Dolibarr est un ERP/CRM open source particulièrement apprécié des TPE, PME et indépendants pour sa simplicité d’utilisation et sa modularité. Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve un module de comptabilité qui permet de gérer aisément ses factures, ses règlements et de réaliser un suivi financier complet, jusqu’à l’édition du bilan comptable. Dans cet article, nous vous proposons un guide étape par étape pour paramétrer la comptabilité sous Dolibarr, automatiser certaines tâches (rapprochements bancaires, calcul de TVA, etc.) et gagner en efficacité.

1. Préparer l’environnement comptable

1.1. Vérifier les modules activés

Avant toute chose, assurez-vous que les modules nécessaires à la comptabilité sont bien activés dans Dolibarr. Pour cela :

1. Rendez-vous dans le menu Accueil > Configuration > Modules.
2. Activez (ou vérifiez) les modules “Facturation”, “Banque/Caisse” et “Comptabilité”.
3. Sauvegardez vos réglages et procédez, si besoin, à l’installation des modules complémentaires (gestion de la TVA, export des écritures, etc.).

1.2. Choisir le plan comptable

Dolibarr propose plusieurs plans comptables par défaut, ou vous permet d’importer le vôtre. Selon votre pays et votre régime (micro-entreprise, société, association), vous devrez choisir le plan adapté.

1. Dans Configuration > Modules > Comptabilité, sélectionnez votre Plan comptable (ex. “France – Plan Comptable Général” si vous êtes en France).
2. Personnalisez si besoin les comptes de charge, de produit ou d’immobilisation selon l’activité de votre entreprise.

1.3. Paramétrer les taux de TVA

La gestion de la TVA est centrale dans l’édition des factures et la comptabilisation de vos ventes/achats.

1. Dans Configuration > Modules > Taxes, configurez les taux de TVA ou de taxe applicables (20%, 10%, 5,5%, 0%, etc., selon votre secteur).
2. Vérifiez que l’affectation automatique de la TVA à vos produits et services est correcte.
3. Assurez-vous que les taux de TVA sont bien associés à vos catégories de produits ou de dépenses.

2. Établir et suivre les factures

2.1. Création de factures

Avec le module “Facturation”, vous pouvez générer des factures clients facilement :

1. Accédez au menu Facturation > Nouvelle facture.
2. Sélectionnez le client, la date d’échéance, les lignes de produits ou de services à facturer.
3. Validez la facture et envoyez-la directement par e-mail au client.

Dolibarr calcule automatiquement la TVA en fonction des taux paramétrés. Les factures créées s’affichent dans la liste des factures en cours ou finalisées, ce qui permet de suivre en temps réel le chiffre d’affaires.

2.2. Gestion des avoirs et relances

En cas d’erreur de facturation ou de retour produit, vous pouvez générer un avoir :

1. Dans la facture concernée, optez pour Créer un avoir.
2. Ajustez les lignes de produits/services et validez.

Dolibarr gère également les relances automatiques pour les factures impayées. Vous pouvez définir un délai de retard avant l’envoi d’un rappel client par e-mail, ce qui facilite le recouvrement et améliore la trésorerie.

3. Saisir et rapprocher les règlements

3.1. Encaissements et décaissements

Le module “Banque/Caisse” vous permet d’enregistrer les entrées (paiements clients) et les sorties (paiements fournisseurs, charges diverses) :

1. Rendez-vous dans Banque/Caisse > Nouveau mouvement.
2. Sélectionnez le compte bancaire, la catégorie du mouvement (facture client, facture fournisseur, frais divers, etc.) et saisissez le montant.
3. Associez le mouvement à une facture précise si nécessaire.

Cette étape est cruciale pour tenir à jour votre solde bancaire et votre trésorerie dans Dolibarr.

