Introduction

Dans l'environnement commercial très compétitif d'aujourd'hui, la gestion des stocks est devenue une fonction critique pour les entreprises de toutes tailles.
Que vous dirigiez une petite boutique, une unité de production, une entreprise de distribution ou un site e-commerce, votre capacité à gérer efficacement vos stocks a un impact direct sur votre rentabilité, votre satisfaction client et votre efficacité opérationnelle.

Dolibarr ERP & CRM — une solution modulaire open source — propose un module de gestion de stocks complet qui permet aux entreprises de contrôler leurs flux de stocks de manière fluide.
Grâce à sa conception intuitive, sa flexibilité et sa capacité à évoluer, Dolibarr permet d'automatiser et d'optimiser les processus de stock sans les coûts ou la complexité des ERP traditionnels.

Dans ce guide détaillé, nous allons voir comment gérer efficacement vos stocks à l’aide du module de gestion de Dolibarr, ses principales fonctionnalités, les meilleures pratiques de configuration et des conseils avancés pour en tirer le meilleur parti.

Pourquoi une gestion efficace des stocks est-elle cruciale ?

Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner de sérieux problèmes :

• Le surstock génère des coûts d’entreposage élevés, des blocages de trésorerie et du gaspillage.

• Le sous-stock provoque des pertes de ventes, une insatisfaction client et une mauvaise réputation.

• Des niveaux de stock imprécis compliquent la planification, les achats et la comptabilité.

• Des processus manuels sont chronophages et sources d'erreurs.

Une bonne gestion des stocks apporte :

• Une meilleure maîtrise de la trésorerie.

• Une satisfaction client accrue.

• Une réduction des coûts de stockage.

• Une amélioration des prévisions d'achat.

• Une plus grande efficacité opérationnelle.

Un système de gestion intégré comme celui de Dolibarr permet de réaliser ces objectifs de manière structurée et évolutive.

Présentation du module de gestion des stocks de Dolibarr

Le module de gestion des stocks de Dolibarr est conçu pour offrir aux entreprises une visibilité complète et un contrôle total sur leurs niveaux de stock, leurs mouvements et leur valorisation.
Il fait partie intégrante du noyau Dolibarr, sans coût supplémentaire de licence.

Principales fonctionnalités :

• Suivi des stocks en temps réel sur plusieurs entrepôts.

• Gestion des entrées (achats) et des sorties (ventes).

• Ajustements automatiques des stocks.

• Gestion des lots et numéros de série.

• Valorisation des stocks et génération de rapports d’inventaire.

• Intégration avec les modules de Ventes, Achats, Fabrication et Projets.

• Alertes sur les seuils de stock minimum.

• Support des unités de mesure multiples.

• Gestion de codes-barres et génération de QR codes.

Configuration du module de gestion des stocks dans Dolibarr

1. Activer le module

Pour utiliser le module :

• Allez dans Accueil > Configuration > Modules/Applications.

• Activez le module Produits/Services ainsi que le module Gestion des Stocks.

Le module Produits doit être activé en premier, car la gestion de stocks repose sur l'existence d'articles définis.

2. Configurer les paramètres globaux des stocks

Allez dans Accueil > Configuration > Modules > Produits/Services > Stocks pour configurer :

• La mise à jour automatique des stocks lors de la validation des factures ou commandes.

• La déduction des stocks lors de la validation d’expéditions ou ventes.

• La gestion des stocks en fonction des bons de commande et de production.

• L’activation ou non de la gestion des lots, séries ou dates de péremption.

Une bonne configuration garantit une cohérence des niveaux de stock avec les flux réels.

3. Créer vos entrepôts

Les entrepôts représentent les lieux physiques de stockage.

Pour en créer un :

• Allez dans Produits/Services > Entrepôts.

• Cliquez sur Nouvel Entrepôt et remplissez les informations (nom, adresse, description, type).

Il est possible de créer plusieurs entrepôts si votre activité est répartie sur plusieurs sites — par exemple, entrepôt principal, boutiques, plateforme logistique e-commerce.

4. Ajouter des produits et services

Chaque article suivi en stock doit être créé comme Produit (et non Service) :

• Rendez-vous sur Produits/Services > Nouveau produit.

• Définissez :

  • Code référence.

  • Libellé (nom du produit).

  • Type de produit (Bien ou Matière première).

  • Prix d'achat et prix de vente.

  • Taux de TVA.

  • Options de gestion de stock (avec ou sans lots).

Cette organisation rigoureuse permet à Dolibarr d'assurer un suivi précis des stocks.

Fonctions principales du module de gestion des stocks de Dolibarr

1. Suivi des mouvements de stock en temps réel

À chaque entrée ou sortie :

• Dolibarr génère automatiquement un mouvement de stock.

• Le stock actuel est mis à jour.

