En un mundo cada vez más digital, las organizaciones sin fines de lucro y las asociaciones necesitan soluciones fluidas para gestionar sus datos de miembros entre diferentes plataformas. HelloAsso, una plataforma muy utilizada en Francia para la recaudación de fondos y la gestión de miembros, ofrece potentes herramientas para gestionar donaciones, eventos y membresías. Dolibarr ERP & CRM es un software de código abierto flexible que permite a las organizaciones gestionar sus finanzas, CRM y miembros en un entorno integrado. La sincronización de HelloAsso con Dolibarr es un paso fundamental para las organizaciones que desean automatizar sus flujos de datos y aumentar su eficiencia.

En esta guía detallada, te mostramos cómo automatizar la sincronización de los miembros de HelloAsso con Dolibarr utilizando las canalizaciones CI/CD de GitLab. Cubrimos el acceso a la API, la transformación de datos, el mapeo a las estructuras de Dolibarr, la configuración de CI y las mejores prácticas para una sincronización robusta y escalable.

1. Visión general de la gestión de miembros en HelloAsso y Dolibarr

HelloAsso permite a las organizaciones recopilar datos a través de formularios relacionados con membresías, donaciones y eventos. Estos formularios generan conjuntos de datos con información como nombre, correo electrónico, número de teléfono y estado de la membresía.

Dolibarr, mediante los módulos "Miembros" y "Terceros", permite la gestión de perfiles de miembros, fechas de suscripción, tipos de membresía y más. La sincronización de ambas plataformas garantiza una única fuente de verdad y reduce la necesidad de actualizaciones manuales.

2. ¿Por qué automatizar con GitLab CI?

GitLab CI (Integración Continua) ofrece una forma potente de automatizar tareas recurrentes de sincronización. Ventajas:

• Ejecución programada (cron)

• Almacenamiento seguro de credenciales mediante variables CI/CD

• Canalizaciones reutilizables para múltiples proyectos

• Integración con API REST y scripts en Python

Con GitLab CI, los datos de HelloAsso se recuperan, transforman y envían automáticamente a Dolibarr de forma regular.

3. Requisitos previos necesarios

Antes de comenzar, asegúrate de tener lo siguiente:

• Una cuenta de HelloAsso con acceso a la API (OAuth2)

• Una instancia de Dolibarr con el módulo "Miembros" activado

• Acceso de administrador a GitLab y un repositorio Git

• Python 3 instalado localmente para desarrollar scripts

4. Obtener acceso a la API de HelloAsso

Para acceder a los datos de HelloAsso:

• Registra tu aplicación en el portal de desarrolladores de HelloAsso

• Obtén client_id y client_secret

• Usa OAuth2 para generar un token de acceso

Ejemplo de script en Python:

import requests

response = requests.post("https://api.helloasso.com/oauth2/token", data={
    "grant_type": "client_credentials",
    "client_id": "YOUR_CLIENT_ID",
    "client_secret": "YOUR_CLIENT_SECRET",
    "scope": "api"})

token = response.json()["access_token"]

5. Recuperar datos de miembros desde HelloAsso

Después de obtener el token, usa este endpoint:

GET https://api.helloasso.com/v3/organizations/{organizationSlug}/forms/{formType}/{formSlug}/items

Los resultados deben paginarse y filtrarse por fecha si es necesario.

6. Comprender la API de Dolibarr

La API REST de Dolibarr permite operaciones CRUD en varios módulos. Para miembros:

• POST /members para crear un miembro

• GET /members para obtener miembros existentes

• PUT /members/{id} para actualizar

Las claves de API deben almacenarse de forma segura en las variables CI/CD de GitLab.

7. Mapeo de campos de HelloAsso a Dolibarr

El mapeo entre los dos sistemas es una tarea crítica. Ejemplos:

Se requiere un script de transformación.

8. Escribir el script de sincronización en Python

Funciones del script:

• Autenticarse con ambas APIs

• Recuperar miembros desde HelloAsso

• Verificar si el miembro ya existe en Dolibarr

• Crear o actualizar según sea necesario

Buenas prácticas:

• Registro de errores y éxitos

• Generación de un informe de resultados

• Evitar duplicados mediante idempotencia

9. Configuración CI/CD en GitLab

Ejemplo de archivo .gitlab-ci.yml:

stages:
  - sync

variables:
  DOLIBARR_API_KEY: $DOLIBARR_API_KEY
  HELLOASSO_CLIENT_ID: $HELLOASSO_CLIENT_ID
  HELLOASSO_CLIENT_SECRET: $HELLOASSO_CLIENT_SECRET

sync_members:
  stage: sync
  image: python:3.10
  script:
    - pip install -r requirements.txt
    - python sync_members.py
  only:
    - schedules

Define las variables en GitLab > CI/CD > Variables.

10. Programar la canalización

GitLab permite programar ejecuciones:

• Ve a CI/CD > Schedules

• Crea una programación (por ejemplo 0 6 * * * para las 6:00 a. m. todos los días)

• Asocia con el job sync_members

11. Gestionar duplicados y actualizaciones

Para evitar duplicados:

• Buscar miembros por correo electrónico o ID único

• Comparar campos antes de actualizar

• Usar PUT solo si hay cambios

Si el módulo de miembros no admite todos los campos, utiliza "Terceros".

12. Registro y notificaciones

Para una buena trazabilidad:

• Archivos de registro con marcas de tiempo

• Guardar informes como artefactos de GitLab

• Enviar notificaciones por correo electrónico si es necesario

13. Seguridad de datos y cumplimiento RGPD

• Solo almacenar los datos necesarios

• Cifrar las variables de CI/CD

• No registrar datos sensibles

14. Escalar la sincronización

Para grandes volúmenes de datos:

• Usar caché para llamadas a la API

• Procesamiento por lotes

• Sincronizar solo datos modificados

15. Mejoras futuras

• Agregar pruebas unitarias

• Ampliar a donaciones, eventos, etc.

• Crear panel de monitoreo

16. Conclusión

Sincronizar HelloAsso con Dolibarr mediante GitLab CI ofrece una solución automatizada, confiable y escalable. Gracias a las APIs y a CI/CD, las organizaciones pueden reducir el trabajo manual y mejorar la calidad de los datos. Esta arquitectura constituye una base sólida para la administración digital moderna de asociaciones.