En 2025, Dolibarr ERP/CRM sigue siendo una solución esencial para la gestión de proyectos en pequeñas y medianas empresas (PYMES). Gracias a su módulo flexible de gestión de proyectos y a sus numerosas funcionalidades mejoradas, Dolibarr facilita la organización, el seguimiento y la gestión de proyectos. Sin embargo, es necesario tener un buen conocimiento de sus características para aprovechar al máximo esta herramienta.

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas y consejos para optimizar el seguimiento de proyectos con Dolibarr en 2025. Cubriremos las funcionalidades esenciales, integraciones útiles y técnicas avanzadas para garantizar una organización impecable.

1. ¿Por qué usar Dolibarr para el seguimiento de proyectos?

Dolibarr es un ERP de código abierto que ofrece un módulo de gestión de proyectos adaptado a las necesidades de las PYMES. Aquí hay algunas razones por las que Dolibarr es una excelente opción para el seguimiento de proyectos en 2025:

• Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva que permite una rápida adopción.
• Flexibilidad: Se adapta a diferentes sectores (servicios, producción, comercio, etc.).
• Integración con otros módulos: Conexiones con facturación, CRM, inventario y recursos humanos.
• Personalización: Posibilidad de agregar módulos adicionales según necesidades específicas.
• Accesibilidad: Disponible en versión en la nube o autohospedada para acceso remoto.

Estas ventajas convierten a Dolibarr en una herramienta poderosa para el seguimiento en tiempo real de proyectos y una organización eficiente.

2. Configuración del módulo de gestión de proyectos en Dolibarr

2.1 Activación del módulo de proyectos

Para empezar, es necesario activar el módulo de gestión de proyectos en Dolibarr:

1. Ve a Configuración > Módulos/Aplicaciones.
2. Busca el módulo "Proyectos/Proyectos y Tareas" y actívalo.
3. Configura los ajustes básicos para adaptar el módulo a tus necesidades (permisos de acceso, tipos de proyectos, etc.).

2.2 Creación de un proyecto

Una vez activado el módulo, sigue estos pasos para crear un proyecto:

1. Accede al menú "Proyectos".
2. Haz clic en "Nuevo proyecto".
3. Rellena la información básica:
   • Nombre del proyecto
   • Descripción
   • Fechas de inicio y finalización
   • Cliente asociado (si corresponde)
4. Guarda el proyecto.

2.3 Configuración de permisos de acceso

Para asegurar una buena organización, configura los permisos de acceso según los roles de tus colaboradores:

• Administradores: Acceso completo al proyecto.
• Jefes de proyecto: Gestión de tareas y seguimiento del progreso.
• Colaboradores: Acceso limitado a sus tareas asignadas.

3. Estructuración de proyectos con tareas y subtareas

3.1 Creación de tareas y subtareas

En Dolibarr, un proyecto se estructura con tareas y subtareas para simplificar el seguimiento. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Accede al proyecto creado.
2. Haz clic en la pestaña "Tareas" y luego en "Nueva tarea".
3. Completa la información de la tarea:
   • Nombre de la tarea
   • Descripción detallada
   • Fechas de inicio y finalización
   • Duración estimada
   • Persona asignada
4. Para crear una subtarea, selecciona una tarea principal y añade una tarea secundaria.

3.2 Uso de hitos

Los hitos permiten marcar etapas importantes del proyecto. Para añadir un hito:

1. En el proyecto, ve a la pestaña "Hitos".
2. Haz clic en "Nuevo hito".
3. Indica el nombre, la fecha y las tareas asociadas.

3.3 Priorización de tareas

Asigna niveles de prioridad a las tareas para una mejor organización:

• Alta: Tareas críticas que requieren atención inmediata.
• Media: Tareas importantes pero no urgentes.
• Baja: Tareas secundarias que pueden abordarse más tarde.

4. Consejos para un seguimiento eficaz de proyectos

4.1 Uso de vistas Kanban

En 2025, Dolibarr ofrece vistas Kanban para visualizar el progreso de las tareas:

1. Accede a la pestaña "Vista Kanban" del proyecto.
2. Arrastra las tareas entre columnas para actualizar su estado (Por hacer, En curso, Completado).
3. Personaliza las columnas según el flujo de trabajo de tu proyecto.

4.2 Seguimiento del tiempo empleado

Para una mejor gestión de recursos, usa el seguimiento del tiempo empleado:

1. Desde una tarea, haz clic en "Tiempo empleado".
2. Registra las horas trabajadas.
3. Genera informes para analizar el tiempo empleado por tarea y por usuario.

4.3 Notificaciones y recordatorios automáticos

Configura notificaciones para mantenerte informado sobre el progreso del proyecto:

• Alertas para las fechas de vencimiento de tareas.
• Notificaciones para tareas asignadas.
• Recordatorios para hitos importantes.

5. Integración de proyectos con otros módulos de Dolibarr

5.1 Gestión de recursos humanos

Asocia los proyectos con los empleados de tu empresa:

• Asigna tareas según las competencias.
• Supervisa disponibilidad y vacaciones.
• Analiza la carga de trabajo para evitar el agotamiento.

5.2 Facturación y presupuestos

Automatiza la facturación de los proyectos:

1. Crea un presupuesto desde el proyecto.
2. Una vez finalizado el proyecto, genera una factura directamente desde Dolibarr.
3. Haz un seguimiento de los pagos y recordatorios a clientes.

5.3 Gestión documental

Almacena y comparte documentos relacionados con el proyecto:

• Planos, informes, contratos.
• Acceso centralizado para el equipo del proyecto.
• Historial de versiones para evitar la pérdida de datos.

6. Personalización avanzada y extensiones

6.1 Campos personalizados

Adapta los campos de proyectos y tareas a tus necesidades específicas:

1. Accede a Configuración > Proyectos > Campos personalizados.
2. Añade campos para capturar información específica (ej.: coste estimado, nivel de riesgo).

6.2 Extensiones útiles

En 2025, varias extensiones pueden mejorar el módulo de gestión de proyectos:

• Gantt: Visualización de proyectos con diagramas de Gantt.
• Dolibarr KanBoard: Gestión avanzada de proyectos en modo Kanban.
• TimeSheet: Entrada simplificada de hojas de tiempo para proyectos.

7. Buenas prácticas para una organización óptima

7.1 Establecer objetivos claros

Asegúrate de que cada proyecto tenga objetivos SMART:

• Específicos
• Medibles
• Alcanzables
• Realistas
• Limitados en el tiempo

7.2 Reuniones periódicas

Organiza reuniones semanales para revisar el progreso y ajustar prioridades.

7.3 Documentar el proyecto

Mantén actualizada la documentación para evitar malentendidos:

• Especificaciones del proyecto.
• Actas de reuniones.
• Historial de cambios.

8. Conclusión

En 2025, Dolibarr ofrece funcionalidades potentes y flexibles para el seguimiento de proyectos. Con sus opciones de personalización, integraciones con otros módulos y herramientas de visualización como vistas Kanban y diagramas de Gantt, Dolibarr permite a las PYMES gestionar proyectos de manera eficiente.

Aplicando los consejos y buenas prácticas presentados en este artículo, podrás optimizar tu organización, mejorar la productividad de tu equipo y garantizar el éxito de tus proyectos.

Dolibarr sigue siendo una solución ERP/CRM esencial para las empresas que buscan eficiencia y agilidad en la gestión de proyectos.