• Toutes les informations (type de mouvement, document d’origine, entrepôt, date, quantité) sont enregistrées.

Vous pouvez ainsi retracer l’historique complet des mouvements par produit.

2. Gestion multi-entrepôts et transferts de stock

Pour les entreprises multi-sites :

• Dolibarr permet les transferts internes de stock d'un entrepôt à un autre.

• Chaque entrepôt a son propre niveau de stock suivi indépendamment.

C'est essentiel pour optimiser la logistique entre points de vente ou dépôts.

3. Alertes sur les seuils de stock minimum

Pour éviter les ruptures :

• Définissez un stock minimum par produit dans chaque entrepôt.

• Dolibarr vous alertera automatiquement si le stock passe sous ce seuil.

• Vous pouvez générer des propositions de commande fournisseur automatiquement.

Ce mécanisme facilite une gestion proactive des réapprovisionnements.

4. Valorisation des stocks et reporting

Dolibarr permet la valorisation des stocks selon plusieurs méthodes :

• FIFO (Premier Entré, Premier Sorti).

• LIFO (Dernier Entré, Premier Sorti).

• Coût moyen pondéré.

Vous pouvez :

• Générer des rapports d'inventaire.

• Calculer la valeur totale des stocks pour la comptabilité.

• Analyser les marges par produit.

Une valorisation précise est essentielle pour vos bilans financiers et votre rentabilité.

5. Gestion des lots, numéros de série et dates de péremption

Pour les secteurs nécessitant une traçabilité stricte (pharmaceutique, alimentaire, électronique) :

• Dolibarr gère les lots et numéros de série.

• Permet de suivre l’origine, la destination et la date d’expiration des produits.

Cette fonctionnalité est vitale pour la conformité réglementaire et la qualité produit.

6. Intégration native avec les autres modules Dolibarr

La gestion de stock est connectée avec :

• Module Ventes : Décrémentation automatique à la livraison.

• Module Achats : Entrée automatique des articles réceptionnés.

• Module Fabrication : Consommation automatique des matières premières.

Ainsi, votre stock évolue en synchronisation avec votre activité réelle, sans double saisie.

Bonnes pratiques pour une gestion efficace des stocks avec Dolibarr

1. Maintenir des données produits propres

Assurez-vous que :

• Les codes et noms des produits soient standardisés.

• Les prix d'achat/vente soient à jour.

• Les descriptions produits soient claires.

Des données de qualité garantissent des rapports fiables et précis.

2. Réaliser des inventaires physiques réguliers

• Comparez régulièrement le stock physique avec le stock théorique dans Dolibarr.

• Identifiez écarts, pertes, erreurs ou vols.

• Utilisez les outils de correction d'inventaire de Dolibarr.

Cela permet de maintenir une précision maximale.

3. Automatiser les commandes fournisseurs

• Configurez les seuils d'alerte.

• Dolibarr pourra suggérer automatiquement des bons de commande aux fournisseurs.

Cela réduit les risques de rupture et gagne du temps au service achats.

4. Analyser les mouvements de stock

Utilisez les rapports pour :

• Identifier les produits à forte rotation.

• Optimiser vos réapprovisionnements.

• Réduire le surstockage et améliorer la rentabilité.

Une analyse fine des flux de stock vous permet de mieux piloter votre supply chain.

Conseils avancés pour aller plus loin avec Dolibarr

1. Utiliser des lecteurs de codes-barres

• Gagnez en rapidité lors des mouvements de stock.

• Réduisez les erreurs de saisie.

• Améliorez la productivité en entrepôt.

2. Gérer les kits et nomenclatures (BOM)

Pour les assemblages :

• Utilisez les fonctionnalités de nomenclature.

• Décrémentez automatiquement les composants lors de la fabrication.

Cela permet une gestion industrielle précise.

3. Activer la gestion multi-devises

Si vous travaillez à l'international :

• Gérez vos achats et ventes dans plusieurs devises.

• Dolibarr se charge des conversions pour la valorisation des stocks.

4. Définir des permissions utilisateurs

• Limitez l’accès aux opérations sensibles (ajustements, transferts).

• Gardez un historique complet des modifications.

Cela renforce la sécurité de votre gestion d’inventaire.

Principaux défis rencontrés et solutions

Conclusion

Une gestion efficace des stocks est essentielle pour assurer une activité fluide, rentable et réactive.
Dolibarr ERP & CRM fournit une solution puissante, abordable et complète pour gérer les stocks de votre entreprise, quelle que soit sa taille.

Grâce à ses fonctionnalités natives — suivi en temps réel, alertes, intégration avec ventes et achats, traçabilité — Dolibarr transforme la gestion de stock en avantage concurrentiel, au lieu de la réduire à une simple obligation administrative.

Adopter Dolibarr, c'est choisir la maîtrise, la performance et la croissance pour votre gestion des stocks.