5 ajustes esenciales que debes configurar después de instalar Dolibarr
   05/15/2025 00:00:00     Dolibarr , Wiki Dolibarr    0 Comentarios
5 ajustes esenciales que debes configurar después de instalar Dolibarr

Dolibarr ERP & CRM es una plataforma potente, modular y de código abierto diseñada para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a gestionar su negocio: desde la relación con clientes hasta la facturación, el inventario, la contabilidad y los proyectos. Ya sea que lo hayas instalado en un servidor local, en un alojamiento web o mediante Docker, el verdadero comienzo con Dolibarr no es la pantalla de inicio de sesión, sino la configuración.

Dolibarr proporciona una estructura básica. Para aprovechar todo su potencial y evitar problemas en el futuro, es fundamental realizar una configuración inicial adecuada. Saltarse este paso puede generar pérdida de datos, problemas legales, confusión entre los usuarios e ineficiencia general.

Aquí tienes los 5 ajustes esenciales que debes realizar justo después de instalar Dolibarr. No son opcionales: forman la base para un ERP/CRM seguro, eficaz y adaptado a tu negocio.


1. Configurar la información de la empresa y la región

El primer paso es establecer la identidad de tu empresa y el entorno operativo. Estos datos se usan en facturas, presupuestos y afectan a todo el sistema.

Información de la empresa

Ve a Inicio > Configuración > Empresa/Organización.

Introduce:

  • Nombre de la empresa

  • Dirección completa

  • Logotipo (se incluye en los documentos PDF)

  • NIF, número fiscal u otros identificadores

  • Correo electrónico, teléfono, página web

Estos datos se insertan automáticamente en documentos como facturas, presupuestos y órdenes.

Zona horaria e idioma

Es crucial establecer correctamente la zona horaria para evitar errores en fechas, registros o tareas programadas.

En Configuración > Otros ajustes, configura:

  • main_force_timezone

  • main_lang_default

Moneda y formatos

Comprueba también:

  • Moneda predeterminada (Configuración > Diccionarios > Monedas)

  • Formato numérico (separadores decimales y de miles)

  • Formato de fecha (DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA)

Si trabajas a nivel internacional, puedes activar múltiples monedas y gestionar tipos de cambio.


2. Activar y configurar los módulos esenciales

Dolibarr está basado en módulos. Solo algunos están activados por defecto. Debes activar y configurar los que se adapten a tu actividad.

Módulos recomendados para pymes

Algunos de los más utilizados:

  • Terceros (Clientes/Proveedores): gestión de contactos

  • Productos/Servicios: catálogo de ventas y compras

  • Facturación, presupuestos, pedidos: ciclo de ventas completo

  • Contabilidad: seguimiento de pagos e informes financieros

  • Inventario/Almacén: control de existencias

  • Proyectos/Tareas: ideal para empresas de servicios

  • Correo electrónico/Notificaciones: automatización de mensajes

Para activarlos:

  • Ve a Inicio > Configuración > Módulos/Aplicaciones

  • Activa los módulos necesarios

  • Pulsa en Configurar para ajustar parámetros

Configuración detallada

Cada módulo incluye parámetros clave:

  • Numeración (ej.: FACT-2025-001)

  • Impuestos y condiciones por defecto

  • Términos de pago

  • Plantillas de PDF

  • Reglas de notificación por email

Presta especial atención a los impuestos para cumplir con la legislación local.


3. Proteger tu instalación

Dolibarr maneja datos sensibles. Una instalación sin medidas de seguridad puede poner en riesgo tu negocio.

Activar HTTPS

  • Siempre accede a Dolibarr con HTTPS

  • Usa un certificado SSL (Let's Encrypt o proveedor comercial)

  • Redirecciona automáticamente desde HTTP

Cambiar el usuario admin por defecto

El usuario admin es bien conocido y vulnerable. Crea un nuevo administrador y elimina o desactiva el original.

Definir permisos de usuario

Cada usuario debe tener acceso solo a lo necesario:

  • Crea cuentas en Usuarios y Grupos > Usuarios

  • Asigna grupos (Ventas, Contabilidad, etc.)

  • Configura los permisos por módulo

Evita otorgar acceso total a todos.

Activar registros (logs)

Desde Configuración > Seguridad, activa:

  • Registro de accesos

  • Registro de cambios

  • Registro de API (si usas la REST API)

Los registros son esenciales para auditar actividades o detectar problemas.


4. Personalizar plantillas de documentos y numeración

Los documentos deben ser profesionales, representativos y cumplir con requisitos legales.

Plantillas PDF

En cada módulo (Presupuestos, Facturas…), ve a Configuración > Plantillas de documentos:

  • Elige un diseño (Crabe, Azur…)

  • Añade tu logotipo

  • Introduce condiciones legales, datos bancarios, etc.

Puedes crear una plantilla personalizada duplicando un archivo PHP en /core/modules/.

Numeración personalizada

Define tu sistema de numeración:

  • Prefijo (ej.: INV-2025-###)

  • Número inicial

  • Reinicio anual o mensual

Una numeración ordenada te ayudará a mantener la trazabilidad y cumplir normativas.


5. Automatizar copias de seguridad y mantenimiento

Sin copias de seguridad, cualquier fallo puede ser catastrófico. Dolibarr permite hacer backups, pero debes automatizarlos.

Copias de seguridad programadas

Si tu servidor lo permite, usa cron para:

  • Copias automáticas de la base de datos (SQL)

  • Respaldar la carpeta documents/

  • Subir todo a la nube (Google Drive, FTP, etc.)

Herramientas útiles: rsync, duplicity, rclone…

Optimización de la base de datos

  • Borra logs antiguos o adjuntos pesados

  • Archiva proyectos terminados

  • Optimiza tablas mediante phpMyAdmin o CLI

Actualizaciones periódicas

Dolibarr lanza versiones con mejoras y parches:

  • Siempre haz una copia antes de actualizar

  • Prueba en un entorno de pruebas

  • Verifica compatibilidad de módulos externos


Extra: otros ajustes recomendados

Si ya configuraste lo básico, aquí tienes más:

  • Idiomas múltiples: ideal si tienes clientes o equipo internacional

  • API REST: conecta Dolibarr con tiendas online o apps móviles

  • SMTP: para envíos de correo fiables

  • Cumplimiento RGPD: activa el módulo de privacidad y gestiona los consentimientos


Conclusión

Instalar Dolibarr es solo el comienzo. La verdadera clave está en configurarlo correctamente. Estos cinco ajustes —información de empresa, módulos, seguridad, documentos y backups— son esenciales para trabajar de forma profesional y segura.

Una configuración sólida reduce riesgos, ahorra tiempo y prepara tu ERP para crecer contigo. Dedica tiempo ahora y evitarás problemas después. Haz que Dolibarr trabaje para ti desde el primer día.

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