La instalación de Dolibarr ERP & CRM es un paso clave para organizar y optimizar tus procesos empresariales: desde la gestión de clientes y la facturación hasta el control de inventario y la planificación de proyectos. Pero una vez que se completa la instalación y accedes a tu nueva instancia de Dolibarr, puedes preguntarte: "¿Y ahora qué?"

Ya seas empresario, autónomo o administrador de TI, los pasos posteriores a la instalación son fundamentales. Una configuración inicial sólida garantiza que tu ERP funcione de manera eficiente. En esta guía detallada te explicamos los 7 pasos que debes seguir inmediatamente después de instalar Dolibarr. Estas acciones básicas preparan el sistema para el uso diario, minimizan riesgos y aseguran un inicio fluido.

Paso 1: Asegurar la instalación

Lo primero que debes hacer es proteger tu instancia de Dolibarr. La instalación por defecto puede tener vulnerabilidades, especialmente si se aloja en un servidor propio.

Verificaciones importantes:

• Eliminar el directorio de instalación: Si aún no lo has hecho, elimina la carpeta /install/. Dejarla supone un gran riesgo de seguridad.

• Revisar permisos de archivos: La carpeta /conf/ no debe ser escribible por todos. Usa chmod para restringir el acceso al usuario del servidor web.

• Activar HTTPS: Si accedes a Dolibarr por HTTP, configura un certificado SSL cuanto antes. Servicios como Let’s Encrypt ofrecen soluciones gratuitas.

• Cambiar la contraseña del administrador: Asegúrate de que la cuenta admin tenga una contraseña fuerte y única.

Estas medidas protegen tus datos frente a accesos no autorizados.

Paso 2: Configurar los datos de la empresa

A continuación, configura el perfil de tu empresa en Dolibarr. No es solo una cuestión estética, también afecta directamente al aspecto de documentos como facturas y presupuestos.

Menú:

Inicio > Configuración > Empresa/Organización

Campos a completar:

• Nombre de la empresa

• Dirección

• Teléfono y correo electrónico

• Logotipo (sube tu imagen)

• NIF o número fiscal

Esta información aparece en todos los documentos oficiales. Una configuración correcta mejora la imagen profesional de tu negocio.

Paso 3: Configurar moneda, impuestos e idioma

Dolibarr admite múltiples monedas e idiomas. Antes de comenzar a generar documentos o registrar ventas, establece tus preferencias.

Menú:

Inicio > Configuración > Diccionarios

Configuración recomendada:

• Moneda: Define tu moneda principal. Puedes añadir otras si lo necesitas.

• Impuestos: Establece los tipos de IVA o impuestos aplicables en tu país.

• Idiomas: Elige el idioma predeterminado de la interfaz. Habilita otros si trabajas en entornos multilingües.

Estas configuraciones aseguran documentos correctos y una experiencia adaptada para el equipo y los clientes.

Paso 4: Activar los módulos esenciales

Una de las grandes ventajas de Dolibarr es su estructura modular. Puedes activar solo lo que necesites. Sin módulos, Dolibarr tendrá funcionalidad limitada.

Menú:

Inicio > Configuración > Módulos/Aplicaciones

Módulos recomendados para comenzar:

• Terceros: Gestión de clientes y proveedores

• Productos/Servicios: Catálogo de productos o servicios

• Presupuestos: Crear y enviar presupuestos

• Pedidos: Gestión de pedidos entrantes y salientes

• Facturación: Funciones de facturación

• Proyectos: Ideal para empresas de servicios

• Banco/Caja: Gestión de cuentas bancarias y pagos

• Usuarios y permisos: Administración de accesos y derechos

Puedes activar otros módulos más adelante. Comienza con lo esencial.

Paso 5: Crear usuarios y asignar roles

Si varias personas van a usar Dolibarr, crea cuentas de usuario separadas y asigna los permisos adecuados. Dolibarr permite un control muy detallado.

Menú:

Inicio > Usuarios y Grupos

Acciones:

• Crear usuarios con credenciales únicas y contraseñas seguras

• Crear grupos (Ventas, RRHH, Contabilidad, etc.)

• Asignar módulos y permisos por grupo o por usuario

Una gestión clara de roles protege los datos y mejora la experiencia del usuario. Por ejemplo, un comercial no necesita acceder a la contabilidad, y el contable no necesita editar clientes potenciales.

Paso 6: Ingresar los datos iniciales (clientes, productos, cuentas bancarias)

Ahora puedes introducir los datos básicos que Dolibarr necesita para funcionar correctamente.

Datos a ingresar:

• Clientes y proveedores: En el módulo "Terceros"

• Productos/Servicios: En el módulo "Productos" – incluye código, precio, descripción

• Cuentas bancarias: En Finanzas > Banco/Caja

Con estos datos en el sistema, podrás crear presupuestos, facturas y registrar pagos.

Si ya tienes datos, puedes importarlos mediante archivos CSV. Asegúrate de que las columnas coincidan con el formato que espera Dolibarr.

Paso 7: Personalizar las plantillas de documentos

Cada factura, presupuesto o albarán representa tu marca. Dolibarr ofrece plantillas por defecto, pero personalizarlas mejora la imagen profesional.

Menú:

Inicio > Configuración > Módulos > Facturas (o Presupuestos, Pedidos)

Acciones:

• Elige una plantilla base (por ejemplo, crabe, azur, einstein)

• Edita encabezado y pie de página

• Sube tu logotipo y colores corporativos

• Ajusta formato, tipografía y diseño

También puedes explorar el NEXT GESTION marketplace para plantillas premium.

Consejos adicionales para un buen comienzo

Además de los 7 pasos principales, estas recomendaciones te ayudarán aún más:

• Configura el envío de correos: Ajusta SMTP para enviar facturas y notificaciones

• Mantén Dolibarr actualizado: Revisa periódicamente actualizaciones y aplícalas después de hacer una copia de seguridad

• Planifica copias de seguridad: Usa el módulo de backup o una solución externa

• Revisa los registros: Dolibarr registra la actividad de los usuarios (útil para soporte y auditoría)

• Prueba un ciclo completo: Crea un presupuesto, conviértelo en factura, registra un pago

Conclusión

La instalación de Dolibarr es solo el comienzo. Una configuración pensada garantiza un sistema estable y fácil de usar.

Protegiendo los accesos, configurando lo básico, importando datos y asignando roles, construyes una base sólida.

Empieza con lo esencial, mantén una estructura clara y desarrolla tus procesos paso a paso dentro de Dolibarr. Una vez completados estos primeros pasos, tu empresa estará lista para aprovechar todo el potencial de Dolibarr y crecer con confianza.