Dans l’environnement de travail actuel, rapide et de plus en plus à distance, une collaboration d’équipe efficace est plus essentielle que jamais. Les organisations – en particulier les petites et moyennes entreprises (PME) – sont confrontées à des défis constants en matière de communication, de suivi des progrès, de gestion des tâches et d’alignement des membres de l’équipe sur des objectifs communs. Pour répondre à ces besoins croissants, Dolibarr, une plateforme ERP et CRM open source modulaire, propose le module Collab Track, un outil puissant spécifiquement conçu pour améliorer la collaboration au sein des équipes.
Dans cet article, nous allons explorer en profondeur le fonctionnement du module Collab Track au sein de l’écosystème Dolibarr, ses avantages pour les équipes modernes, ainsi que les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre. Avec plus de 4000 mots de conseils pratiques, d'applications concrètes et d’instructions étape par étape, cet article est une ressource incontournable pour toute organisation souhaitant améliorer sa coordination interne et sa productivité grâce à Dolibarr.
Comprendre le système ERP/CRM modulaire de Dolibarr
Avant d’entrer dans les détails du module Collab Track, il est important de comprendre ce qu’est Dolibarr. Dolibarr est une suite ERP (Enterprise Resource Planning) et CRM (Customer Relationship Management) web et open source. Conçue pour la simplicité et l’efficacité, elle est largement adoptée par les freelances, les PME et les associations grâce à sa structure modulaire, sa facilité d’utilisation et sa flexibilité.
La nature modulaire de Dolibarr permet aux utilisateurs d’activer uniquement les fonctionnalités nécessaires. Les modules disponibles couvrent la vente, la comptabilité, les stocks, les ressources humaines, la gestion de projets, et désormais, la collaboration d’équipe via Collab Track. Cette modularité permet aux organisations de monter en charge efficacement sans complexité inutile.
Qu’est-ce que le module Collab Track ?
Le module Collab Track est la réponse de Dolibarr à la demande croissante d’outils intégrés de collaboration. Il combine gestion des tâches, suivi des communications, ressources partagées et mesure de la productivité, le tout dans l’interface familière de Dolibarr. Collab Track facilite la coordination inter-départements et offre une plateforme centralisée pour planifier, exécuter et suivre les travaux collaboratifs.
Fonctionnalités principales :
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Gestion des tâches et sous-tâches avec échéances et affectations
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Messagerie interne et fils de commentaires
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Stockage partagé de fichiers et documentation
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Suivi d’activité et vues chronologiques
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Intégration au calendrier et planification d’équipe
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Tableaux de bord personnalisés et notifications
Grâce à son intégration avec les autres modules comme Projets, RH, CRM et Documents, Collab Track assure un flux de travail unifié entre services.
Pourquoi intégrer un outil collaboratif dans un ERP ?
De nombreuses organisations s’appuient encore sur une mosaïque d’outils non connectés : e-mail pour communiquer, tableurs pour les tâches, cloud pour les fichiers, outils de gestion de projet isolés. Cette fragmentation entraîne :
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Des échéances manquées par manque de visibilité
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Des malentendus entre départements
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Des doublons ou pertes d’informations
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Un manque de responsabilisation et de suivi
Collab Track résout ces problèmes en créant un espace unique où tout le travail d’équipe est visible, assigné, documenté et mesurable. Intégré à Dolibarr, il exploite aussi d’autres modules (facturation, suivi du temps, gestion d’actifs) pour un contexte riche et une traçabilité complète.
Fonctionnalités clés en détail
1. Gestion des tâches et affectations
Le cœur de Collab Track est un système robuste de gestion des tâches. Création de tâches/sous-tâches, affectation à des individus ou groupes, échéances, priorités... chaque tâche comprend une description, une checklist, des pièces jointes et un espace de commentaires.
Les statuts (À faire, En cours, En attente, Terminé) sont personnalisables. Les vues sont filtrables par utilisateur, service, priorité ou date limite.
2. Communication et commentaires
Au lieu d’utiliser des outils externes, Collab Track intègre les conversations dans chaque tâche. Mentions @, commentaires, pièces jointes... tout reste contextualisé et évite de chercher des messages dans plusieurs outils.
