En 2025, Dolibarr ERP/CRM reste une solution incontournable pour la gestion des projets au sein des petites et moyennes entreprises (PME). Grâce à son module de gestion de projets flexible et ses nombreuses fonctionnalités améliorées, Dolibarr facilite l'organisation, le suivi et le pilotage des projets. Pourtant, une bonne maîtrise de ses fonctionnalités est nécessaire pour tirer pleinement parti de cet outil.
Dans cet article, nous allons explorer en profondeur les meilleures pratiques et astuces pour optimiser le suivi des projets avec Dolibarr en 2025. Nous couvrirons les fonctionnalités essentielles, les intégrations utiles et les techniques avancées pour assurer une organisation sans faille.
1. Pourquoi utiliser Dolibarr pour le suivi de projets ?
Dolibarr est un ERP open source qui propose un module de gestion de projets adapté aux besoins des PME. Voici quelques raisons pour lesquelles Dolibarr est un excellent choix pour le suivi de projets en 2025 :
- Simplicité d’utilisation : Une interface intuitive qui permet une prise en main rapide.
- Flexibilité : Adaptable à différents secteurs d’activité (services, production, commerce, etc.).
- Intégration avec d’autres modules : Liens avec la facturation, le CRM, les stocks et les ressources humaines.
- Personnalisation : Possibilité d’ajouter des modules complémentaires selon les besoins spécifiques.
- Accessibilité : Disponible en version cloud ou auto-hébergée pour un accès à distance.
Ces avantages font de Dolibarr un outil puissant pour suivre vos projets en temps réel et assurer une organisation optimale.
2. Mise en place du module de gestion de projets dans Dolibarr
2.1 Activation du module de projets
Pour commencer, il est nécessaire d'activer le module de gestion de projets dans Dolibarr :
- Accédez à Configuration > Modules/Applications.
- Recherchez le module "Projets/Projets et Tâches" et activez-le.
- Configurez les paramètres de base pour adapter le module à vos besoins (droits d’accès, types de projets, etc.).
2.2 Création d’un projet
Une fois le module activé, suivez ces étapes pour créer un projet :
- Allez dans le menu "Projets".
- Cliquez sur "Nouveau projet".
- Remplissez les informations de base :
- Nom du projet
- Description
- Date de début et date de fin prévues
- Client associé (si applicable)
- Enregistrez le projet.
2.3 Configuration des droits d’accès
Pour assurer une bonne organisation, configurez les droits d’accès en fonction des rôles de vos collaborateurs :
- Administrateurs : Accès complet au projet.
- Chefs de projet : Gestion des tâches et suivi des progrès.
- Collaborateurs : Accès limité à leurs propres tâches.
3. Structuration des projets avec les tâches et sous-tâches
3.1 Création de tâches et sous-tâches
Dans Dolibarr, un projet est structuré en tâches et sous-tâches pour faciliter le suivi. Voici comment procéder :
- Accédez au projet que vous venez de créer.
- Cliquez sur l’onglet "Tâches" puis sur "Nouvelle tâche".
- Renseignez les informations de la tâche :
- Nom de la tâche
- Description détaillée
- Date de début et date de fin
- Durée estimée
- Personne assignée
- Pour créer une sous-tâche, sélectionnez une tâche principale et ajoutez une tâche enfant.
3.2 Utilisation des jalons
Les jalons permettent de marquer des étapes importantes du projet. Pour ajouter un jalon :
- Depuis le projet, allez dans l’onglet "Jalons".
- Cliquez sur "Nouveau jalon".
- Indiquez le nom, la date et les tâches associées au jalon.
3.3 Priorisation des tâches
Pour une meilleure organisation, attribuez des niveaux de priorité aux tâches :
- Haute : Tâches critiques nécessitant une attention immédiate.
- Moyenne : Tâches importantes mais non urgentes.
- Basse : Tâches secondaires à traiter ultérieurement.
4. Astuces pour un suivi efficace des projets
4.1 Utilisation des vues Kanban
En 2025, Dolibarr propose des vues Kanban pour visualiser l’avancement des tâches :
- Accédez à l’onglet "Vue Kanban" du projet.
- Faites glisser les tâches d’une colonne à l’autre pour changer leur statut (À faire, En cours, Terminé).
- Personnalisez les colonnes selon les besoins de votre projet.
4.2 Suivi du temps passé
Pour une meilleure gestion des ressources, utilisez le suivi du temps passé :
- Depuis une tâche, cliquez sur "Temps passé".
- Enregistrez le nombre d’heures travaillées.
- Générez des rapports pour analyser le temps passé par tâche et par utilisateur.
4.3 Notifications et rappels automatiques
Configurez des notifications pour rester informé de l’évolution du projet :
- Alertes pour les échéances de tâches.
- Notifications pour les tâches assignées.
- Rappels pour les jalons importants.
5. Intégration des projets avec les autres modules Dolibarr
5.1 Gestion des ressources humaines
Associez les projets aux employés de votre entreprise :
- Affectation des tâches en fonction des compétences.
- Suivi des disponibilités et des congés.
- Analyse de la charge de travail pour éviter le surmenage.
5.2 Facturation et devis
Automatisez la facturation des projets :
- Créez un devis depuis le projet.
- Une fois le projet terminé, générez une facture directement depuis Dolibarr.
- Suivez les paiements et les relances clients.
5.3 Gestion documentaire
Stockez et partagez les documents liés au projet :
- Plans, rapports, contrats.
- Accès centralisé pour l’équipe projet.
- Historique des versions pour éviter les pertes de données.
6. Personnalisation avancée et extensions
6.1 Personnalisation des champs
Adaptez les champs des projets et des tâches à vos besoins spécifiques :
- Accédez à Configuration > Projets > Champs personnalisés.
- Ajoutez des champs pour capturer des informations spécifiques (ex. : coût estimé, niveau de risque).
6.2 Extensions utiles
En 2025, plusieurs extensions peuvent enrichir le module de gestion de projets :
- Gantt : Visualisation des projets sous forme de diagrammes de Gantt.
- Dolibarr KanBoard : Gestion avancée de projets en mode Kanban.
- TimeSheet : Saisie simplifiée des feuilles de temps pour les projets.
7. Bonnes pratiques pour une organisation optimale
7.1 Définir des objectifs clairs
Assurez-vous que chaque projet a des objectifs SMART :
- Spécifiques
- Mesurables
- Atteignables
- Réalistes
- Temporellement définis
7.2 Réaliser des points réguliers
Organisez des réunions hebdomadaires pour suivre l’avancement et ajuster les priorités.
7.3 Documenter le projet
Maintenez une documentation à jour pour éviter les malentendus :
- Cahier des charges.
- Compte-rendu des réunions.
- Historique des modifications.
8. Conclusion
En 2025, Dolibarr offre des fonctionnalités puissantes et flexibles pour le suivi des projets. Grâce à ses options de personnalisation, ses intégrations avec d’autres modules et ses outils de visualisation comme les vues Kanban et les diagrammes de Gantt, Dolibarr permet aux PME de gérer leurs projets avec efficacité.
En appliquant les astuces et bonnes pratiques présentées dans cet article, vous pourrez optimiser votre organisation, améliorer la productivité de votre équipe et garantir le succès de vos projets.
Dolibarr reste une solution ERP/CRM incontournable pour les entreprises en quête d’efficacité et d’agilité dans la gestion de leurs projets.