3.2. Rapprochement bancaire automatisé

Dolibarr peut automatiser le rapprochement bancaire si votre banque propose un export des relevés (formats OFX, QIF, CSV, etc.) :

1. Téléchargez votre relevé de compte depuis votre espace bancaire.
2. Dans Banque/Caisse > Rapprochement, importez le relevé.
3. Dolibarr tente alors de faire correspondre automatiquement les encaissements et décaissements avec les factures et mouvements existants. Vous validez ou corrigez ensuite manuellement les éventuels écarts.

4. Automatiser la comptabilisation et la TVA

4.1. Génération des écritures comptables

Lorsque les ventes, les achats et les paiements sont saisis dans Dolibarr, vous pouvez générer automatiquement les écritures comptables :

1. Accédez à Comptabilité > Écritures.
2. Sélectionnez la période (mois, trimestre, année) pour laquelle vous souhaitez générer les écritures.
3. Dolibarr crée alors des écritures de type “vente” (pour vos factures clients), “achat” (pour vos dépenses), et “banque” (pour les règlements).

Vérifiez la cohérence de ces écritures avant de les valider définitivement (ou de les exporter vers un logiciel de comptabilité tiers si besoin).

4.2. Déclaration de TVA

Dolibarr peut également vous aider à préparer votre déclaration de TVA :

1. Dans Comptabilité > Déclaration de TVA, sélectionnez la période concernée (mensuelle, trimestrielle).
2. Le logiciel calcule la TVA collectée (ventes) et la TVA déductible (achats), ainsi que le solde à payer ou à récupérer.
3. Exportez le récapitulatif pour remplir votre déclaration sur votre portail fiscal, ou fournissez-le à votre expert-comptable.

5. Générer bilans et comptes de résultats

5.1. Rapports financiers

Dolibarr propose plusieurs états et rapports financiers pour analyser la santé de votre entreprise :

• Grand livre : Liste de toutes les écritures comptables classées par compte.
• Balance : Résume les soldes des différents comptes (actif, passif, charges, produits).
• Compte de résultat : Présente le résultat (bénéfice ou perte) sur une période donnée.

5.2. Établir le bilan

Au-delà du compte de résultat, le bilan comptable regroupe l’actif (ce que possède l’entreprise) et le passif (ce qu’elle doit, plus les capitaux propres) :

1. Dans Comptabilité > Rapports, recherchez le Bilan ou la “Balance” adaptée.
2. Vérifiez l’exactitude des écritures et la cohérence globale (solde de trésorerie, encours client, dettes fournisseurs, etc.).
3. Exportez en PDF ou en tableur pour le transmettre à votre expert-comptable ou pour vos propres archives.

6. Bonnes pratiques et astuces

6.1. Maintenir la cohérence des données

• Mises à jour : Veillez à utiliser la dernière version de Dolibarr et à maintenir votre plan comptable à jour.
• Formation : Sensibilisez vos collaborateurs ou votre service comptable à l’interface Dolibarr pour réduire les erreurs de saisie.

6.2. Programmer des sauvegardes régulières

Comme toute application d’entreprise, Dolibarr doit faire l’objet de sauvegardes fréquentes (base de données et fichiers). En cas de problème technique, vous évitez ainsi la perte d’historique comptable.

6.3. Consulter un expert-comptable

Même si Dolibarr simplifie la gestion de votre comptabilité, il est important de faire valider régulièrement vos comptes par un professionnel, qui pourra vous conseiller sur l’optimisation fiscale ou sur la conformité légale.

Conclusion

La gestion de la comptabilité sous Dolibarr, “de la facture au bilan”, permet de centraliser l’ensemble des données financières de votre entreprise au sein d’une interface unique. Grâce à un paramétrage adapté (plan comptable, TVA, automatisation des écritures) et à des fonctionnalités comme le rapprochement bancaire ou l’édition de bilans, vous gagnez en efficacité et en visibilité sur votre situation financière.

N’hésitez pas à approfondir chaque module et à rester à l’affût des mises à jour ou extensions proposées par la communauté Dolibarr. Avec un peu de pratique et un paramétrage soigné, Dolibarr deviendra un allié précieux pour piloter votre comptabilité au quotidien.