Freiberufliche Arbeit bietet Autonomie, Flexibilität und die Möglichkeit, die eigene Karriere selbst zu gestalten. Sie erfordert jedoch auch Disziplin und ein effektives Management von Kunden, Aufgaben, Cashflow und Fristen. Für viele Freiberufler können administrative Aufgaben schnell überwältigend werden – insbesondere ohne geeignete Werkzeuge. Herkömmliche ERP- und CRM-Systeme sind oft teuer und komplex, was sie für die meisten Freiberufler unerschwinglich macht. Genau hier kommt Dolibarr ins Spiel.

Dolibarr ERP/CRM ist eine freie und quelloffene Software, die eine leistungsstarke und zugleich einfache Lösung zur Verwaltung der eigenen Geschäftsabläufe bietet. Ursprünglich für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, ist Dolibarr auch ein hervorragendes Werkzeug für Freiberufler, die nach einer erschwinglichen und anpassbaren Lösung für die Verwaltung von Kunden, Rechnungen und Projekten suchen.

In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir, wie Freiberufler Dolibarr nutzen können, um ihren Arbeitsablauf zu professionalisieren – ganz ohne hohe Ausgaben. Von der Installation bis zum täglichen Einsatz behandeln wir zentrale Funktionen, praktische Konfigurationen und Strategien, um das Beste aus dieser Open-Source-Lösung herauszuholen.

Warum Dolibarr ideal für Freiberufler ist

Dolibarr überzeugt aus mehreren Gründen:

• Kostengünstig: Open Source und kostenlos. Keine Lizenzgebühren oder verpflichtende Abos (außer bei gehosteten Diensten).

• Modular: Nur die benötigten Module werden aktiviert – das hält die Oberfläche übersichtlich.

• Einfach zu bedienen: Im Gegensatz zu vielen ERP-Systemen hat Dolibarr eine klare und intuitive Benutzeroberfläche.

• Anpassbar: Vorlagen, benutzerdefinierte Felder und Module lassen sich leicht verändern.

• Skalierbar: Dolibarr wächst mit dem Geschäft.

Mit Dolibarr können Freiberufler mehrere Funktionen – Kundenstamm, Rechnungen, Projektmanagement, Ausgaben – auf einer einzigen Plattform bündeln.

Erste Schritte: Dolibarr installieren

Dolibarr kann lokal auf dem eigenen Rechner installiert, auf einem Server gehostet oder über einen Cloud-Dienst wie DoliCloud genutzt werden. Für technisch weniger versierte Nutzer ist DoliCloud am einfachsten, da Updates und Backups automatisch erfolgen.

Installationsoptionen

• Lokale Installation: Für erfahrene Nutzer. Download über Dolibarr.org (Windows, macOS, Linux).

• Webhosting: Viele Anbieter ermöglichen die Installation über Softaculous oder ähnliche Tools.

• Cloud (DoliCloud): Monatliche oder jährliche Abos – ganz ohne Technikaufwand.

Nach der Installation konfiguriert man Unternehmensdaten, Währung, Sprache und relevante Module. Starten Sie schlank: CRM, Rechnungen, Projekte.

Kunden mit Dolibarr verwalten

Kunden, Interessenten und Kontakte effizient zu verwalten ist entscheidend. Das Modul "Dritte" in Dolibarr dient als leichtgewichtiges CRM.

Kunden hinzufügen und kategorisieren

Kunden lassen sich manuell oder per CSV-Import anlegen. Wichtige Felder:

• Name und Unternehmen

• E-Mail und Telefon

• Adresse

• Steuernummer

• Kundentyp (Privat, Firma)

Verwenden Sie Tags wie "Wiederkehrend", "Premium" oder "Interessent", um Ihre Datenbank zu segmentieren.

Kontaktverlauf

Jeder Kundeneintrag speichert:

• E-Mails (über Dolibarr oder verknüpfte Konten gesendet)

• Notizen und Kommentare

• Verknüpfte Dokumente (Angebote, Rechnungen, Verträge)

So behalten Sie den Überblick über jede Interaktion.

Rechnungen erstellen und versenden

Ein Highlight für Freiberufler: professionelle Rechnungen mit wenigen Klicks.

Rechnungserstellung

Im Modul Rechnungen:

• Kunden auswählen

• Produkte/Dienstleistungen hinzufügen

• Preise, Steuern, Rabatte angeben

• Fälligkeit und Zahlungsbedingungen festlegen

Dolibarr unterstützt mehrere Währungen und Steuerregeln – ideal für internationale Kunden.

Vorlagen und Anpassung

Fügen Sie Ihr Logo hinzu, wählen Sie Layouts, passen Sie Fußzeilen an. Das Ergebnis: professionelle, gebrandete Rechnungen.

