L’intégration d’un ERP comme Dolibarr avec Google Workspace (anciennement G Suite) permet d’optimiser la gestion d’entreprise en facilitant la collaboration, la gestion des emails et le partage des documents. Google Workspace propose des outils tels que Gmail, Google Drive, Google Calendar et Google Contacts, qui, lorsqu’ils sont synchronisés avec Dolibarr, offrent une expérience unifiée et une meilleure efficacité opérationnelle.

Dans cet article, nous allons explorer les différentes méthodes pour intégrer Dolibarr avec Google Workspace, les avantages de cette intégration et les meilleures pratiques pour une synchronisation fluide.

1. Pourquoi intégrer Dolibarr avec Google Workspace ?

L’intégration de Dolibarr avec Google Workspace permet de :

✔ Centraliser les emails et les communications – Accéder à tous les échanges clients directement dans Dolibarr.
✔ Automatiser la gestion des contacts – Synchroniser les contacts entre Dolibarr et Google Contacts.
✔ Faciliter le stockage et le partage des documents – Relier Google Drive aux fiches clients, fournisseurs et projets.
✔ Améliorer la planification – Synchroniser l’agenda Dolibarr avec Google Calendar.
✔ Optimiser la collaboration – Permettre aux équipes de travailler efficacement via Google Docs et Sheets.

Grâce à ces fonctionnalités, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer leur productivité.

2. Connexion de Dolibarr avec Gmail

2.1 Configuration de Gmail pour envoyer et recevoir des emails dans Dolibarr

Dolibarr permet d’envoyer des emails directement depuis son interface via Gmail. Pour configurer cela :

1️⃣ Accéder aux paramètres d’email de Dolibarr :

• Allez dans Configuration > Emails > Configuration des envois.
  2️⃣ Configurer le serveur SMTP de Gmail :
• Serveur SMTP : smtp.gmail.com
• Port : 587 (TLS) ou 465 (SSL)
• Nom d’utilisateur : Votre adresse Gmail
• Mot de passe : Un mot de passe d’application généré dans Google
  3️⃣ Activer les permissions dans Gmail :
• Allez dans Mon compte Google > Sécurité et activez l’option "Accès des applications moins sécurisées" ou utilisez OAuth2.
  4️⃣ Tester l’envoi d’un email via Dolibarr.

Une fois configuré, Dolibarr peut envoyer des factures, devis et autres communications directement via Gmail.

2.2 Synchronisation des emails Dolibarr avec Gmail

Si vous souhaitez recevoir les emails clients dans Dolibarr, vous pouvez configurer l’importation des emails :

1️⃣ Allez dans Configuration > Emails > Configuration des réceptions.
2️⃣ Ajoutez imap.gmail.com comme serveur IMAP.
3️⃣ Indiquez vos identifiants Gmail et sélectionnez le dossier de réception (INBOX).
4️⃣ Activez la récupération automatique des emails pour centraliser la communication client.

Avec cette intégration, Dolibarr peut lier les emails aux clients et prospects, facilitant ainsi le suivi des échanges.

3. Intégration de Dolibarr avec Google Drive

Google Drive permet d’héberger des documents liés aux clients, projets et factures. L’intégration avec Dolibarr facilite le stockage et l’accès aux fichiers importants.

3.1 Activer l’intégration de Google Drive dans Dolibarr

1️⃣ Allez dans Configuration > Modules/Applications.
2️⃣ Activez le module Google Drive.
3️⃣ Connectez-vous avec votre compte Google et autorisez Dolibarr à accéder à Google Drive.
4️⃣ Configurez les dossiers de stockage :

• Dossiers pour factures et devis.
• Dossiers pour contrats clients.
• Dossiers partagés pour projets et documents collaboratifs.

3.2 Associer des fichiers Google Drive aux fiches Dolibarr

Une fois l’intégration activée, vous pouvez lier des fichiers Google Drive aux fiches Dolibarr :

• Attacher des factures et contrats aux clients.
• Ajouter des documents fournisseurs aux commandes d’achat.
• Stocker et partager des documents internes avec les équipes.

Cette intégration permet un accès rapide aux documents, évitant les doublons et la perte de fichiers.

4. Synchronisation de Google Contacts avec Dolibarr

Pour que les contacts clients, fournisseurs et prospects restent à jour, il est possible de synchroniser Google Contacts avec Dolibarr.

4.1 Activer la synchronisation des contacts

1️⃣ Installez le module Google Contacts Sync dans Dolibarr.
2️⃣ Connectez-vous avec votre compte Google et autorisez l’accès.
3️⃣ Définissez les contacts à synchroniser :

• Clients Dolibarr → Google Contacts
• Fournisseurs Dolibarr → Google Contacts
• Prospects et opportunités commerciales

Avec cette synchronisation, tous les contacts restent à jour sur les deux plateformes, réduisant le risque de duplication d’informations.

5. Synchronisation de Google Calendar avec Dolibarr

Google Calendar permet de gérer les rendez-vous, tâches et événements liés aux clients et projets. L’intégration avec Dolibarr offre un calendrier unique, évitant les conflits et oublis.

5.1 Activer l’intégration de Google Calendar

1️⃣ Installez le module Google Calendar Sync dans Dolibarr.
2️⃣ Connectez-vous à votre compte Google et autorisez l’accès.
3️⃣ Définissez les événements à synchroniser :

• Rendez-vous commerciaux (prospects, clients).
• Réunions internes.
• Échéances de projets et tâches.

Avec cette intégration, tous les rendez-vous sont visibles dans Google Calendar et synchronisés en temps réel avec Dolibarr.

6. Bonnes pratiques pour une intégration fluide

Pour garantir une intégration optimale entre Dolibarr et Google Workspace, voici quelques recommandations :

✔ Utiliser un compte Google dédié pour l’entreprise pour éviter les conflits de synchronisation.
✔ Sécuriser les accès avec OAuth2 et éviter les mots de passe d’application non sécurisés.
✔ Activer la double authentification Google pour renforcer la sécurité des connexions.
✔ Effectuer des sauvegardes régulières des données Dolibarr et Google Drive.
✔ Limiter les autorisations aux utilisateurs nécessaires pour éviter des erreurs de synchronisation.

7. Avantages de l’intégration de Dolibarr avec Google Workspace

✔ Centralisation des emails et des échanges commerciaux.
✔ Automatisation du stockage et de la gestion des fichiers avec Google Drive.
✔ Synchronisation des contacts et des calendriers pour une meilleure organisation.
✔ Réduction des tâches manuelles et amélioration de la productivité.
✔ Accès aux données en temps réel depuis n’importe quel appareil connecté.

Conclusion

L’intégration de Dolibarr avec Google Workspace apporte une meilleure gestion des emails, fichiers, contacts et agendas, permettant aux entreprises d’être plus efficaces et organisées. Grâce aux modules dédiés et aux APIs, il est possible d’automatiser plusieurs tâches, évitant ainsi les doublons et les erreurs.