3. Documents partagés
Possibilité de lier des fichiers aux tâches ou de les stocker dans un espace commun. Les droits d’accès sont paramétrables. L’intégration au module Documents de Dolibarr garantit le contrôle de versions et le suivi.
4. Historique et journal d’activités
Toutes les actions sont enregistrées : modifications, changements de statut, ajouts de fichiers, commentaires. Transparence, traçabilité et résolution rapide des litiges sont assurées.
5. Vues chronologiques et calendriers
Les tâches et jalons sont affichables sous forme de frise chronologique (type Gantt) ou intégrés à un calendrier partagé. Idéal pour repérer les échéances et anticiper les blocages.
6. Tableaux de bord et notifications
Chaque utilisateur dispose d’un tableau de bord personnalisé avec ses tâches, messages, échéances et mises à jour. Notifications paramétrables par type (rappel d’échéance, mention, fichier) et canal (email, popup, push mobile).
7. Intégration avec d’autres modules
Collab Track peut lier les tâches à :
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Projets (planification, budget)
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Suivi du temps (heures passées par tâche)
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CRM (relier tâche à un client ou prospect)
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RH (assignation selon disponibilités ou rôle)
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Facturation (transformation des tâches en éléments facturables)
Cela transforme la gestion des tâches en processus stratégique, intégré au reste de l’entreprise.
Mise en place étape par étape
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Activation du module : depuis l’administration Dolibarr
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Définition des rôles : qui peut créer, modifier, assigner ou clôturer une tâche ?
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Paramétrage des statuts : personnalisation des statuts, catégories, tags, priorités
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Création des équipes : groupes d’utilisateurs associés à un service ou projet
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Personnalisation des tableaux de bord : widgets, rapports et notifications adaptés au rôle
Cas d’usage concrets
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Équipe commerciale : suivi des relances, rappels, partage de devis ou brochures
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Marketing : coordination de campagnes, affectation de tâches à designers/rédacteurs
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Développement logiciel : sprints, bugs, affectation, tests documentés
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Événementiel : logistique, réservations, invitations, planning
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Support interne : maintenance, onboarding, validation de documents internes
Rapports et indicateurs
Suivi de :
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Taux de tâches terminées
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Durée moyenne de traitement
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Tâches en retard
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Répartition de la charge par utilisateur
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Fréquence des échanges
Ces données aident à équilibrer les charges, améliorer la performance et planifier plus finement.
Bonnes pratiques d’usage
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Utiliser des modèles pour les processus répétitifs
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Former les utilisateurs à l’outil dès l’onboarding
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Nommer les éléments clairement (tâches, fichiers, tags)
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Faire des revues hebdomadaires basées sur les tableaux de bord
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Documenter les échanges (comptes rendus, décisions, pièces jointes)
Personnalisation et extensions
Open source oblige, Collab Track est modifiable :
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Champs personnalisés (ex : criticité, coût estimé)
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Scripts d’automatisation (ex : fermeture auto après inactivité)
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Intégrations tierces (ex : Git, Slack, Microsoft Teams)
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Tableaux de bord sur mesure
Des plugins communautaires existent également.
Sécurité et contrôle d’accès
Dolibarr permet :
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Gestion des accès par rôle ou service
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Audit des connexions et modifications
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Chiffrement des données sensibles
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Connexion sécurisée (HTTPS, 2FA)
La sécurité reste au cœur du processus collaboratif.
Limites et points de vigilance
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Temps initial de configuration
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Nécessité de former les équipes
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Mises à jour régulières recommandées
L’outil est particulièrement adapté aux structures déjà utilisatrices de Dolibarr ou souhaitant centraliser leur gestion.
Conclusion : une collaboration structurée et stratégique
Collab Track représente une avancée majeure pour les entreprises utilisant Dolibarr. Il remplace les outils éparpillés par une plateforme unifiée, intégrée, traçable et efficace.
Grâce à lui, les organisations réduisent les frictions, favorisent la responsabilisation, accélèrent l’exécution et instaurent une culture collaborative structurée. Que vous gériez un pipeline commercial, un projet informatique ou la vie interne de l’entreprise, Collab Track transforme la collaboration en levier stratégique.
À l’heure où les équipes sont dispersées et les processus numérisés, disposer d’un hub collaboratif intégré n’est plus un luxe. Avec Dolibarr, c’est une réalité accessible.