Une fois Dolibarr installé, il est essentiel de réaliser une configuration initiale pour adapter le logiciel aux besoins spécifiques de votre entreprise. Une configuration correcte garantit une utilisation fluide et évite les problèmes futurs. Dans cet article, nous vous proposons une checklist complète des réglages essentiels à effectuer juste après l’installation de Dolibarr.

1. Choix de la Langue et de la Région

La première étape consiste à configurer la langue et les paramètres régionaux de votre interface Dolibarr. Cela affecte l'affichage des menus, des formats de date et des options spécifiques au pays.

• Accès : Allez dans Accueil > Configuration > Affichage.
• Actions :
  • Sélectionnez la langue principale (par exemple, Français).
  • Configurez le format de la date et de l'heure en fonction de votre localisation.
  • Assurez-vous que la langue par défaut correspond à celle utilisée dans votre entreprise.

Astuce : Si vous travaillez avec des partenaires internationaux, activez plusieurs langues pour vos documents.

2. Configurer les Devises

Si vous travaillez avec des devises étrangères, leur configuration est indispensable pour la gestion des devis, factures et paiements.

• Accès : Rendez-vous dans Accueil > Configuration > Monnaie.
• Actions :
  • Ajoutez les devises que vous utilisez (par exemple, EUR, USD).
  • Définissez la devise par défaut.
  • Mettez à jour les taux de change si nécessaire.

3. Définir les Taux de TVA

Les taux de TVA doivent être configurés pour que Dolibarr applique les bons pourcentages lors de la facturation.

• Accès : Allez dans Accueil > Configuration > Divers > Taxes.
• Actions :
  • Ajoutez les taux de TVA couramment utilisés dans votre activité (par exemple, 20 %, 5,5 %).
  • Configurez le taux par défaut applicable.
  • Si vous êtes exonéré de TVA, paramétrez les règles spécifiques.

Astuce : Si vous opérez dans plusieurs pays, activez la gestion de TVA multi-pays.

4. Créer les Comptes Utilisateurs

Pour garantir un bon contrôle des accès, créez des comptes utilisateurs pour chaque membre de l’équipe. Cela permet de suivre les actions et d’attribuer des permissions spécifiques.

• Accès : Allez dans Accueil > Utilisateurs et Groupes > Nouvel utilisateur.
• Actions :
  • Renseignez les informations de chaque utilisateur (nom, email).
  • Attribuez les rôles adaptés (par exemple, administrateur, commercial, comptable).
  • Configurez les restrictions d’accès si nécessaire.

Astuce : Activez la journalisation des activités pour un meilleur suivi.

5. Activer et Configurer les Modules Nécessaires

Dolibarr est modulaire, ce qui signifie que vous pouvez activer uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin. Par exemple, gestion commerciale, facturation ou gestion des stocks.

• Accès : Rendez-vous dans Accueil > Configuration > Modules/Applications.
• Actions :
  • Activez les modules pertinents pour votre activité.
  • Configurez les paramètres spécifiques à chaque module (par exemple, modèles de factures pour le module facturation).

Astuce : Ne surchargez pas votre interface avec des modules inutiles pour éviter la complexité.

6. Paramétrer les Informations de Votre Entreprise

L’identité de votre entreprise doit être configurée pour apparaître sur les devis, factures et autres documents.

• Accès : Allez dans Accueil > Configuration > Société.
• Actions :
  • Renseignez le nom, l’adresse, le numéro de TVA intracommunautaire et les coordonnées.
  • Ajoutez le logo de votre entreprise.
  • Vérifiez que toutes les informations légales obligatoires sont présentes.

7. Configurer les Modèles de Documents

Personnalisez vos documents commerciaux pour refléter l’image de votre entreprise.

• Accès : Allez dans Accueil > Configuration > Modules/Applications > Facturation > Modèles.
• Actions :
  • Sélectionnez un modèle adapté ou personnalisez-en un.
  • Ajoutez un pied de page avec vos mentions légales.
  • Testez l’apparence des documents en générant un devis ou une facture.

8. Configurer les Modes de Paiement

Les modes de paiement sont essentiels pour enregistrer et gérer les transactions financières.

• Accès : Rendez-vous dans Accueil > Configuration > Divers > Modes de paiement.
• Actions :
  • Ajoutez les modes de paiement courants (virement, chèque, carte bancaire).
  • Définissez un mode de paiement par défaut.
  • Si vous utilisez une passerelle de paiement en ligne, configurez-la ici.

9. Vérifier la Sécurité

La sécurité est un aspect crucial pour protéger vos données et celles de vos clients.

• Accès : Allez dans Accueil > Configuration > Sécurité.
• Actions :
  • Changez le mot de passe administrateur par défaut.
  • Configurez une politique de mots de passe robustes pour les utilisateurs.
  • Activez les sauvegardes automatiques pour protéger vos données en cas de panne.

Astuce : Activez HTTPS si vous hébergez Dolibarr en ligne.

10. Effectuer un Test Fonctionnel

Avant de commencer à utiliser Dolibarr pleinement, effectuez des tests pour vérifier que tout fonctionne correctement.

• Actions :
  • Créez un client fictif.
  • Générez un devis, puis transformez-le en facture.
  • Simulez un paiement pour vérifier les enregistrements financiers.

Astuce : Documentez vos tests et ajustez les paramètres si nécessaire.

Conclusion

Une configuration initiale soignée de Dolibarr est la clé pour garantir une gestion fluide et efficace de votre entreprise. En suivant cette checklist, vous serez en mesure de personnaliser le logiciel selon vos besoins et de commencer à l’utiliser rapidement. Prenez le temps de bien paramétrer chaque élément pour éviter des ajustements coûteux en temps par la suite.

Alors, prêt à exploiter tout le potentiel de Dolibarr ? Lancez-vous dès aujourd’hui !