Versand und Nachverfolgung

Rechnungen werden direkt aus Dolibarr per E-Mail mit PDF-Anhang versendet. Der Status (versendet, bezahlt, überfällig) wird automatisch dokumentiert.

Erinnerungen und Zahlungsbestätigungen lassen sich automatisieren.

Online-Zahlung

Dolibarr lässt sich mit PayPal oder Stripe verbinden. Ihre Kunden zahlen bequem mit einem Klick.

Projekte und Aufgaben im Blick behalten

Mehrere Projekte und Kunden zu verwalten ist mit dem Projektmodul einfacher.

Projekte anlegen

Ein Projekt kann beinhalten:

• Kundenverknüpfung

• Start- und Enddatum

• Budget oder abrechenbare Stunden

• Status (Entwurf, aktiv, abgeschlossen)

Aufgaben hinzufügen

Aufgaben enthalten:

• Deadlines

• Prioritäten

• Geschätzte und tatsächliche Dauer

Checklisten und Zeitprotokolle helfen bei der Projektplanung.

Zeiterfassung

Erfasste Zeit je Aufgabe oder Projekt ist nützlich für:

• Stundenabrechnung

• Zeitnutzung analysieren

• Produktivität steigern

Einnahmen und Ausgaben im Blick

Finanzen im Griff zu behalten ist für Selbstständige überlebenswichtig.

Ausgaben erfassen

Im Modul Bank/Kasse:

• Ausgaben erfassen (Software, Reisen etc.)

• Belege hochladen

• Kategorien zuweisen (abzugsfähig, laufend)

Einnahmenberichte

Über die Module Buchhaltung oder Finanzen können Sie:

• Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen

• Zahlungshistorien aufrufen

• Umsatzsteuer-Übersichten erzeugen

Ideal für Steuererklärungen und Buchhaltung.

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Dolibarr unterstützt Automatisierungen per Trigger und geplanten Aufgaben.

Beispiele:

• Erinnerungen vor Fälligkeit einer Rechnung

• Wiederkehrende Rechnungen erzeugen

• Projektdeadlines überwachen

Einfach, aber effektiv.

Dokumentenmanagement

Verträge, Angebote, kreative Dateien – zentral verwalten.

Das Dokumentenmodul erlaubt:

• Upload pro Kunde, Projekt oder Rechnung

• PDF-Generierung

• Zugriffsrechte steuern (z. B. für Partner)

Alles an einem Ort.

Dolibarr individuell anpassen

Dolibarr ist extrem anpassbar – auch ohne Programmierkenntnisse.

Benutzerdefinierte Felder

Fügen Sie eigene Felder hinzu für:

• Kunden (z. B. bevorzugter Kanal)

• Projekte (z. B. Komplexitätsgrad)

• Rechnungen (z. B. Projektcode intern)

Module aus dem Dolistore

Der Dolistore ist der offizielle Marktplatz. Nützliche Module:

• PDF-Anpassung

• Zeiterfassung mit Abrechnung

• Ticketsystem/Support

• Kalender-Integrationen (Google, Outlook)

Viele davon sind kostenlos oder sehr günstig.

Dolibarr günstig hosten

Eigenes Hosting? Etwa 5 €/Monat.

Tipps:

• Subdomain wie erp.deinedomain.com verwenden

• Backups automatisieren

• HTTPS mit kostenlosem Let’s Encrypt-Zertifikat aktivieren

Oder: DoliCloud ab ca. 10 €/Monat ohne Technikaufwand.

Tipps für produktives Arbeiten mit Dolibarr

• Wöchentliche Finanzkontrolle einplanen

• Dashboard schlank halten

• Farbmarkierungen und Tags für Kundenstatus

• Monatliche Backups bei Self-Hosting

• Community-News und Updates verfolgen

Herausforderungen und Lösungen

Veraltete Oberfläche

Lösung: modernes Theme über Dolistore installieren.

Wenige native Integrationen

Lösung: Zapier oder Make zur Verbindung mit Gmail, Trello etc.

Lernkurve

Lösung: Modul für Modul lernen, Wiki und Tutorials nutzen.

Fazit

Für Freiberufler, die eine vollständige Lösung zur Verwaltung ihrer Aktivitäten suchen – ohne hohe Kosten – ist Dolibarr eine clevere Wahl. Die modulare Architektur, Benutzerfreundlichkeit und aktive Community machen es zu einem zuverlässigen Werkzeug.

Mit etwas Einrichtung wird Dolibarr zur Schaltzentrale Ihrer Arbeit. Keine teuren Einzellösungen mehr – alles in einem, kostenlos oder fast.

Ob Sie gerade starten oder bereits zahlreiche Kunden betreuen: Dolibarr zu meistern, könnte Ihre klügste Investition als Freelancer sein.