Die Einrichtung eines ERP-Systems kann einschüchternd wirken, besonders wenn man noch keine Erfahrung mit Unternehmenssoftware hat. Doch dank Dolibarr, einer leistungsstarken und benutzerfreundlichen Open-Source-ERP- und CRM-Lösung, kannst du ganz einfach loslegen – ohne Stress und ohne hohe Kosten. In diesem Leitfaden begleiten wir dich Schritt für Schritt bei deiner ersten Dolibarr-Installation. Ob du Freiberufler bist, ein kleines Unternehmen führst oder einen Verein leitest – mit dieser Anleitung kommst du schnell von Null zum funktionierenden ERP-System.

Was ist Dolibarr?

Dolibarr ERP & CRM ist eine All-in-One-Suite, die Werkzeuge zur Unternehmensressourcenplanung (ERP) und zur Kundenverwaltung (CRM) kombiniert. Dolibarr ist einfach zu bedienen, modular aufgebaut und skalierbar. Egal ob du Rechnungen, Kunden, Projekte, Lager oder Personal verwalten willst – es gibt ein passendes Modul dafür.

Dolibarr basiert auf PHP und nutzt MySQL oder MariaDB als Datenbank, was die Installation auf fast jedem Webserver möglich macht. Du kannst Dolibarr lokal, auf einem dedizierten Server oder über einen Cloud-Dienst betreiben. Es gibt eine aktive Community, regelmäßige Updates und umfangreiche Dokumentation.

Die Hauptvorteile von Dolibarr

Bevor wir mit der Installation starten, hier ein Überblick, warum Dolibarr ideal für Einsteiger ist:

• Kostenlos und Open Source: Keine Lizenzgebühren, voller Zugang zum Quellcode, freie Anpassung.

• Modularer Aufbau: Aktiviere nur, was du brauchst.

• Intuitive Benutzeroberfläche: Übersichtlich und einfach zu bedienen.

• Plattformübergreifend: Kompatibel mit Windows, Linux und macOS.

• Skalierbar: Wächst mit deinem Unternehmen.

• Mehrsprachig und Multiwährungsfähig: Ideal für internationale Aktivitäten.

Die Installation Planen

Bevor du Dolibarr installierst, überlege dir, wie du es einsetzen willst. Du hast folgende Optionen:

1. Lokale Installation

Ideal zum Testen oder für den internen Gebrauch. Keine Internetverbindung erforderlich, aber auch kein Fernzugriff ohne zusätzliche Einrichtung.

2. Webhosting

Viele Hosting-Anbieter unterstützen PHP und MySQL. So kannst du Dolibarr wie eine Website installieren – ideal für kleine Unternehmen mit externem Zugriff, ohne eigenen Server.

3. Dedizierter Server oder VPS

Für mehr Kontrolle und Leistung ist ein VPS oder eigener Server perfekt. Du kannst alles individuell einrichten – gut für mittlere bis große Installationen.

4. Dolibarr Cloud (SaaS)

Nutze Dolibarr als Cloud-Service über Anbieter wie DoliCloud. Am einfachsten für Einsteiger, die sich nicht mit Installation und Wartung befassen wollen.

In diesem Leitfaden zeigen wir die lokale Installation mit XAMPP unter Windows. Der Ablauf ist auf anderen Plattformen ähnlich.

Schritt 1: Umgebung Vorbereiten

Lade XAMPP herunter und installiere es. XAMPP enthält Apache, PHP und MySQL:

1. Besuche apachefriends.org.

2. Lade den XAMPP-Installer für Windows herunter.

3. Installiere XAMPP mit den Standardeinstellungen.

4. Starte das XAMPP-Kontrollpanel und aktiviere Apache und MySQL.

Nun ist dein lokaler Server einsatzbereit.

Schritt 2: Dolibarr Herunterladen

1. Gehe zur offiziellen Dolibarr-Downloadseite.

2. Lade die neueste stabile Version herunter.

3. Wähle die Standalone-Version (ZIP oder TGZ).

4. Entpacke sie in den Ordner htdocs von XAMPP, z. B. C:\xampp\htdocs\dolibarr.

Schritt 3: Datenbank Erstellen

Dolibarr benötigt eine MySQL-Datenbank:

1. Öffne http://localhost/phpmyadmin im Browser.

2. Klicke auf Datenbanken.

3. Erstelle eine neue Datenbank (z. B. dolibarrdb).

4. Merke dir Name und Zugangsdaten.

Standardmäßig verwendet XAMPP den Benutzer root ohne Passwort.

Schritt 4: Installationsassistent Starten

1. Rufe im Browser http://localhost/dolibarr auf.

2. Wähle deine Sprache und klicke auf Weiter.

3. Dolibarr prüft das System.

4. Gib deine Datenbankdaten ein:

   • Server: localhost

   • Datenbankname: dolibarrdb

   • Benutzer: root

   • Passwort: (leer lassen, falls nicht gesetzt)

5. Lege ein Admin-Konto mit sicherem Passwort an.

6. Beende die Installation.

Dolibarr ist jetzt einsatzbereit.

