingue a Dolibarr es su estructura modular y su alto nivel de personalización, que permite a las empresas adaptar el sistema a sus procesos sin necesidad de grandes desarrollos.
Si deseas convertir Dolibarr en una herramienta a medida para tu empresa, esta guía completa es para ti. Te mostraremos las principales opciones de personalización, ejemplos prácticos y buenas prácticas para crear un sistema que se ajuste perfectamente a tus procesos.
1. Comprender la arquitectura modular de Dolibarr
Antes de comenzar con la personalización, es importante entender cómo está estructurado Dolibarr. El sistema es modular: se compone de funciones que pueden activarse o desactivarse según las necesidades. Cada módulo —CRM, facturación, inventario, RRHH— puede funcionar de forma independiente o integrada.
Por qué es importante:
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Evitas complejidad innecesaria usando solo lo que necesitas.
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Puedes ampliar el uso del sistema conforme crece tu empresa.
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El mantenimiento es más sencillo.
Gestiona los módulos desde Inicio > Configuración > Módulos.
2. Personalizar la interfaz de usuario
La interfaz de Dolibarr es sencilla, pero puedes adaptarla a tu estilo de trabajo.
Personalizar menús
Desde Configuración > Menús puedes renombrar, reorganizar o ocultar elementos. Esto permite:
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Una vista simplificada para usuarios no administradores
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Agrupar herramientas por departamento (ej. Finanzas, Ventas, Logística)
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Crear accesos directos a módulos frecuentes
Paneles y widgets
Cada usuario puede personalizar su panel añadiendo o quitando widgets:
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Facturas pendientes
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Propuestas recientes
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Tareas próximas
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Gráficos de ventas
Un panel personalizado favorece la productividad.
3. Definir roles y permisos según la organización
Cada empresa tiene su propia estructura. Dolibarr permite un control detallado de acceso basado en roles.
Define roles desde Usuarios y grupos > Permisos, por ejemplo:
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El equipo de ventas puede acceder a clientes y propuestas, pero no a contabilidad
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El personal de almacén puede actualizar existencias, pero no ver datos de clientes
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Los gerentes pueden consultar informes globales
Así, cada usuario accede solo a lo necesario.
4. Campos personalizados y atributos adicionales
No todas las empresas manejan los mismos datos. Con campos extra, puedes agregar información personalizada a clientes, productos, facturas, proyectos, etc.
Cómo añadir un campo:
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Ve a Configuración > Diccionarios > Campos adicionales
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Selecciona el objeto (cliente, producto, etc.)
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Define el campo (texto, lista desplegable, checkbox, fecha…)
Útil para:
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Referencias internas
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Etiquetas del sector
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Marcas de validación
Consejo: estos campos también pueden usarse en PDFs y filtros.
5. Automatización con triggers y hooks
Dolibarr incluye un potente sistema de triggers y hooks, acciones que se ejecutan automáticamente al producirse ciertos eventos: creación de factura, validación de propuesta, pago, etc.
Con conocimientos de PHP o apoyo de un desarrollador, puedes:
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Enviar correos automáticos tras una confirmación
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Actualizar sistemas externos vía API
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Registrar cambios de estado
Con poco código puedes automatizar muchos procesos manuales.
6. Personalizar plantillas PDF
Documentos como propuestas, pedidos o facturas deben reflejar tu imagen de marca. Dolibarr ofrece amplias opciones de personalización.
Cómo modificar una plantilla:
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Ve a Configuración > Módulos > Plantillas PDF
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Selecciona el tipo de documento
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Duplica una plantilla y edítala
Puedes ajustar diseño, logo, encabezado y pie de página, e insertar campos personalizados.
Para cambios avanzados, edita los archivos en /core/modules/ (siempre sobre una copia).
7. Gestionar estados y flujos de trabajo
Muchos módulos incluyen estados predefinidos (ej. Propuesta: borrador > validado > firmado; Factura: borrador > validada > pagada).
Puedes:
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Renombrar o reordenar estados
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Añadir etapas intermedias (ej. "Revisión" antes de "Validado")
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Permitir o restringir acciones según el estado
Ideal para reflejar tus procesos reales.
8. Informes y paneles personalizados
Analizar el rendimiento es clave. Dolibarr incluye informes básicos, pero puedes ampliarlos.
Informes internos:
Cada módulo ofrece una sección de estadísticas.
Herramientas externas:
Conecta Dolibarr con:
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Metabase o Grafana para dashboards visuales
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Excel o Google Sheets (exportación CSV)
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Power BI mediante conectores
Informes SQL personalizados:
Con el módulo Informes o desarrollo propio puedes crear tus propios KPIs.
9. Integración con herramientas externas
Si ya usas Stripe, Mailchimp, Prestashop o Zapier, puedes integrar Dolibarr mediante:
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API REST/JSON: acceso total a clientes, facturas, productos…
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Módulos y conectores de la comunidad
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Webhooks y triggers para sincronización en tiempo real
Dolibarr se convierte así en el núcleo de tu sistema de gestión.
10. Acceso móvil y uso en campo
Para equipos móviles, el acceso desde smartphones o tablets es esencial.
Opciones móviles:
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App Dolibarr (Android/iOS)
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Acceso web responsive desde navegador
Consejos:
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Simplificar menús
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Añadir botones de acceso rápido
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Limitar módulos pesados
11. Módulos personalizados y desarrollo propio
Si las funciones estándar no bastan, puedes crear tus propios módulos. Dolibarr ofrece un generador de módulos:
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Ve a Inicio > Configuración > Generador de módulos
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Define nombre, tablas y funciones
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Instálalo y actívalo
Útil para:
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Flujos de trabajo específicos
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Apps internas (ej. vacaciones, turnos)
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Integraciones personalizadas
La documentación y comunidad ayudan a iniciarse fácilmente.
12. Copias de seguridad y control de versiones
Personalizar está bien, pero hay que respaldar y documentar los cambios.
Recomendaciones:
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Realiza backups frecuentes de base de datos y archivos
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Usa Git para seguir modificaciones
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Lleva un registro de cambios
Esto evita problemas con actualizaciones y facilita el soporte técnico.
Conclusión: haz de Dolibarr tu herramienta ideal
Dolibarr es más que un ERP: es una caja de herramientas para tus operaciones. Seas freelance, pyme o gran equipo, personalizarlo te permite adaptar la tecnología a tus procesos, y no al revés.
Con su código abierto, comunidad activa y estructura modular, tú tienes el control. Desde campos extra hasta módulos a medida, Dolibarr crece contigo.
No te conformes con lo estándar. Personaliza, ajusta, evoluciona — con Dolibarr.