Einleitung

Das Personalmanagement (Human Resources, HR) ist eine der wichtigsten Säulen jeder Organisation.
Egal ob ein Unternehmen 5 oder 5000 Mitarbeiter beschäftigt: Eine effektive Verwaltung des Personals ist entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die betriebliche Effizienz und letztlich für den Unternehmenserfolg.

Viele Unternehmen — insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Start-ups — haben Schwierigkeiten, eine HR-Lösung zu finden, die umfassend und gleichzeitig erschwinglich ist. Während Großunternehmen sich komplexe HRMS (Human Resource Management Systems) leisten können, benötigen KMU einfache, integrierte und kostengünstige Lösungen.

Dolibarr ERP & CRM bietet genau das.
Als Open-Source-, modulares und benutzerfreundliches System ermöglicht es Unternehmen, ihr Personal effizient zu verwalten, ohne hohe Kosten zu verursachen.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Dolibarr für das Personalmanagement nutzen können, welche Module zur Verfügung stehen, wie Sie die Konfiguration durchführen und welche Best Practices zu beachten sind, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren.

Warum Dolibarr für das Personalmanagement wählen?

Dolibarr hebt sich als HR-Lösung hervor durch:

• Kosteneffizienz: Keine teuren Lizenzgebühren oder versteckten Kosten.

• Flexibilität: Aktivierung nur der benötigten Module.

• Integration: HR-Prozesse integriert mit Buchhaltung, Vertrieb und Projektmanagement.

• Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung auch für nicht-technische Nutzer.

• Anpassbarkeit: Anpassung an spezifische Unternehmensprozesse möglich.

• Skalierbarkeit: Für wachsende Unternehmen jeder Größe geeignet.

Dolibarr ist kein isoliertes HR-Tool, sondern eine umfassende Business-Plattform, die verschiedene Unternehmensbereiche miteinander verbindet.

Überblick über die HR-Funktionen in Dolibarr

Die wichtigsten HR-Funktionen in Dolibarr werden durch folgende Module abgedeckt:

• Benutzer- und Mitarbeiterverwaltung (Benutzer-Modul)

• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsmodul)

• Spesenabrechnung (Spesenmodul)

• Zeiterfassung und Arbeitszeittabellen (Timesheets)

• Recruiting und Bewerbermanagement (optional mit Zusatzmodulen)

• Schulungs- und Weiterbildungsmanagement (optional)

• Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung (über Erweiterungen)

• Mitarbeiterbeurteilungen und Leistungsmanagement (optional)

Alle Module sind miteinander integriert, um einen reibungslosen HR-Workflow zu gewährleisten.

Einrichtung des Personalmanagements in Dolibarr

1. Aktivieren der erforderlichen Module

Für eine vollständige HR-Verwaltung aktivieren Sie:

• Benutzer und Gruppen: Verwaltung von Mitarbeiterprofilen.

• Urlaubs- und Abwesenheitsmodul: Verwaltung von Urlaubsanträgen.

• Spesenmodul: Verwaltung von Kostenerstattungen.

• Timesheets: Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden.

Zusätzliche optionale Module:

• Recruiting-Modul

• Trainingsmanagement

• Leistungsbewertung

Aktivieren Sie die Module über Home > Setup > Modules/Applications.

2. Anlegen von Mitarbeiterprofilen

Jeder Mitarbeiter sollte ein vollständiges Benutzerprofil haben:

• Persönliche Informationen (Name, Adresse, Kontakt)

• Position und Abteilung

• Vorgesetzter

• Eintrittsdatum und Vertragsart

• Gehaltsinformationen (optional geschützt)

• Rollen und Zugriffsebenen

Ein vollständiges Profil erleichtert Reporting und Verwaltung erheblich.

3. Konfiguration von Urlaubsrichtlinien

Im Modul Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung:

• Verschiedene Urlaubsarten definieren (bezahlter Urlaub, Krankheit, Mutterschaftsurlaub usw.).

• Regelungen für den Urlaubsanspruch konfigurieren.

• Genehmigungsworkflows einrichten.

Automatisierte Prozesse sorgen für weniger Fehler und effizientere Verwaltung.

4. Verwaltung von Spesen

Im Spesenmodul können:

• Mitarbeiter ihre Auslagen einreichen.

• Manager Spesen genehmigen oder ablehnen.

