Dolibarr ERP & CRM es una plataforma potente, modular y de código abierto diseñada para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a gestionar su negocio: desde la relación con clientes hasta la facturación, el inventario, la contabilidad y los proyectos. Ya sea que lo hayas instalado en un servidor local, en un alojamiento web o mediante Docker, el verdadero comienzo con Dolibarr no es la pantalla de inicio de sesión, sino la configuración.

Dolibarr proporciona una estructura básica. Para aprovechar todo su potencial y evitar problemas en el futuro, es fundamental realizar una configuración inicial adecuada. Saltarse este paso puede generar pérdida de datos, problemas legales, confusión entre los usuarios e ineficiencia general.

Aquí tienes los 5 ajustes esenciales que debes realizar justo después de instalar Dolibarr. No son opcionales: forman la base para un ERP/CRM seguro, eficaz y adaptado a tu negocio.

1. Configurar la información de la empresa y la región

El primer paso es establecer la identidad de tu empresa y el entorno operativo. Estos datos se usan en facturas, presupuestos y afectan a todo el sistema.

Información de la empresa

Ve a Inicio > Configuración > Empresa/Organización.

Introduce:

• Nombre de la empresa

• Dirección completa

• Logotipo (se incluye en los documentos PDF)

• NIF, número fiscal u otros identificadores

• Correo electrónico, teléfono, página web

Estos datos se insertan automáticamente en documentos como facturas, presupuestos y órdenes.

Zona horaria e idioma

Es crucial establecer correctamente la zona horaria para evitar errores en fechas, registros o tareas programadas.

En Configuración > Otros ajustes, configura:

• main_force_timezone

• main_lang_default

Moneda y formatos

Comprueba también:

• Moneda predeterminada (Configuración > Diccionarios > Monedas)

• Formato numérico (separadores decimales y de miles)

• Formato de fecha (DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA)

Si trabajas a nivel internacional, puedes activar múltiples monedas y gestionar tipos de cambio.

2. Activar y configurar los módulos esenciales

Dolibarr está basado en módulos. Solo algunos están activados por defecto. Debes activar y configurar los que se adapten a tu actividad.

Módulos recomendados para pymes

Algunos de los más utilizados:

• Terceros (Clientes/Proveedores): gestión de contactos

• Productos/Servicios: catálogo de ventas y compras

• Facturación, presupuestos, pedidos: ciclo de ventas completo

• Contabilidad: seguimiento de pagos e informes financieros

• Inventario/Almacén: control de existencias

• Proyectos/Tareas: ideal para empresas de servicios

• Correo electrónico/Notificaciones: automatización de mensajes

Para activarlos:

• Ve a Inicio > Configuración > Módulos/Aplicaciones

• Activa los módulos necesarios

• Pulsa en Configurar para ajustar parámetros

Configuración detallada

Cada módulo incluye parámetros clave:

• Numeración (ej.: FACT-2025-001)

• Impuestos y condiciones por defecto

• Términos de pago

• Plantillas de PDF

• Reglas de notificación por email

Presta especial atención a los impuestos para cumplir con la legislación local.

3. Proteger tu instalación

Dolibarr maneja datos sensibles. Una instalación sin medidas de seguridad puede poner en riesgo tu negocio.

Activar HTTPS

• Siempre accede a Dolibarr con HTTPS

• Usa un certificado SSL (Let's Encrypt o proveedor comercial)

• Redirecciona automáticamente desde HTTP

Cambiar el usuario admin por defecto

El usuario admin es bien conocido y vulnerable. Crea un nuevo administrador y elimina o desactiva el original.

Definir permisos de usuario

Cada usuario debe tener acceso solo a lo necesario:

• Crea cuentas en Usuarios y Grupos > Usuarios

• Asigna grupos (Ventas, Contabilidad, etc.)

• Configura los permisos por módulo

Evita otorgar acceso total a todos.

Activar registros (logs)

Desde Configuración > Seguridad, activa:

• Registro de accesos

• Registro de cambios

• Registro de API (si usas la REST API)

Los registros son esenciales para auditar actividades o detectar problemas.

4. Personalizar plantillas de documentos y numeración

Los documentos deben ser profesionales, representativos y cumplir con requisitos legales.

Plantillas PDF

En cada módulo (Presupuestos, Facturas…), ve a Configuración > Plantillas de documentos:

• Elige un diseño (Crabe, Azur…)

• Añade tu logotipo

• Introduce condiciones legales, datos bancarios, etc.

Puedes crear una plantilla personalizada duplicando un archivo PHP en /core/modules/.

Numeración personalizada

Define tu sistema de numeración:

• Prefijo (ej.: INV-2025-###)

• Número inicial

• Reinicio anual o mensual

Una numeración ordenada te ayudará a mantener la trazabilidad y cumplir normativas.

5. Automatizar copias de seguridad y mantenimiento

Sin copias de seguridad, cualquier fallo puede ser catastrófico. Dolibarr permite hacer backups, pero debes automatizarlos.

Copias de seguridad programadas

Si tu servidor lo permite, usa cron para:

• Copias automáticas de la base de datos (SQL)

• Respaldar la carpeta documents/

• Subir todo a la nube (Google Drive, FTP, etc.)

Herramientas útiles: rsync, duplicity, rclone…

Optimización de la base de datos

• Borra logs antiguos o adjuntos pesados

• Archiva proyectos terminados

• Optimiza tablas mediante phpMyAdmin o CLI

Actualizaciones periódicas

Dolibarr lanza versiones con mejoras y parches:

• Siempre haz una copia antes de actualizar

• Prueba en un entorno de pruebas

• Verifica compatibilidad de módulos externos

Extra: otros ajustes recomendados

Si ya configuraste lo básico, aquí tienes más:

• Idiomas múltiples: ideal si tienes clientes o equipo internacional

• API REST: conecta Dolibarr con tiendas online o apps móviles

• SMTP: para envíos de correo fiables

• Cumplimiento RGPD: activa el módulo de privacidad y gestiona los consentimientos

Conclusión

Instalar Dolibarr es solo el comienzo. La verdadera clave está en configurarlo correctamente. Estos cinco ajustes —información de empresa, módulos, seguridad, documentos y backups— son esenciales para trabajar de forma profesional y segura.

Una configuración sólida reduce riesgos, ahorra tiempo y prepara tu ERP para crecer contigo. Dedica tiempo ahora y evitarás problemas después. Haz que Dolibarr trabaje para ti desde el primer día.