Du hast Dolibarr ERP/CRM gerade installiert – Glückwunsch! Egal, ob du einen Cloud-Anbieter wie DoliCloud gewählt hast, eine Installation über Softaculous durchgeführt oder Dolibarr manuell auf deinem eigenen Server eingerichtet hast – nun steht dir ein übersichtliches Dashboard voller Potenzial zur Verfügung. Doch die Installation ist erst der Anfang. Was du als Nächstes tust, entscheidet darüber, ob du ein stabiles und effizientes ERP-System aufbaust – oder dich in den Einstellungen verlierst.

Damit du das Beste aus deiner Installation herausholst, findest du hier 7 wichtige Schritte, die du direkt nach der Einrichtung von Dolibarr erledigen solltest. Das sind keine bloßen Tipps, sondern grundlegende Maßnahmen für ein sicheres, strukturiertes und geschäftstaugliches System.

1. Firmenprofil korrekt einrichten

Gehe als Erstes zu Startseite > Einrichtung > Firma/Organisation. Hier legst du die Identität deines Unternehmens innerhalb von Dolibarr fest.

Wichtige Felder:

• Firmenname und Rechtsform

• Logo (für Rechnungen und Angebote)

• Adresse, Stadt, Land, Telefonnummer und E-Mail

• Standardsprache, Standardwährung, Beginn des Geschäftsjahres

• Mehrwertsteuer- oder Umsatzsteuereinstellungen

Wenn du diese Daten frühzeitig korrekt eingibst, stellst du sicher, dass alle erzeugten Dokumente (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine) deine rechtlichen Informationen und dein Corporate Design enthalten.

Tipp: Wenn du international tätig bist, nutze die mehrsprachige und mehrwährungsfähige Umgebung von Dolibarr.

2. Nur benötigte Module aktivieren

Eine der großen Stärken von Dolibarr ist seine modulare Struktur. Doch das bedeutet auch, dass man sich schnell verzetteln kann, wenn man alles aktiviert.

Empfohlene Grundmodule:

• Dritte: Kunden- und Lieferantenverwaltung

• Produkte/Dienstleistungen: Angebot deines Unternehmens

• Rechnungen/Angebote/Bestellungen: Zentrale Geschäftsprozesse

• Bank/Kasse: Zahlungsmanagement

• Projekte/Aufgaben: Projektverwaltung (falls benötigt)

Halte dein System schlank und effizient. Weitere Module wie Lager, Personal oder Buchhaltung solltest du erst aktivieren, wenn du sie wirklich brauchst.

Zur Aktivierung eines Moduls: Startseite > Einrichtung > Module, dann auf „Aktivieren“ klicken.

3. Benutzer und Rechte festlegen

Auch wenn du momentan der einzige Nutzer bist: Eine sinnvolle Rollen- und Rechtevergabe sorgt für Sicherheit und Skalierbarkeit.

Mögliche Rollen:

• Administrator (Vollzugriff)

• Vertrieb (Angebote, Rechnungen, Kontakte)

• Buchhaltung (Zahlungen, Berichte)

• Personalwesen (Mitarbeiterdaten)

So legst du neue Benutzer an:

1. Gehe zu Benutzer und Gruppen > Neuer Benutzer

2. Zugangsdaten eingeben

3. Berechtigungen pro Modul festlegen (per Checkbox)

Sicherheitstipp: Admin-Rechte nur bei absoluter Notwendigkeit vergeben. Verwende sichere Passwörter (mindestens 12 Zeichen) und erzwinge regelmäßige Passwortänderungen.

4. Dokumentvorlagen anpassen

Dolibarr ermöglicht dir die vollständige Anpassung von PDF-Dokumenten wie Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen.

Anpassbare Bereiche:

• Eigenes Logo hochladen

• Fußzeile mit rechtlichen Hinweisen oder Zahlungsinfos

• Design-Vorlage wählen (z. B. Crabe, Azur, Ocean)

• Ränder und Schriftgröße festlegen

Starte unter Startseite > Einrichtung > Module > PDF und wähle das entsprechende Modul aus.

Professionell gestaltete Dokumente stärken das Vertrauen deiner Kunden und deine Außenwirkung.

5. Standard-Mehrwertsteuersätze und Zahlungsbedingungen festlegen

Dolibarr unterstützt komplexe steuerliche Szenarien – aber du solltest frühzeitig deine Standards setzen.

Einstellungen unter:

• Startseite > Einrichtung > Wörterbücher > MwSt.-Sätze

• Startseite > Einrichtung > Wörterbücher > Zahlungsbedingungen

Hier definierst du:

• Nationale und internationale Steuersätze

• Zahlungsfristen (z. B. 30 Tage netto, Barzahlung bei Lieferung)

• Rabatte bei vorzeitiger Zahlung (falls zutreffend)

Diese Informationen werden automatisch in deine Dokumente übernommen und sparen dir Zeit.

6. E-Mail-Versand konfigurieren

Ohne E-Mail-Versand ist Dolibarr als CRM kaum nutzbar. Richte daher unbedingt ein SMTP-Konto ein.

Zu finden unter:

• Startseite > Einrichtung > E-Mail

Einzutragende Daten:

• SMTP-Server

• Port (typisch: 587 für TLS oder 465 für SSL)

• Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort)

Teste den E-Mail-Versand nach der Einrichtung. Alternativ kannst du Dienste wie SendGrid, Mailgun oder den SMTP deines Webhostings nutzen.

Nach der Konfiguration kannst du versenden:

• Rechnungen und Angebote

• Zahlungserinnerungen

• Benachrichtigungen zu Fristen oder Änderungen

7. Sicherheit und Backups einrichten

Du hast Dolibarr eingerichtet. Jetzt solltest du deine Daten absichern.

Regelmäßige Backups erstellen:

• Nutze cron bei Selbst-Hosting

• Exportiere regelmäßig die Datenbank (täglich/wöchentlich)

• Sichere auch den Ordner /documents

Bei DoliCloud oder anderen Hostern: Prüfe, ob automatische Backups eingerichtet sind und wiederhergestellt werden können.

Sicherheitsmaßnahmen:

• HTTPS mit gültigem SSL-Zertifikat aktivieren

• Standard-Zugangsdaten sofort ändern

• Automatische Abmeldung bei Inaktivität einrichten

Zusätzlicher Schutz: Nutze VPN oder Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), sofern verfügbar.

Fazit

Die Installation von Dolibarr ist nur der erste Schritt zur Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse. Was du direkt danach machst, ist entscheidend. Von der Einrichtung deiner Firmendaten über Benutzerrechte bis hin zur Absicherung – jede Entscheidung beeinflusst die Zuverlässigkeit deines Systems.

Dolibarr ist leistungsstark, erfordert aber Struktur. Wenn du diese sieben Schritte befolgst, profitierst du von besseren Workflows, weniger Fehlern und einer Lösung, die mit deinem Unternehmen wächst.

Bevor du mit Angeboten und Lagerbuchungen loslegst: Stelle sicher, dass deine Grundlagen stimmen. Richtig eingerichtet wird Dolibarr schnell zum unverzichtbaren Werkzeug.