• Spesen Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden.

Eine zentrale Verwaltung sorgt für transparente und schnelle Rückerstattungen.

Wichtige HR-Prozesse mit Dolibarr

1. Recruiting und Onboarding

Auch wenn Dolibarr nativ kein vollständiges Bewerbermanagementsystem (ATS) bietet, können Sie:

• Bewerberprofile erstellen.

• Vorstellungsgespräche und Bewertungen dokumentieren.

• Kandidaten bei Einstellung direkt in Mitarbeiter umwandeln.

• Onboarding-Prozesse organisieren.

So gestalten Sie einen reibungslosen Einstieg neuer Mitarbeiter.

2. Mitarbeiterdatenverwaltung

Alle wichtigen Informationen zentral speichern:

• Kontaktdaten und Notfallkontakte

• Unternehmenshistorie

• Zertifikate und Qualifikationen

• (Optional) Leistungsbeurteilungen

Eine zentrale Datenbank unterstützt schnelle Entscheidungen und gesetzeskonforme HR-Verwaltung.

3. Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Mitarbeiter können:

• Urlaubsanträge digital stellen.

• Resturlaub und beantragte Tage einsehen.

• Den Status ihrer Anträge verfolgen.

Manager können:

• Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen.

• Fehlzeiten analysieren und Ressourcen planen.

4. Zeiterfassung und Timesheets

Dolibarr bietet:

• Manuelle oder automatisierte Zeiterfassung.

• Zuordnung der Arbeitszeit zu Projekten oder Kunden.

• Genehmigung durch Vorgesetzte.

Genaue Zeiterfassung hilft bei:

• Exakter Projektkalkulation.

• Kundenabrechnung.

• Leistungsanalysen.

5. Spesenmanagement

Mitarbeiter:

• Reichen ihre Spesen ein.

• Hängen Belege an.

Manager:

• Prüfen und genehmigen die Spesenabrechnungen.

Buchhaltung:

• Verknüpft Ausgaben direkt mit Buchhaltung und Projekten.

6. Schulung und Weiterbildung

Über zusätzliche Module:

• Trainings und Schulungen dokumentieren.

• Zertifikate verwalten.

• Weiterbildungsprogramme planen.

7. Leistungsbewertung

Über Erweiterungen möglich:

• Erstellung von Beurteilungsformularen.

• Durchführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche.

• Verfolgung von Zielerreichung und Entwicklung.

HR-Reporting und Analysen in Dolibarr

Standardisierte und anpassbare Berichte umfassen:

• Mitarbeiterlisten und Fluktuation.

• Urlaubs- und Abwesenheitsstatistiken.

• Analyse der Ausgaben nach Projekt oder Abteilung.

• Timesheet-Zusammenfassungen.

Datenexport in CSV oder Excel möglich für tiefergehende Analysen.

Best Practices für HR-Management mit Dolibarr

1. Mitarbeiterprofile aktuell halten.

2. Klare Genehmigungsworkflows festlegen.

3. Zugriffsrechte sauber verwalten.

4. Regelmäßige Aufgaben automatisieren (z.B. Vertragsverlängerungen).

5. Dashboards und KPIs nutzen.

6. Anbindung an die Lohnabrechnung prüfen.

7. Schulungen für Mitarbeiter und Manager anbieten.

Typische Herausforderungen und Lösungen

Vorteile der Nutzung von Dolibarr für HR

• Voll integrierte Plattform: HR, ERP, CRM in einem System.

• Geringe Kosten: keine versteckten Gebühren.

• Flexibilität und Anpassbarkeit.

• Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum.

• Aktive Open-Source-Community.

• Bessere Mitarbeitererfahrung: Self-Service-Portale.

Fazit

Personalmanagement geht weit über Verwaltung hinaus:
Es geht darum, Mitarbeiter zu fördern, Kompetenzen zu entwickeln, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und eine starke Unternehmenskultur zu schaffen.

Dolibarr ERP & CRM bietet eine leistungsfähige, zugängliche und flexible Lösung für eine effektive Digitalisierung des HR-Managements.

Mit Dolibarr können Unternehmen:

• Verwaltungsaufwand reduzieren.

• HR-Daten verbessern.

• Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.

• Ein nachhaltiges Wachstum unterstützen.

Dolibarr macht professionelles HR-Management einfach, effizient und skalierbar.