Schritt 5: Grundeinstellungen

Nach dem Login im Adminbereich solltest du Folgendes konfigurieren:

• Firmendaten: Name, Adresse, Kontaktinformationen.

• Standardwerte: Sprache, Währung, Geschäftsjahr, Mehrwertsteuer.

• E-Mail-Einstellungen: SMTP für ausgehende Mails.

• Sicherheit: Ändere Standard-Zugänge, schütze den Installationsordner.

Die übersichtliche Oberfläche erleichtert die Navigation.

Schritt 6: Module Aktivieren

Dolibarr ist modular aufgebaut. Gehe zu Start > Einrichtung > Module, um Module zu aktivieren.

Empfohlene Module für den Start:

• Dritte: Für Kunden, Lieferanten, Kontakte.

• Produkte/Dienstleistungen: Für dein Angebot.

• Angebote und Bestellungen: Für Preisvorschläge und Aufträge.

• Rechnungen: Für Abrechnung und Zahlungen.

• Bank: Zur Überwachung von Konten.

• Projekte: Zur Projektverwaltung.

• Benutzer & Gruppen: Für Rechte und Rollen.

Jedes Modul kann individuell eingestellt werden.

Schritt 7: Einträge Erstellen

Starte mit Dolibarr so:

1. Füge einen Kunden hinzu unter Dritte > Neuer Eintrag.

2. Erstelle ein Produkt unter Produkte/Dienstleistungen > Neues Produkt.

3. Erstelle ein Angebot, wandle es in eine Bestellung und dann in eine Rechnung um.

4. Bestätige und sende die Rechnung.

So deckst du den kompletten Verkaufsprozess ab.

Schritt 8: Benutzer und Rechte Verwalten

Wenn dein Team wächst, brauchst du klare Zugriffskontrollen. Gehe zu Benutzer & Gruppen, um:

• Neue Benutzer anzulegen

• Rollen zu definieren

• Berechtigungen zuzuweisen

• Gruppen zu erstellen

Dolibarr bietet detaillierte Zugriffskontrolle.

Schritt 9: Backups und Updates

Datenschutz ist essenziell. Dolibarr unterstützt dich dabei:

• Nutze das Backup-Modul, um regelmäßige Sicherungen zu erstellen.

• Sichere Datenbank und Dateien regelmäßig.

• Teste Updates immer zuerst in einer Testumgebung.

• Informiere dich über Neuerungen auf der Dolibarr-Website.

Regelmäßige Updates verbessern Sicherheit und Leistung.

Schritt 10: Dolibarr Erweitern

Wenn du die Grundlagen beherrschst, kannst du Dolibarr ausbauen:

Dolistore Marketplace

Im offiziellen  NEXT GESTION findest du:

• Angepasste Rechnungsvorlagen

• Lager- und Barcode-Tools

• HR- und Gehaltsmodule

• Zahlungsintegrationen

• Kassensysteme und mehr

Installiere die Module im Verzeichnis /htdocs/custom und aktiviere sie im Backend.

API und Integrationen

Dolibarr unterstützt REST-APIs, so kannst du es verknüpfen mit:

• E-Commerce-Systemen (Magento, WooCommerce)

• Buchhaltungssoftware

• CRM- oder Marketing-Tools

Eigene Module können mit PHP entwickelt werden.

Häufige Probleme und Lösungen

Hier einige typische Probleme und ihre Lösungen:

• Weiße Seite: Aktiviere die Fehlermeldungen in php.ini.

• Login-Probleme: Browser-Cookies löschen oder Zugangsdaten in der Datenbank zurücksetzen.

• E-Mails werden nicht gesendet: SMTP prüfen, Firewall beachten.

• Langsame Leistung: MySQL optimieren, Caching aktivieren.

Foren und GitHub sind gute Anlaufstellen für Hilfe.

Online-Schaltung

So bringst du deine lokale Installation online:

1. Exportiere deine lokale Datenbank.

2. Lade die Dolibarr-Dateien zum Webhoster hoch.

3. Importiere die Datenbank auf dem Server.

4. Passe die Konfigurationsdateien an.

5. Sichere den Server (SSL, Firewall, sichere Passwörter).

Danach ist dein ERP überall zugänglich.

Fazit

Dolibarr zeigt, dass ein ERP-System nicht kompliziert oder teuer sein muss. Dank Modularität, Benutzerfreundlichkeit und aktiver Community ist es ideal für kleine Unternehmen.

Von der Planung bis zum täglichen Einsatz bietet Dolibarr alles, was du zur Unternehmensführung brauchst. Ob für einfache Angebote oder komplexe Abläufe – Dolibarr wächst mit dir.

Mit dieser Anleitung hast du den ersten Schritt zur Digitalisierung deiner Organisation gemacht. Willkommen in der Dolibarr-Welt!